Oppsett

I denne artikkelen finner du informasjon om kontoinnstillinger, ulike verktøy og veiledning på hvordan du setter opp et arrangement med vårt nye oppsett.

Her ligger en samleartikkel for det gamle påmeldingsoppsettet

 

I denne artikkelen finner du...

 


KONTOINNSTILLINGER

Kundeinformasjon
Organisasjonsstruktur
Brukere og rettigheter

 


OPPSETT AV ARRANGEMENT 

Instruksjonsfilm: Oppsett av arrangement
Innledende oppsett
Generelt
Billetter
Skjemabygger
Digitalt innhold
Kurs
Betaling
Vilkår
Bekreftelse
Billettutsending
Publisering

 


VERKTØY

Venteliste
Rabatter
Oversettelser
Booking
Setekart

 

 

 


KONTOINNSTILLINGER 

 

Kundeinformasjon 

Under fanen "Kundeinformasjon" som kommer frem når du trykker på din organisasjons navn i den sorte menylinjen, bør du fylle inn så mye som mulig informasjon før du lanserer et arrangement.

 

 

Her må du fylle inn:

  • Kundenavn (organisasjonsnavnet)
  • Adresse (adresse til organisasjonen som er registrert i foretaksregisteret)
  • Signere avtaler: Kundeavtale og databehandler avtale 
    • Checkin mottar og oppbevarer både økonomiske midler og informasjon om deltakere på deres vegne. Det må derfor signeres to avtaler på dette før arrangementet publiseres. Trykk på "les og signer nå" for å gjennomføre signeringen. 
  • Kontotype
    • Kontotypen som er oppført definerer om dere er en ideell eller ordinær bedrift. Dette påvirker takstene for bruk av ulik funksjoner i Checkin. Systemet kryssjekker dette opp mot Brønnøysundregisteret hvis organisasjonen er registrert der, og endrer takstene automatisk hvis organisasjonen er oppført med sektorkode 7000. 
  • Kontonummer
    • Her fører man opp kontonummeret som man vil ha pengene overført på. Checkin mottar alle innbetalinger som oppbevares på en kundekonto til månedskiftet. Den 1. eller 2. hver måned gjøres en utbetaling sammen med tilhørende bilag. Bilaget blir lagt inne på fanen "Økonomi", og kan bli sendt til ønsket e-post adresse (se lenger nede i artikkelen)
  • Utbetalingssyklus
    • Utbetalingssyklusen definerer hyppigheten for utbetalinger fra Checkin. Denne er forhåndsutfylt med "månedlig", men kan endres til hyppigere mot ekstra gebyr på 35,- pr ekstra utbetaling.
  • Juridisk kontakt
  • Organisasjonsnummer
    • Kryss av dersom organisasjonen er mva pliktig
  •  Prisvisning
    • Standard i Checkins påmeldingssystem er å vise priser inkludert mva i påmeldingsskjemaet. Hvis det er ønskelig at prisene oppgis eks mva er dette mulig å endre dette her. Hvis du har lagt til billetter med mva i oppsettet vil dette likevel vises i oppsummeringen før kunden betaler. 
  • Avsendernavn for SMS fra systemet
    • Det er mulig å sende billetter eller å gjøre annen kommunikasjon over sms fra ordrerapporten. Velg et navn på maks 10 tegn (ikke spesialtegn eller mellomrom). 
  • Telefonummer til organisasjonen
  • E-post til organisasjonen
  • E-post til regnskap
    • Dersom det legges inn e-postadresse(r) her, vil regnskapsbilag og andre bilag bli sendt automatisk. Dette er praktisk for regnskapssystemer med elektronisk bilagsføring. Dersom dere ønsker å oppgi flere adresser, skill dem med semikolon (;)
  • Egen logo
    • Bytt ut Checkins logo med organisasjonens egen, slik at denne vises på ordrebekreftelse, andre e-poster og faktura. 

 

Organisasjonsstruktur 

Under fanen "Organisasjonsstruktur" kan man opprette underorganisasjoner. Dette er nyttig blant annet hvis arrangementet man skal opprette har en arrangør med et annet organisasjonsnummer og man derfor vil ha økonomien adskilt. Dette gjør at du kan føre opp et nytt kontonummer for pengeoverføring, og det vil følge med et eget bilag for denne utbetalingen.

 

 

Gå inn på "Organisasjonsstruktur" og trykk "Legg til". Her fører du opp navn eller organisasjonsnummer du vil føre opp på den nye underkontoen. Husk at du må fylle inn all informasjonen under fanen "Kundeinformasjon" for den nye kontoen ettersom den regnes som en uavhenging konto. 

 

NB! Du trenger ikke opprette en egen organisasjon pr arrangement. Du trenger kun å opprette en ny konto hvis arrangøren har et annet organisasjonsnummer og økonomien må holdes adskilt. Hvis du ønsker et ryddig oversiktsbilde i bilaget for hvert arrangement, kan du sette opp dette i regnskapet under økonomisiden. Se egen hjelpeartikkel for økonomi.

 

Det vil være mulig å gå bevege seg inn og ut av alle organisasjonene man har fått tilgang til (eller opprettet) fra fanen i menylinjen med kontonavnet. 

 

Brukere og rettigheter

Hva betyr de ulike tilgangene

Hvordan gi tilgang til en ny bruker i systemet

 

Hva betyr de ulike tilgangene

 

Administrator/admin:

  • Tilgang til alle funksjoner og endringsmuligheter. 

 

Power-bruker/power:

  • Tilgang til det samme som admin.
  • Eneste unntak er at de ikke kan legge til flere brukere og rettigheter, eller slette/avlyse et arrangement. 


Skrivetilgang/skrive:

  • Tilgang til å se hele arrangementet og endre på det.
  • Har ikke mulighet til å slette/avlyse et arrangement.
  • Har ikke tilgang til nedtrekksmenyen der "Kundeinformasjon" og "Brukere og rettigheter" ligger. 

 

Lesetilgang/lese:

  • Har tilgang til systemet men kan ikke gjøre noen endringer.
  • De har ikke tilgang til "Oppsett" på et arrangement. 
  • De har ikke mulighet til å gjøre endringer på en bestilling.
  • De har ikke tilgang til CRM.

 

Nekt tilgang:

  • Denne blir brukt dersom du ønsker at de skal ha tilgang til hele systemet bortsett fra 1 del av det. Så dersom du for eksempel har mange arrangement og ønsker at en bruker skal se alle bortsett fra 1 av de. Da kan du gå inn og sette "Nekt tilgang" på det ene arrangementet. 
  • Vær obs på at dersom du ønsker at noen skal miste tilgangen du har gitt de så anbefaler vi å sette en slettedato i stedet for å sette "Nekt tilgang",

 

 

 

Hvordan gi tilgang til en ny bruker i systemet

 

Hele systemet

    1. Trykk på kundenavnet deres øverst på siden

    2. Trykk på "Brukere & rettigheter":


    3. Trykk på Legg til +:

     

    oppsett-brukere-legg till

    4. Legg inn kontaktinformasjonen til den du skal legge til som bruker:

     

    5. Velg hvilken tilgang de skal ha til systemet og trykk "Sett tilgang":

    Man kan huke av hvis brukeren skal få tilgang til underenhetene hvis det er opprettet flere organisasjoner under kontoen som det nå gis tilgang til.

     

    Da vil de motta en SMS med passord til systemet. Dette gjelder ikke dersom de allerede har en bruker i systemet. Da vil deres kundekonto bare bli lagt til den brukeren de allerede har, og de vil få tilgang med sitt eksisterende passord. De kan da veksle mellom hvilket kundeforhold de ønsker å jobbe med. Dette gjøres ved å klikke på kundenavnet øverst.  

