Oppsett

I denne artikkelen finner du informasjon om kontoinnstillinger, ulike verktøy og veiledning på hvordan du setter opp et arrangement med vårt nye oppsett.

Her ligger en samleartikkel for det gamle påmeldingsoppsettet

 

I denne artikkelen finner du...

 


KONTOINNSTILLINGER

Kundeinformasjon
Organisasjonsstruktur 
Brukere og rettigheter

 


OPPSETT AV ARRANGEMENT 

Instruksjonsfilm: Oppsett av arrangement

Innledende oppsett
Generelt
Billetter
Skjemabygger
Kurs
Betaling
Vilkår
Bekreftelse
Billettutsending
Publisering

 


VERKTØY

Venteliste
Rabatter

 

 

 


KONTOINNSTILLINGER 

 

Kundeinformasjon 

Under fanen "Kundeinformasjon" som kommer frem når du trykker på din organisasjons navn i den sorte menylinjen, bør du fylle inn så mye som mulig informasjon før du lanserer et arrangement.

 

 

Her må du fylle inn:

  • Kundenavn (organisasjonsnavnet)
  • Adresse (adresse til organisasjonen som er registrert i foretaksregisteret)
  • Signere avtaler: Kundeavtale og databehandler avtale 
    • Checkin mottar og oppbevarer både økonomiske midler og informasjon om deltakere på deres vegne. Det må derfor signeres to avtaler på dette før arrangementet publiseres. Trykk på "les og signer nå" for å gjennomføre signeringen. 
  • Kontotype
    • Kontotypen som er oppført definerer om dere er en ideell eller ordinær bedrift. Dette påvirker takstene for bruk av ulik funksjoner i Checkin. Systemet kryssjekker dette opp mot Brønnøysundregisteret hvis organisasjonen er registrert der, og endrer takstene automatisk hvis organisasjonen er oppført med sektorkode 7000. 
  • Kontonummer
    • Her fører man opp kontonummeret som man vil ha pengene overført på. Checkin mottar pengene fra elle innbetalinger inn på en mellomkonto hvor de oppbevares til månedskiftet. Den 1. eller 2. hver måned mottas en innbetaling sammen med tilhørende bilag. Bilaget blir lagt inne på fanen "Økonomi", og kan bli sendt til ønsket e-post adresse (se lenger nede i artikkelen)
  • Utbetalingssyklus
    • Utbetalingssyklusen definerer hyppigheten for utbetalinger fra Checkin. Denne er forhåndsutfylt med "månedlig", men kan endres til hyppigere mot ekstra gebyr på 35,- pr ekstra utbetaling.
  • Juridisk kontakt
  • Organisasjonsnummer
    • Kryss av dersom organisasjonen er mva pliktig
  •  Prisvisning
    • Standard i Checkins påmeldingssystem er å vise priser inkludert mva i påmeldingsskjemaet. Hvis det er ønskelig at prisene oppgis eks mva er dette mulig å endre dette her. Hvis du har lagt til billetter med mva i oppsettet vil dette likevel vises i oppsummeringen før kunden betaler. 
  • Avsendernavn for SMS fra systemet
    • Det er mulig å sende billetter eller å gjøre annen kommunikasjon over sms fra ordrerapporten. Velg et navn på maks 10 tegn (ikke spesialtegn eller mellomrom). 
  • Telefonummer til organisasjonen
  • E-post til organisasjonen
  • E-post til regnskap
    • Dersom det legges inn e-postadresse(r) her, vil regnskapsbilag og andre bilag bli sendt automatisk. Dette er praktisk for regnskapssystemer med elektronisk bilagsføring. Dersom dere ønsker å oppgi flere adresser, skill dem med semikolon (;)
  • Egen logo
    • Bytt ut Checkins logo med organisasjonens egen, slik at denne vises på ordrebekreftelse, andre e-poster og faktura. 