     

     

    Gi tilgang til deler av systemet

    For eksempel: Du ønsker at de skal ha tilgang til bare arrangementene og ikke økonomi/CRM/Integrasjoner. Da ser du etter denne lille hengelåsen helt øverst til høyre på den siden der du ser alle arrangementene dine:

     

     

    Trykk så på Legg til+ i vinduet som kommer opp og og følg de samme stegene som i beskrivelsen over:

     

    oppsett-brukere-legg till

     

    Den samme hengelåsen er tilgjengelig flere steder i systemet. Ønsker du at de bare skal ha tilgang til Økonomi? Bruk hengelåsen som du finner inne på Økonomi. Ønsker du at de skal ha tilgang til kun ett arrangement? Bruk hengelåsen som du finner når du er inne på det arrangementet. Dette gjelder også dersom de bare skal ha tilgang til skanneren for å stå i innsjekken. 

     

     

     


    OPPSETT AV ARRANGEMENT

    Se demonstrasjonsfilmen, eller hvert steg som er beskrevet nedenfor. 

     

    HubSpot Video

    Innledende oppsett

    Gå til din profil og trykk på knappen "arrangment" i menyen på venstre side i margen. Trykk så på knappen "Opprett nytt arrangment". 

     

     

    Denne knappen tar deg videre til et innledende oppsett hvor du fyller inn de mest grunnleggende innstillingene for ditt arrangement. Underveis i utfyllingen vil det dukke opp nye steg i margen på venstre side. Du kan når som helst gå tilbake til hvert steg for å redigere. 

     

     

    Fyll ut informasjonen: 

    1. Er ditt arrangment et gratis arrangement? Velg dette hvis deltaker ikke skal betale for billetten eller påmeldingen. 
    2. Er ditt arrangement et kurs? Få mulighet til å legge inn økter, registrere ankomst pr økt, og utstede kursbevis. 
    3. Ønsker du å hente inn personlige opplysninger? Huk av hvis du trenger å innhente informasjon om alle deltakere, samt hente inn opplysninger om feks. allergier, valg av seminarer eller gi muligheten for produktkjøp.
    4. Ønsker du å kunne motta betalinger fra bedrifter og organisasjoner? Dette gir mulighet for at bestiller kan motta faktura pr EHF faktura. 
    5. Skal deltakerne møte opp fysisk? 
    6. Skal deltakerne kunne velge seter? Velg ja hvis du vil bestille setekart, eller bruke et eksisterende setekart du har fått programmert inn i systemet. 
    7. Skal du tilby avansert booking av overnatting? Har du et overnattingssted du samarbeider med eller liknende kan du her få muligheten til å gjøre avansert booking med ulike rom typer, alternativer for kost og losji. 

    Trykk deg videre med "Gå videre med dette oppsettet" for å komme til neste steg.

     

     

    Generelt 

    I dette steget vil du kunne fylle inn all generell informasjon om ditt arrangement, som navn på arrangment, datoer, arrangørens navn og kontaktinformasjon. 

     

    oppsett-veileder-generelt

     

    Nederst i skjemaet legger man inn adresse for arrangementet, totlalkapasitet og et maks antall deltakere bestilleren kan gjøre en bestilling for. 

    Trykk "neste" for å komme deg videre. 

     

     

    Billetter

    I dette steget vil du kunne lage billetten(e) til ditt arrangment. Du kan legge til flere billetter med ulike innstillinger ved behov. Har du valgt et arrangement med betaling, må du starte å lage en billett med pris. 

     

    oppsett-veileder-billetter

     

    Trykk "Legg til billett". 

     

     

    I fanen "Detaljer" kan du legge til billettnavn og billettpris. Husk å legge til riktig mva sats hvis din organisasjon er momspliktig. Du kan også dele opp hovedprisen i flere ledd som har ulike mva satser (også kjent som pakketering). Kunden vil likevel bli presentert med kun én pris. 

    Les mer om hvordan pakketering virker og hvilke følger det får her.

     

    Du får også her mulighet til å begrense tilgjengelighet på antall billetter som skal selges, og om du vil ha venteliste hvis du har plassbegrensning. 

    I fanen "Avansert" vil du kunne legge til tidsrom for synlighet av billett, om rabatter skal gjelde for denne billetten, og om den som bestiller må velge et minimum antall billetter. 

    Trykk "Opprett" for å lage billetten. 

     

     

    På høyre side vil du kunne følge med på en forhåndsvisning av hvordan påmeldingsskjemaet vil se ut for billettkjøperne. Trykk på blyanten for å redigere billetten og på øyet for å skjule billetten.

    Ved å skjule billetten, vil den være usynlig i skjema når dette er publisert. Man kan sende en invitasjon til påmelding av denne billetten til utvalgte deltakere på e-post. Dette kan være nyttig ved salg av earlybird billetter, om man vil sende påmeldingen til noen utvalgte gjester, eller når man vil skjule billettyper som blir utsolgt. Man kan også planlegge på forhånd når billetten skal være synlig under fanen "Avansert", inne på hver enkelt billett. 

     

    oppsett-veileder-forhåndsvisning

     

    Eksempel på hvordan man kan skjule en billett: 

     

    oppsett-veileder-send invitasjon

     

    Ved å trykk på låser du billetten, og den endres til . Dette gjør at billetten ikke vil være synlig i det offentlige påmeldingsskjemaet. Du kan videre trykke på "send invitasjon" for å formulere meldingen og legge inn ønskede e-post adresser hvis du vil invitere spesielle deltakere til å få denne. Du vil få opp følgende vindu: 

     

     

    Merk: Deltakerne som får denne invitasjonen vil også kunne se de andre billettene du har gjort offentlig. Dette er fordi vi opplever at mange skal gjøre flere kjøp (for eksempel for kollegaer e.l.) i samme bestilling. Vil du ha tak i linken til denne påmeldingen åpner du opp for "Linken kan brukes ubegrenset antall ganger" og sender den til deg selv. Bruk url-en i vinduet for å dele videre. 

     

     

    Skjemabygger

    I skjemabyggeren kan du sette opp spørsmål som henter inn informasjon om både bestiller (bestillingskontakt) og deltaker(e). En forhåndsvisning vil dukke opp på høyre side.

     

    Gå direkte til... 

     

    Forskjellen mellom en bestillingskontakt og en deltaker

     

    Bestillingskontakt

    Her velger du hvilken informasjon du ønsker å hente om den som bestiller billettene. Noen ganger er dette en annen enn den som skal delta, feks en verge, eller en leder for en gruppe. 
    Her kan du også legge inn tilleggsvalg som gjelder hele bestillingen (altså felles for alle deltakerne under denne bestillingen), for eksempel hvis alle skal bo samlet, eller alle skal tilhøre samme fotballag.


    Deltaker

    Her velger du hvilken informasjon du vil hente inn for hver deltaker. Navn, e-post og mobilnummer er forhåndsvalgt og må alltid hentes inn.
    Her legger du også inn tilleggsvalg som skal kunne velges av hver deltaker, for eksempel allergier eller valg for seminarer.

     

    Slik legger du til tilleggsvalg

    Tilleggsvalg er en måte for deg som arrangør å hente inn ekstra informasjon eller gjøre mersalg i sammenheng med et ordinært billettkjøp. Du kan for eksempel hente inn informasjon om allergier, selge ekstra produkter, eller legge inne enkel booking av overnatting. Du som arrangør velger hvilket nivå informasjonen skal hentes fra, om det skal hentes overordnet (kun fra bestillingskontakt) eller for hver deltaker (hvis en person bestiller for flere). 

     

    Når du har lagt til ønskede billetter og kommer videre til skjemabyggeren vil det se slik ut: 

     

    oppsett-skjema-tilleggsvalg

     

    Her må man velge hvilket nivå du ønsker å hente informasjonen fra (bestiller- eller deltakernivå).

    Hvis du trenger å hente inn informasjon fra hver deltaker går du til "Deltaker"-fanen. Her vil du få en liste der du både kan huke av for informasjon du vil hente inn, og opprette nye tilleggsvalg/spørsmål. Trykk på "Legg til tilleggsvalg". 

     

     

    • Avkrysningsboks

    Avkrysningsboksen gir deltakeren mulighet til å huke av for å bekrefte det du spør om. Huker de av vil svaret bli registrert. Du kan sette en pris, legge inn begrensning, og åpne opp for venteliste. Feks: "Vil du delta på middag?" (legg til pris hvis aktuelt). 

    • Alternativer (velg ett)

    Gi deltakeren mulighet til å velge ett av flere alternativer du ramser opp. F.eks. "Velg hvilken aktivitet du ønsker å delta på". Alternativ: Hvis du vil gi mulighet til å velge flere alternativer må du sette opp flere "Avkrysningsbokser" etter hverandre ettersom "Alternativ"- funksjonen ikke er et flervalgsspørsmål.

    • Tekstfelt

    Tekstfelt gir deltakeren mulighet til å skrive inn valgfri tekst. Dette er for eksempel mye brukt til å registrere allergener og spesielle behov. Feks: "Har du allergener eller andre behov det er nyttig for oss å vite om?". 

    • Nummerfelt

    Her kan du la deltakeren registrere antall av en enhet. Feks. "Hvor mange enheter drikke ønsker du?". Legg til pris hvis ønskelig og deltakeren kan da betale produktet sammen med deltakeravgiften. 

    • Nedtrekksliste

    Nedtrekkslisten gir bestilleren mulighet til å velge fra et alternativ fra et "rullegardin". Feks: Hvilken farge vil du ha på t-skjorten? Alternativ 1-3: rød, gul, grønn.

     

    Vinduet ser slik ut: 

    oppsett-skjema-leggtiltilleggsvalg

     

    Velg ønsket spørsmålstype, og trykk "Neste" (her vises "Avkrysningsboks"). I fanen "Egenskaper" legger du inn spørsmålet, pris, beskrivelse osv. En forhåndsvisning vil dukke opp på høyre side. 

     

    oppsett-skjema-tilleggsvalgegenskaper

     

    I fanen "Avansert" kan du legge inn spesifiserte datoer for når du ønsker at billetten skal være synlig, om du ønsker at billetten skal være med i beregningsgrunnlaget for rabatter, og om tilleggsvalget skal være synlig på billetten ved innsjekk. Trykk deretter på "Opprett" for å legge til tilleggsvalget i din påmelding. 

     

    oppsett-skjema-tilleggsvalgavansert

    For å sortere spørsmålene kan man dra hver linje der man øsnker å plassere dem.

     

     

    Koblede tilleggsvalg

    Hvis du ønsker at spørsmålet ditt skal etterfølges av et nytt spørsmål, kan du koble to tilleggsvalg sammen. Opprett først hovedspørsmålet, og deretter oppfølgingsspørsmålet på den måten du ønsker at det skal vises (feks avkrysningsboks eller alternativer). I siste vindu for oppfølgingsspørsmålet kan du koble sammen spørsmålene. Gjør du dette vil oppfølgingsspørsmålet kun dukke opp i påmeldingsskjemaet hvis bestilleren har huket av på hovedspørsmålet først. 

     

    oppsett-skjema-koble tilleggsvalg

     

    Du kan også gjøre koblingen etter at du har laget alle spørsmålene. Da trykker du på tannhjulet ved siden av tilleggsvalget du har opprettet.

     

     

    Legg til spørsmålet du ønsker skal komme først, og da vil det legge seg under hverandre slik: 

     

    I forhåndsvisningen vil oppfølgingsspørsmålet markeres som med symbolet lenke  .

     

     




    Avanserte valg for bestillingen

    Du har tre ulike valg for innhenting av informasjonen: 

    1. Du kan kreve at all informasjon om deltakere skal fylles ut med en gang av bestillingskontakten (den som gjør bestillingen)
    2. Du kan gi bestiller muligheten til å sende en link til de andre deltakerne han/hun gjør en bestilling for, slik at deltakerne selv fyller ut informasjonen sin senere. Dette kaller vi for en uspesifisert bestilling. I ordrerapporten vil du hele tiden kunne ha oversikten over hvem som har fullført sin utfylling av informasjon, og sende påminnelser til dem som ikke har gjort den ferdig. Dette gjør at jobben litt enklere for dem som skal melde på en stor gruppe. Les mer om hvordan uspesifisert påmelding fungerer under neste bilde. 
    3. Du kan la bestiller selv velge mellom disse to alternativene. 

     

     

    La deltaker kunne endre bestillingen selv

    Du kan også velge om deltakerne selv kan endre sin bestilling gjennom ordrebekreftelsen de får på e-post når de har fullført kjøpet. Dette gir dem mulighet til å endre tilleggsvalg og/eller melde seg av. De kan ikke bytte ut en deltaker med en annen selv, dette må de kontakte arrangør for å gjøre. 

    Sett en siste dato for endring av bestillingen, hvis du vil sikre deg inntekter nærme arrangementsdato. 

    Vær klar over at dersom de melder seg av selv, vil det ikke bli trukket et avbestillingsgebyr hvis dette er aktivert i steget "Vilkår". Det kan også gi andre konsekvenser i form av at prisen for kjøpet kan endre seg. Vennligst følg med i "åpne poster" for tilbakebetalinger dersom du har aktivert faktura som betalingsmåte. Se mer informasjon i artikkelen om økonomi.

     

    NB! Tillater du at den som bestiller skal kunne gjøre endringer i bestillingen sin, kan dette medføre endringer av pris på kjøpet. Følg med i "Åpne poster" på økonomisiden for å håndtere eventuelle tilbakebetalinger eller utsendelse av ny faktura og kreditnota. 

     

    Uspesifisert påmelding

    Gir du mulighet for at den som bestiller kan bruke påmeldingsmodusen uspesifisert, kan vedkommende bestille flere billetter samtidig, uten å fylle ut informasjon for alle deltakerne samtidig. Det vil si at de kan bestille 10 billetter og kun legge inn sitt eget navn ved bestilling. Deretter kan de fylle ut navnet via linken i ordrebekreftelsen eller videresende link til de andre deltakerne slik at disse kan fylle ut sin egen informasjon.

     

    OBS! Vær klar over at ved å bruke uspesifisert påmelding i kombinasjon med umiddelbar utsendelse av faktura og tilleggsvalg med betaling (se eget avsnitt under "Skjemabygger"), kan det oppstå endringer i totalbeløp for bestillingen. Dette gjør at man må passe på å håndtere utestående beløp i "åpne poster", og/eller holde igjen faktura en liten periode etter bestillingen er gjort. Dette kan aktiveres i steget "Betaling". 

     

    Slik er oversikten som bestiller mottar: 

     

    oppsett-skjema-bestillingssammendrag

     

    Bruk gjerne denne påmeldingstypen dersom det er forventet at store grupper skal melde seg på arrangementet (det kan feks. gjelde store firma eller grupper som er usikker på hvem som skal være med på arrangementet men ønsker å sikre seg gode priser tidlig). 

     

    Digitalt innhold

    Har du aktivert "Digitalt innhold" i innledende oppsett, kan du opprette egne "digitale" billetter med møtelink. Man kan også sende linken med billetter for fysisk deltakelse. Dette gjøres ved å  integrere egen teams eller zoom konto med Checkin, for så å opprette en integrert innholdslink. 

    Egne digitale billetter

    Har man aktivert digitalt innhold i innledende oppsett, får man mulighet til å legge til digitale billetter i billett-steget. Gjør dette før du setter opp møtelinken slik at denne kan kobles til riktig billett. 

     

    oppsett-digitaltinnhold-digitale billetter

     

    Dette gjør at man enkelt kan selge billetter som "kun" gir tilgang til å sende digital møtelink. Videre, går man til steget "Digitalt innhold", for å sette opp linkene. 

     

    oppsett-billetter-digital innhold

     

    Hvis du bruker et annet program enn teams og zoom, kan du legge inn en link manuelt med knappen til høyre. 

    Hvordan legge til en møtelink for teams eller zoom

    Trykk på "Legg til integrert innholdslink". 

     

     

    Velg ønsket platform. Hvis du ikke er tilkoblet, kan du trykke "Koble til" og koble opp direkte fra dette vinduet. 

     

     

    I neste vindu får du flere valg. Skriv inn tittel, og velg type møte. Her vil Microsoft Teams gi deg ulik muligheter, gjør det kjent med disse før du velger. Legg inn tidspunkt for møtet, og hvordan utsendelse av link skal foregå. Utsendelse av link pr e-post er kostnadsfritt, mens SMS koster 0,80,- øre pr stk eks mva. Trykk "neste".

    I neste steg vil du få mulighet til å velge hvilke billetter som linken skal legges ved. 

     

     

    Hvis du har lagt til "Digital billett", vil denne være huket av på forhånd. Man kan også velge å sende med møtelink til dem som har fysisk billett. Den digitale møtelinken vil da komme i en separat mail til deltakeren. 

     

    Dine linker

    I oversikten vil man se alle linker som er klargjort. Husk å trykke "Lagre" for å aktivere endringer og synkronisere. 

     

    oppsett-veileder-send invitasjon

     

    Innhold i e-post og SMS

    For å spesifisere innhold i e-posten som sendes med innholdslinken, kan man gå til fanen "Innhold i e-post". 

     

     

    Slik vil e-posten se ut: 

     

     

     

     

    Kurs

    For å få tilgang til å utføre arrangementet som et kurs og utstede kursbevis i etterkant, må dette aktiveres innledningsvis i steget "Generelt". Dette gir deg et ekstra steg i veilederen når du skal opprette arrangementet, slik at du kan legge inn økter, ekstra kursopplysninger, og i etterkant få tilgang til å kunne sende digitalt kursbevis til alle som har vært på kurset. Arrangøren velger selv hvem av deltakerne som skal få kursbeviset. 

     

    Økter

    Hvis kurset går over flere dager eller økter, kan man sette disse opp under "Kurs"-steget i veilederen. Dette gir deg mulighet å registrere oppmøte ved å gå til "Skanner" knappen ute i dashbordet for arrangementet etter at du har opprettet arrangementet. 

     

    oppsett-kurs-kursbevis

     

    Ekstra kursopplysninger

    Dersom det er viktig at bestemte opplysninger som fagkoder e.l. blir synlig i påmeldingsskjemaet, kan man legge disse til under "Ekstra kursopplysninger". Disse vil bli synlige i skjemaet når deltakerne melder seg på. 

     

     

    Registrere oppmøte for kurs 

    Når du skal registrere oppmøte går du til "Skanner" i dashbordet for ditt arrangement. Dette gjør at du kan utstede kursbevis basert på deltakelse, og gir en enkel oversikt over hvem som har deltatt på alle øktene osv.

     

     

    Velg hvilken økt du ønsker å registrere oppmøte for hvis du har lagt til flere økter. 

     

     

    Søk etter deltakerens navn i søkefeltet, eller finn deltakeren i listen. Trykk på feltet slik at det blir grønt. Dette gjør at deltakeren er registrert som ankommet. Registreringen man gjør her kan du i etterkant av kurset brukes til å få oversikt over hvor stor deltakelsen har vært pr deltaker. 

     

     

    Kursbevis

    Dersom man har aktivert kursmodulen i "Innledende oppsett" for arrangementet kan man i etterkant av kurset sende ut kursbevis til deltakerne. Det vil dukke opp en ny fane i menylinjen i dashbordet for arrangementet. 

     

    oppsett-brukere-legg till

     

    Under denne fanen kan man velge om man ønsker å sende til alle påmeldte, kun til utvalgte i listen, eller sette et krav om prosentvis oppmøte.

     

     

     

     

     

    Kursets deltakere vil legge seg i en liste som viser billettype, grad av deltakelse (hvis økter er lagt inn og oppmøte er registrert), og status for utsendelse av kursbeviset. Man kan sende kursbeviset på nytt eller laste ned om ønskelig. 

     

     

    Utforming

    I forhåndsvisningen vil man kunne se kursbevisets utforming. Denne henter informasjon fra oppsettet og navn på deltaker fra påmeldingen. Kursbeviset sendes i PDF format til deltakerens e-post.

    • Deltakerens navn 
    • Kursets navn
    • Dato for gjennomføring
    • Utstedelsesdato og arrangørnavn
    • Arrangørens logo (hentes fra kundekortet hvis lagt inn). Hvis det ikke legges inn bilde, legges arrangørnavn nederst på siden. 

     

    NB! Vi arbeider med å gi muligheten for at arrangør selv skal kunne utforme kursbeviset designmessig i større grad. Dette håper vi er på plass i løpet av høsten 2022. 

     

    Betaling

    Her velger du hvordan deltakerne skal betale for sin billett/påmelding. Det er automatisk lagt inn betaling på kort, vipps og faktura/EHF faktura. Hvis ditt billettsalg kun gjelder privatpersoner er det naturlig å deaktivere "Tillat betaling fra bedrifter". 

    Velg dato for utsendelse av faktura og antall dager for forfallsfrist hvis du har aktivert faktura som betalingsmåte. Velger du samme dato som billettsalget åpner vil alle fakturaer bli sendt ut fortløpende.

     

    NB! Hvis du har mange tilleggsvalg og/eller billettyper kan det være nyttig å vente et par dager med utsendelse av faktura. Benytt "Hold igjen utsending av faktura til" -rubrikken. Da vil bestiller ha noe tid til å ringe å gjøre endringer før faktura blir sendt ut av systemet. 

     

     

    Under "Billettavgift og utbetaling"  kan du legge til en billettavgift (som legges på toppen av billettprisen), og sette en dato for første pengeoverføring knyttet til gjeldende arrangement, hvis du ikke vil at det skal følge den vanlige utbetalingssyklusen. 

    Hvis du ønsker å få utbetalt pengene fra arrangementet samlet etter arrangementsdatoen kan du legge inn dato for dette, slik at alt kommer på samme billag. Hvis du ikke velger dato for første pengeoverføring, utbetales det én gang pr måned. 

     

    Tips! Lurer du på hva du bør ta i billettavgift for å dekke kostnadene av bruken for systemet? Se vår priskalkulator her.

     

    Vilkår

    Utform egne vilkår for bestillingen her. Dette gjelder for eksempel hvis du vil sette en dato for når deltaker fritt kan kansellere sin bestilling med full refusjon, eller om du har et regelverk for ditt arrangement. Du kan her også gi informasjon om hva som skjer hvis arrangementet blir avlyst. 

     

    oppsett-vilkår-vilkår

     

    Når bestiller huker av boksen for "Jeg har lest og akseptert arrangørens vilkår og Checkins kjøpsvilkår" vil vilkårene gjelde som juridisk bindende. 

     

    Avbestillingsgebyr

    Hvis du melder av deltakere, vil du få opp muligheten til å refundere hele beløpet eller deler av beløpet, alt etter hvilke vilkår du har satt for kjøpet. Det er som standard satt opp et avbestillingsgebyr på kr 100,-, men dette kan endres. Om dere ønsker at et avbestillingsgebyr skal dekke bruk av Checkin, er det viktig å vite at Checkin tar et gebyr på kr 10,- eks mva pr tilbakebetaling i tillegg til det ordinære transaksjonsgebyret. 

     

    NB! Avbestillingsgebyret vil ikke bli trukket dersom deltakeren melder seg av selv. Denne funksjonen kan skrus av eller på i steget "Skjemabygger" under "Andre valg". 

     

    Bekreftelse

    Her kan du kan legge inn en egen melding som bestilleren ser når de har fullført en bestilling, i tillegg til oppsettet som er satt opp av Checkin. Se forhåndsvisning på høyre side for å se hvordan det vil bli seende ut. 

    1. Skriv en bekreftelse i skjema som dukker opp så fort bestillingen er fullført, eller velg om billettkjøpere skal bli videresendt til en egen nettside.



    2. Egendefinert tekst i ordrebekreftelsen som blir sendt pr e-post. Legg inn informasjon som arrangør ønsker å komme med i ordrebekreftelsen. 



    3. Ordrebekreftelse til deg selv (arrangør) hver gang en ny bestilling gjøres av en deltaker. 

    Billettutsending

    Hvis du ønsker at alle deltakere skal motta en billett for adgangskontroll eller registrering, kan du aktivere dette. Her kan du velge mellom å sende dette på e-post eller på SMS. Det kan være lurt å aktivere for utsending i nær tid til arrangementet slik at deltakerne har den høyt opp i innboksen, samtidig som man gir dem en påminner like før arrangementsdagen. 

    Ønsker du at systemet henter inn navn eller arrangementsnavn fra ordren, kan du bruke "sett inn" funksjonen og legge inn dette. Det vil vises markert i sort. 

     

     

    Merk: Teleoperatøren tar 90 øre pr SMS. Mange velger derfor å sende billettene pr e-post. Deltakere kan enkelt hente frem sin mobilbillett fra e-posten, men hvis du øsnker å gi dem en ekstra god brukeropplevelse kan du sende en sms med billetten dagen før arrangementet. 

    Publisering 

    Når du skal publisere ditt arrangment har du flere alternativer å gjøre dette på. 

    Velg mellom å: 

    1. Publisere en link til arrangementet på egen nettside eller sende linken på e-post
    2. Aktivere synlighet i arrangementskalenderen. Les egen artikkel for mer informasjon om hvordan denne settes opp: Arrangementskalender i egen nettside
    3. Integrere påmeldingsskjema på din egen nettside

    Du kan også: 

    Sette opp Google Analytics eller Meta Pixel for å måle effekten av billettsalget

     

    Publisere en link til påmeldingsskjemaet

    Hvis du vil publisere arrangementet på din egen side med en link, kan du hente url-koden (nettadressen) fra "Se forhåndsvisning" underveis i veiviseren, eller trykke på "Se påmeldingen" ute i oversikten over ditt arrangement. Ved å gjøre dette bruker man en landingsside i Checkin som billettkjøperne blir sendt til ved hjelp av linken. 

     

    1. Legg inn et bilde og en arrangementsbeskrivelse.



    2. Huk av for "Landingsside på Checkin.no".

      Huk av boksene hvis du ønsker at det skal være mulig å søke frem arrangementet på google eller hvis du vil at arrangementet skal være synlig på Checkin.no. 
         



    3. Kopier linken inn på din nettside, enten som den er eller legg den under en hyperkobling (med en knapp eller en tekst). Dette kan du også enkelt gjøre hvis du vil dele linken i en e-post. 

     

    Integrere påmeldingsskjema i egen nettside

    Hvis du vil integrere skjemaet i din egen nettside kan du skru på funksjonen "Bygg inn med HTML". En innbyggingskode vil dukke opp i feltet nedenfor. Denne er unik for det gjeldende arrangementet og er bevegelig med de endringer som skulle bli gjort i etterkant av at skjemaet er bygget inn. 

     

     

    Hvordan du setter opp Google Analytics for å måle effekten av billettsalget

    Spor hvordan deltakerne deres finner dere, og på hvilket steg de dropper ut av påmeldingsprosessen. Hvis dere allerede bruker Google Analytics eller Meta Pixel (tidligere Facebook Pixel) på nettstedet deres, kan Checkin sende sporingshendelser til den eksisterende installasjonen deres.

     

    Her forklarer vi steg for steg hvordan du kan:

     

    Vi starter med å forklare hvor du finner innebyggingskoden for ditt arrangement.

     

    Hvordan du legger innebyggingskoden på din nettside

    Gå inn i  oppsett og åpne steget "Publisering".

    Her kan du aktivere «Bygg inn på eget nettsted». Når du gjør dette, så vil du se at du får tilgang til en kodesnutt som du eller webutvikleren din kan kopiere og legg inn på din nettside, for å integrere påmeldingsskjemaet i ditt eget nettsted.

    Denne embed-koden gjelder kun for dette arrangement. Den inneholder en spesifikk event ID, som gjør at du kan bruke denne kode for å legge påmeldingsskjema på din nettside og følge med på billettsalget til dette arrangement. Hvis du har flere arrangementer gående samtidig, er det viktig å legge til riktig kode på riktig side hver gang.

    På denne måten kan du bruke Google Analytics for alle dine arrangementer.

     

    Bygg inn på egen nettside

     

    Det er viktig å lime inn denne koden i HTML eller CSM editor til nettsiden deres, der hvor du vil at ditt påmeldingsskjema er synlig. Og husk å publisere nettsiden igjen.

    Vi anbefaler å ta kontakt med din nettstedleverandør hvis ikke du vet hvor du skal plassere denne embedkoden. Hvis ikke den ligger på riktig sted kan de være at du ikke klarer å se resultatene av ditt påmeldingsskjema i Google Analytics.

    Når din kodesnutt har blitt lagt inn på nettstedet deres, er det viktig å huske å aktivere:

    • Send sporingshendelser til Google Analytics, og/eller
    • Send sporingshendelser til Meta Pixel

    Hvis du vil bruke Meta Pixels, kan du her lese hvordan du kan legge til din Meta Pixel på din nettside.

    Nå er vi klare for å sette opp Google Analytics og/eller Meta Pixels.

     

    Her kan de lære hvordan du:

     

    Hvordan du setter opp Google Analytics med Google Tag

    Hvem burde bruke Google Tag?

    Google tag bruker man generelt når man ikke bruker Google Tag Manager.

    Det går fortere og tar mindre tid å bruke Google Tag i forhold til Google Tag Manager.

    Hvor finner jeg min Google Tag?

    Her kan du se en video som viser hvor du finner din Google tag.

     

    HubSpot Video

     

    Hvor du finner din Google tag steg-for-steg:

    1. For å finne din Google Tag, logg in på Google Analytics og åpne Admin modulen.
    2. Velg Data Streams fra menyen. Du vil nå få en oversikt av alle dine data streams. Mest sannsynlig har du bare en. Klikk på den.
    3. I Web stream details oversikten ser du både events og Google tag (helt i bunnen). Skroll ned og gå inn på View tag instructions.
    4. I Installation instructions kan du velge mellom Install with a website builder eller du kan velge install manuelt.
      Hvis du bruker en av de website builders som vises i oversikten kan du benytte av den. Hvis dette ikke er tilfelle, velger du installer manuelt.

     

    Hvordan du legger til din GTAG på din nettside

    Når du klikker på installer manuelt, vil du se din Google tag for Google Analytics. Du kan kopiere og lime inn denne koden på hver side av din nettside du ønsker å bruke din Google tag på. Det er viktig å lime inn denne koden direkte bak <HEAD> elementet.

    (Hvis ikke du vet hvor du kan gjøre dette anbefaler vi deg å ta kontakt med din nettsideleverandør)

    Når du har gjort dette kan du gå til Google Analytics for å finne din Google Tag.

    Du kan nå gå tilbake til Google Analytics.

    Hvordan kan jeg teste min Google Tag?

    Gå tilbake til Admin, og velg DebugView.

    Her vil du kunne se alle events som skjær på websiden din når de skjær, mens du tester. Du kan også åpne Rapporter, Engagement, Events, for å se hva kundene dine har gjort på nettsiden din og på påmeldingsskjemaet ditt. Det tar cirka 24 til 48 timer før det som har skjedd på nettsiden din vises i Google Analytics rapporter.

    Events oversikten viser deg hvor mange page views du har hatt, og i tillegg kan du se eksakt hvor mange personer fullfører de ulike stegene i ditt påmeldingsskjema. Så du lett kan se hvor de fleste hopper ut av påmeldingsskjemaet.

     

    Hvordan du setter opp Google Analytics med Google Tag Manager

     

    For å kunne bruke Google Tag Manager, trenger du en Google Tag Manager konto. I denne instruksjonen antar vi at du har allerede satt opp den.

     

    Vi anbefaler deg å sørge for at du har allerede lagt til JavaScript kode til ditt arrangement på din nettside før du begynner å sette opp nye tags.

     

    Her er en demonstrasjonsvideo som viser hvordan du kan sette opp en ny Google Tag i Google Tag Manager.

     

    HubSpot Video

     

    Hvordan du kan installere din Tag Manager container

    Åpen din Google Tag Manager og click Workspace.

    1. På toppen av din nettleser finner du din container ID, som er format som "GTM-XXXXXX".
    2. Klikk på din container ID for å åpne Install Tag Manager boksen.
    3. Kopier og lim inn kodesnuttene som vises i din Install Tag Manager boksen på nettsiden deres.
      1. Plasser <script> kodesnutten i <head> tag til din nettsides HTML output. Så nærme som mulig til første <head> tag, men under din dataLayer erklæringer.
      2. Plasser din <noscript> kodesnutt rett bak din <body> tag I din HTML output.

     

    Hvordan du oppretter en ny tag

    Følg disse stegene for å opprette en ny tag:

    1. Logg in på Google Tag Manager og åpne tabben Workspace.
    2. Klikk på "add a new tag".
    3. Gi taggen din et navn. F.e. GA4 tracking, og så klikk på Tag konfigurering
    4. Velg den tag typen du ønsker å bruke. Vi anbefaler å bruk Google Analytics: GA4 Configuration.
    5. Nå kan du legge til din Measurement ID. Denne finner du i din Google Analytics. Åpne din GA side og gå til Admin. Velg Data Streams og velg den data streamen du ønsker å bruke. (Mest sannsynlig har du bare en data stream her). Når du klikker på din data stream kommer du til stream detaljene. Her finner du din measurement ID i topp høyre hjørnet av skjermen. Kopier den.
    6. Gå tilbake til din Google Tag Manager og lim inn din ID.
    7. Nå må vi sette opp en trigger for taggen din. Klikk på Triggering.
    8. Her kan du velge All pages.
    9. Du kan legge til exceptions hvis du vil.
    10. Klikke Save/Lagre for å lagre din tag.

    For mer informasjon om hvordan du sette opp en ny tag kan du klikke her.

    Vi har nå satt opp en tag. Neste steg er å test om den funker før du publiserer din nettside.

     

    Hvordan du kan teste og publisere din tags

    Du vil se alle tags du har lagt til i Workspace changes oversikten. Og i høyre topp hjørnet vil du se at dine tags ikke har blitt publisert på din nettside enda.

    For å teste din tags, klikk på Preview.

    En ny nettleser vil åpne seg for Google Tag Assistant. Her kan du legge til url-en du har brukt til å legge til din JavaScript kode. Klikk på Connect for å teste din URL.

     

    Connect tag assistant

     

    En ny nettleser vil åpne seg som viser din nettside. Du vil se at Tag Assistant popper opp og er koblet på. Du kan nå gå inn på din påmeldingsskjema og fylle ut den for å se hva som blir sporet. Etter du har fyllt ut din påmeldingsskjema kan du gå tilbake til din Tag Assistant. Her vil du nå se alt du har gjort på nettsiden. På venstre siden vil du se alle sider som har blitt åpnet mens du brukte preview modus. I tillegg kan du se alle triggers som var aktiv på nettsiden din. Når du klikker på en tag som ble aktivert, kan du se nærmere på alle detaljer som har blitt registrert og hvilken informasjon kunden din har fylt inn i ditt påmeldingsskjema.

     

    Hvordan du kan publisere din tags fra Google Tag Manager

    For å publisere din tag(s) kan du klikke på "Submit". Her blir du spurt å legge inn en versjons navn og en beskrivelse. Når du er fornøyd kan du klikke "Publish". Det er mulig å gjøre om endringer du har gjort, hvis det trenges. Når alle endringer er gjennomført vil du se en oppsummering av de endringer du har gjort.

     

    Hvordan du sette opp custom events med Google Tag Manager

    Når du ønsker å sette opp en custom event i Google Tag Manger, må du sette opp en GA4 event tag og så sette op en trigger som beskriver når du vil sende denne event.

    Vi skal nå forklare hvordan du kan sende en custom event til GA4, når en kunde eller deltaker klikker på feltene eller knappene på påmeldingsskjemaet for ditt arrangment.

     

    Sette opp en GA4 event tag

    Her forklarer vi hvordan du kan sette opp et nytt custom event.

    1. I Google Tag Manager klik på tags og så på ny.
    2. Gi din tag et navn. F.e. GA4 Event – Kjøp utført
    3. Velg Google Analytics: GA4 Event.
    4. I Configuration Tag, velger du din GA4 configuration tag.
    5. I Event name, legger du til navnet du vil gi din event. Du oppretter nå en ny custom event, og navnet du velger vil vises i dine GA4 rapporter.

     

    Sette opp en trigger

    Her forklarer vi hvordan du setter opp en ny trigger for å sende din nye event til GA4 når noen bruker ditt påmeldingsskjema.

     

    Hvordan du kan sette opp en trigger:

    1. Klikk på Triggering i din GA4 Event tag.
    2. Klikk + øverst i høyre hjørnet.
    3. Legg til navnet til din nye trigger. F.e. Trigger – Kjøp utført.
    4. Klikk på Trigger Configuration i din trigger.
    5. Velg All Elements
    6. Klikk Some Clicks. Så kan du velge når denne trigger skal aktiveres. Her kan du f.e. velge «Click text contains». Sørg for at du legger til den teksten eller felt du vil spore på ditt påmeldingsskjema.
      Det er også mulig å velge Page view som en trigger. Da velger du Page View trigger istedenfor.
    7. Så kan du lagre endringer du har gjort.

    Hvordan du setter opp spesifikke triggers

    Google Tag Manager har en stor antall trigger maler som du kan bruke. For å spore hvordan dine deltakere bruker din påmeldingsskjema, anbefaler vi å bruke Page view triggers, Click triggers eller customer event triggers.

     

    Hvordan du setter opp Page view triggers

    1. Klikk Triggers > New
    2. Google anbefaler å legge til spesifik forhold når du forventer en klikk på ditt påmeldingsskjema for å forbedre resultatene. Og det forventer vi, fordi deltakere og kundene dine gjør forskjellige valg ved å klikke på f.e. billett type, betalingsmåte o.s.v.
      1. Under heading: This trigger fires on, velg: Some events.Klikk Trigger configuration og velg Page view Trigger
      2. Under Fire this trigger when an Event occurs and all of these conditions are true, legg til en filter så denne trigger bare blir brukt på den nettsiden du har lagt din påmeldingsskjema på.

    Hvordan du setter opp Klikk triggers

    1. Klikk Triggers > New
    2. Klikk Trigger configuration og velg Click trigger.
      > All elements: Hvis du velger alle elementer, så sporer du klikks på alle elementer på din nettside. (Links, bilders, cta´s)
      > Just links: Hvis du velger Just links så sporer du kun HTML links.
    3. Google anbefaler å legge til spesifike forhold når du forventer en klikk på ditt påmeldingsskjema for å forbedre resultatene. Og det forventer vi, fordi deltakere og kundene dine gjør forskjellige valg ved å klikke på f.e. billett type, betalingsmåte o.s.v.
      1. Under heading: This trigger fires on, velg: Some events.
      2. Under Fire this trigger when an Event occurs and all of these conditions are true, legg til en filter så denne trigger bare blir brukt på den nettsiden du har lagt din påmeldingsskjema på.
        Klikk URL contains /path/to/promo.
    4. Lager din trigger og publiser din container.

    Forhåndsvisning av dine endringer

    Før du publiserer, sørg for at du klikker på Preview for å se om alle data blir sporet når du aktiverer den trigger du har valgt.

    Når alt er i orden og funker som du hadde tenkt kan du publisere din nye event.

    En oversikt over alle events

    Her finner du en oversikt av alle events som vi i Checkin har satt opp i vårt system.

    Denne tabellen viser deg også hvilken event du kan bruke i både Google Analytics og Meta Pixel.

    For de events som viser custom, må du bruke stegene beskrevet overfor, for å sette opp de som en event.

    Sporing events

    Hvordan du sette opp Meta Pixels for Checkin (2022)

    Hvis du vil følge med hvor kundene dine dropper ut av påmeldingsprosessen kan du bruke Meta Pixels. I denne How-to guide forklarer vi hvordan du sette opp Meta Pixel for å spore påmeldingene på ditt nettsted.

     

    NB! For å kunne bruke Meta Pixels, trenger du en Meta ad konto. I denne forklaringen antar vi at du har allerede satt opp din Meta ad konto.

     

    Hvordan du setter opp Meta Pixel

    For å sette opp din Meta pixel kan du følge disse steg:

    1. Gå til Meta og åpen din Meta ad konto. (Det er ikke mulig å slette pixels.)
    2. Så kan du åpne Business Settings. Du må først sette opp en pixel på din konto.
    3. Klikk og åpen Data Sources menyen og velg Pixels.
    4. Så kan du klikke på Add/Legg til. Velg et navn for ditt Pixel og klikk på Continue/Videre for å lagre denne pixel.


      Track website conversions

    5. Du kan nå lukke skjermen, siden vi fortsetter å sette opp din pixel et annet sted in din Meta ad konto.

      Du vil nå se din pixel og de tabber som er tilgjengelig for deg. Du vil se Personer, Partners, og Connected Assets.
    6. Neste steg er å legge til deg som person for denne pixel. Så du kan nå klikke på Legg til personer.
    7. Klikk på ditt navn og eventuelle dine kollegaer, og gi dere full tilgang for å redigere denne pixelen ved å aktivere Manage Pixel.
    8. Klikk Assign for å lagre og Done/Ferdig for å lukke skjermen.
    9. Så er det viktig å legge til Assets så du kan legge denne pixel inn på din ad konto. Klikk på Add Asset, hukk av din ad konto og klikk Add/Legg til og så Done/Ferdig.

    Nå er din pixel klar for å bli lagt til på nettsiden deres.

     

    Du kan nå velge å legge til din pixel manuelt eller ved bruk av en partner integrasjon.

    På denne nettsiden forklarer Meta hvordan du kan legge til din Meta Pixel på din nettside.

    Når du har lagt til din Meta Pixel, kan du sette opp events for å følge med på de konverteringer som er viktig for deg.

    Hvordan kan jeg teste min Meta Pixel?

    Når du er ferdig med å sette opp din Meta Pixel, er det viktig å teste om alt funker som du ønsker.

    Her finner du en detaljert sjekkliste som du kan følge for å teste om din Meta pixel funker eller ikke.

    En oversikt av alle events

    Tabellen nedenfor viser deg hvilken events du kan bruke i både Google Analytics og Meta Pixel.

    For de events som viser custom, må du bruke stegene beskrevet overfor, for å sette opp de som en Meta Pixel event.

     

    Sporing events

     


    Husk å trykke "Lagre og publiser" når du er klar for å publisere ditt arrangment.

     

     

    Tips! Har du mange arrangementer og vil ha disse samlet på nettsiden din kan du bruke kalenderfunksjonen vår. Les egen hjelpeartikkel her.

     

     

     


    VERKTØY

     

    Venteliste 

    Hvis du ønsker å bruke venteliste vil du finne innstillinger for dette nederst til venstre i oppsettet under overskriften "Verktøy". Husk å aktivere innstillingen på alle billettene du ønsker at dette skal gjelde for. 

    NB! Når noen blir tatt av venteliste og gitt plass på en billettype eller tilleggsvalg som koster noe, vil de få en faktura på beløpet. Det er ikke mulig å trekke kort/vipps automatisk når de blir tildelt plassen, kun faktura. 

     

    I innstillingene kan du blant annet:

    • Aktivere at systemet automatisk skal gi plasser til neste person på listen hvis det blir ledig plass (feks. hvis en deltaker er meldt av, eller du åpner opp for flere plasser)
    • Holde igjen hele faktura inntil deltakeren har blir tilgitt en plass
    • Tvinge alle deltakere direkte på venteliste (hvis du ønsker å gjøre prioriteringen for hvem som skal kunne delta selv)

    Videre kan du sende ulike beskjeder, i bestillingsvinduet, i egen mail etter bestillingen er gjort, eller når en plass blir ledig. 

    Husk å trykke på "Lagre og publiser" for å aktivere endringene.

     

    oppsett-venteliste-instillinger

     

    Merk: Hver SMS som blir sendt ut av systemet koster 80 øre eks mva. 

     

    Rabatter

    Innstillinger for rabatter finner du også under "Verktøy". Her finner du flere mulige måter å sette opp en rabatt. Underveis i billettsalget kan du følge med på hvilke rabatter som tar i bruk på dashbordet for arrangementet. 

     

    Hvordan sette opp en rabatt

    Gå inn på oppsettet for arrangementet. Nederst i menylinjen til venstre finner du "Rabatter". Trykk på "legg til rabatt" for å opprette en rabatt. 

     

    Merk! Du kan selv velge hvilke tilleggsvalg og billetter som skal være påvirket av en rabatt. Dette gjøres i innstillingene for den enkelte billetten/tilleggsvalget. 

     

    Vi skiller mellom følgende: 

    • Hva som skal trigge rabatten: Rabattkode, sum eller antall billetter
    • Hvilken type rabatt som skal gis: Prosentandel av prisen, et spesifikt beløp, eller en makspris
    • Gi rabatten til: totalsum, per billett, hver "x" billett, hver første "x" billetter eller fra billett "x"

     

    oppsett-rabatter-rabatt

     

    Husk å huke av for "Rabatten gjelder bare på billettypen, ikke tilleggsvalg", hvis du ønsker at tilleggsvalgene ikke skal bli berørt av rabattene. Legg til hvilke billetter som skal påvirkes av billetten og et datospenn for gyldighet hvis du kun vil at rabatten skal være virksom i en tidsbegrenset periode. Du kan også legge til bruksbegrensning for hvor mange ganger rabatten skal kunne brukes totalt. 

     

    Oversikten over alle rabattene som er opprettet finner du under "Oppsett" og  "Verktøy". Her kan du enkelt fjerne eller endre rabattene. Følg med i dashbordet for arrangementet for å se hvilke rabatter som har vært i bruk, og hvor mye penger som er gitt i rabatt. 

     

    oppsett-rabatter-type rabatt

     

    Oversettelser

    Hvis det er behov for at skjemaet skal bli oversatt (inkludert billettnavn og andre tekster), kan man legge til en engelsk oversettelse under fanen "Oversettelser". 

     

    Trykk videre inn på "Oversettelser" og huk av dersom man vil legge til en engelsk oversettelse. Du får også mulighet til å velge om engelsk skal være hovedspråket når de kommer til påmeldingskjemaet. 

     

     

    Videre vil man få muligheten til å oversette de fleste feltene fra påmeldingen som allerede er satt opp. For eksempel arrangementsnavn og beskrivelsen (som er i bruk på Checkins landingside).

     

     

    Fyll ut alle ønskede felt, og trykk lagre nederst på siden. Nå vil deltakere få valget mellom å bytte språk når de er i skjemaet: 

     

     

    NB! Husk å legge til oversettelse av nye felt som blir lagt til etter publisering av arrangementet. 

     

     

    Avansert booking

    Hvis man skal selge overnatting, kan man innledningsvis skru på "Avansert booking" for å få muligheten til å selge overnatting med avansert prisstruktur, ulike diett nivåer, fleksibel inn- og utsjekk med booking rapporter m.m. Hvis du kun skal registrere/selge enkel overnatting kan dette gjøres med tilleggsvalg i skjemabyggeren. 

     

    oppsett-booking-avansertbooking

     

     

    NB! Hvis man allerede har publisert arrangementet, kan man ikke aktivere modulen for dette arrangementet. 

     

     

    For å administrere og legge inn detaljer i bookingen går man til steget "Booking" under "Verktøy", helt nederst til venstre inne i oppsettet. 

     

     

     

     

    Videre, legges navn på overnattingssted til under "Legg til ny bygning". Her kan man legge til en bygning eller sted som blir lagret for din kundekonto, og denne kan hentes opp igjen ved andre arrangement. 

    Trykk på "+" for å legge til en beskrivelse for elementene deltaker kan belge mellom, for eksempel romtype, hytte, plass e.l.

     

    oppsett-booking-booking oversikt

     

    Legg så til antall enheter du har tilgjengelig i kategorien, sammen med spesifikasjoner for antall personer, antall senger, etc. 

    Deretter legger du inn priser ved å velge mellom "Fastpris" for enheten eller "Variabel pris". Hvis du ønsker prisen skal stige dersom det rommet fylles opp av flere personer, velger man variabel pris.

     

     

    For å legge inn spesifikke priser trykker man på "Åpne prispanel". Her kan man spesifisere hvor mye de skal betale i grunnpris pr rom, og i tillegg hvor mye hver enkelt må betale for frokost. Alternativt, kan man også legge inn en fastpris for hele arrangementets varighet. 

     

    oppset-booking-variable pris

     

    Det kan også legges inn hvor mye kostprisen faktisk er på mat, slik at mva satsene kan trekkes ut riktig. For overnatting trekkes normalt 12%, mens på mat trekkes 25%. Trykk da på "Spesifiser matprisene" for å legge dette inn, for så å trykk "Bekreft". 

     

    Merk: Påmeldingsskjemaet vil se litt annerledes ut når bookingmodulen er integrert. Det er foreløpig ikke mulig å integrere skjema med embed hvis man benytter seg an bookingmodulen. 

     

     

    Slik vil påmeldingen for bookingen se ut med innstillingene som er gjort ovenfor: 

     

    oppsett-booking-påmelding

    Siste steg før betaling: 

    oppsett-booking-førbetaling

     

     

     

    Setekart

    Vi bygger setekart tilpasset dine behov, og du kan enkelt tilpasse slik at seter blokkes ut. Mange av våre kunder bruker også setekartet som et utstillerkart der dine partnere og utstillere selv velger hvor de vil stå.
     
    Ta kontakt med oss hvis du ønsker å bestille ved hjelp av dette påmeldingskjemaet.
     
    Priser 

    Setekart 7500 kr eks mva.

    Ekstra setekart 5000 kr eks mva. 

     

    Slik legger du til setekartet ditt 

    Når du har fått beskjed fra din kundebehandler her i Checkin om at setekartet er klart, vil den legges på din kundekonto. Du kan starte å bygge oppsettet ditt for arrangementet, selv om du ikke har mottatt kartet, men husk å svare på spørsmålet om setekart i innledende oppsett. NB! Du kan ikke legge til setekart etter at du har publisert arrangementet, så vent med å trykke "publiser" hvis du er usikker på om du skal ha setekart eller ikke. 

     

    NB! Det er ikke mulig å legge til setekart til et arrangement hvis det allerede er solgte billetter. Dette må gjøres før første salg er gjort, husk å inkludere funksjonen i "Innledende oppsett". 

     

    1. Legg til setekart funksjonen ved å svare ja på spørsmålet om setekart i "Innledende oppsett": 

     

     

    2. Dette gjør at du videre får opp verktøyet "Setekart" i menylinjen til venstre. Trykk på "Setekart". 

     

     

    3. Velg ønsket setekart. Det er kun mulig å ha ett setekart pr. arrangement, men man kan ha flere kart koblet opp mot en kundekonto. 

     

    oppsett-setekart-opsettsetekart

     

    Man kan også velge at det ikke er mulig å la enkeltseter stå alene, kalt "bufferseter" Har du behov for å blokkere seter mellom bestillinger, kan du angi antall «bufferseter» du vil ha mellom bestillingene. Settes buffersete til 1, vil det bli blokkert ett sete på hver av sidene av en bestilling. Den neste som bestiller vil ikke kunne velge de blokkerte setene som den første bestillingen har ved siden av seg. Dette er nyttig hvis du trenger avstand mellom bestillinger, samtidig som at hver deltaker innad i en bestilling kan sitte samlet.

     

     

    4. Kartet vil legge seg inn og du kan gjøre dine justeringer i margen på høyre side. 

    Slik kan et salkart eller messekart se ut: 

     

      

    oppsett-setekart-salkart

     

    oppsett-setekart-messekart

     

    Med grunnlag i kartet som er programmert for ditt arrangement, vil du ha muligheter til å skjule felt eller seter. Man kan også velge at det ikke er mulig å la enkeltseter stå alene, kalt "bufferseter". Bildet under er kun et eksempel, basert på det setekartet ovenfor. Gjør eventuelle endringer og trykk "Lagre endringer". 

     

     

     

    5. Når setekartet er lagt inn må du angi hvilke billetter som skal ha setereservasjon. Gå til billetter og trykk på blyanten for å redigere. Skru på "Setereservasjon".

     

     

     

    Velg om du ønsker nummererte eller unummererte seter. Når du har gjort dette vil det bli mulig å velge plass fra kartet i påmeldingen/billettkjøpet. 

     

    Først vil billettkjøperne måtte legge inn sin kontaktinformasjon, for så å velge seter i neste steg:  

     

     

    oppsett-setekart-konsert

     

    I sammendraget vil man få oversikt over hvor mange billetter man har valgt, hvilket sete som er angitt hvilken billett, og totalsum for kjøpet. 

     

     

    Ved behov for mer hjelp, ta kontakt på support@checkin.no eller +47 38027000.