 

Organisasjonsstruktur 

Under fanen "Organisasjonsstruktur" kan man opprette underorganisasjoner. Dette er nyttig blant annet hvis arrangementet man skal opprette har en arrangør med et annet organisasjonsnummer og man derfor vil ha økonomien adskilt. Dette gjør at du kan føre opp et nytt kontonummer for pengeoverføring, og det vil følge med et eget bilag for denne utbetalingen.

 

 

Gå inn på "Organisasjonsstruktur" og trykk "Legg til". Her fører du opp navn eller organisasjonsnummer du vil føre opp på den nye underkontoen. Husk at du må fylle inn all informasjonen under fanen "Kundeinformasjon" for den nye kontoen ettersom den regnes som en uavhenging konto. 

 

NB! Du trenger ikke opprette en egen organisasjon pr arrangement. Du trenger kun å opprette en ny konto hvis arrangøren har et annet organisasjonsnummer og økonomien må holdes adskilt. Hvis du ønsker et ryddig oversiktsbilde i bilaget for hvert arrangement, kan du sette opp dette i regnskapet under økonomisiden. Se egen hjelpeartikkel for økonomi.

 

Det vil være mulig å gå bevege seg inn og ut av alle organisasjonene man har fått tilgang til (eller opprettet) fra fanen i menylinjen med kontonavnet. 

 

Brukere og rettigheter

Hva betyr de ulike tilgangene

Hvordan gi tilgang til en ny bruker i systemet

 

Hva betyr de ulike tilgangene

 

Administrator/admin:

  • Tilgang til alle funksjoner og endringsmuligheter. 

 

Power-bruker/power:

  • Tilgang til det samme som admin.
  • Eneste unntak er at de ikke kan legge til flere brukere og rettigheter, eller slette/avlyse et arrangement. 


Skrivetilgang/skrive:

  • Tilgang til å se hele arrangementet og endre på det.
  • Har ikke mulighet til å slette/avlyse et arrangement.
  • Har ikke tilgang til nedtrekksmenyen der "Kundeinformasjon" og "Brukere og rettigheter" ligger. 

 

Lesetilgang/lese:

  • Har tilgang til systemet men kan ikke gjøre noen endringer.
  • De har ikke tilgang til "Oppsett" på et arrangement. 
  • De har ikke mulighet til å gjøre endringer på en bestilling.
  • De har ikke tilgang til CRM.

 

Nekt tilgang:

  • Denne blir brukt dersom du ønsker at de skal ha tilgang til hele systemet bortsett fra 1 del av det. Så dersom du for eksempel har mange arrangement og ønsker at en bruker skal se alle bortsett fra 1 av de. Da kan du gå inn og sette "Nekt tilgang" på det ene arrangementet. 
  • Vær obs på at dersom du ønsker at noen skal miste tilgangen du har gitt de så anbefaler vi å sette en slettedato i stedet for å sette "Nekt tilgang",

 

 

 

Hvordan gi tilgang til en ny bruker i systemet

 

Hele systemet

    1. Trykk på kundenavnet deres øverst på siden

    2. Trykk på "Brukere & rettigheter":


    3. Trykk på Legg til +:

     

    4. Legg inn kontaktinformasjonen til den du skal legge til som bruker:

     

    5. Velg hvilken tilgang de skal ha til systemet og trykk "Sett tilgang":

    Man kan huke av hvis brukeren skal få tilgang til underenhetene hvis det er opprettet flere organisasjoner under kontoen som det nå gis tilgang til.

     

    Da vil de motta en SMS med passord til systemet. Dette gjelder ikke dersom de allerede har en bruker i systemet. Da vil deres kundekonto bare bli lagt til den brukeren de allerede har, og de vil få tilgang med sitt eksisterende passord. De kan da veksle mellom hvilket kundeforhold de ønsker å jobbe med. Dette gjøres ved å klikke på kundenavnet øverst.  

     

     

    Gi tilgang til deler av systemet

    For eksempel: Du ønsker at de skal ha tilgang til bare arrangementene og ikke økonomi/CRM/Integrasjoner. Da ser du etter denne lille hengelåsen helt øverst til høyre på den siden der du ser alle arrangementene dine:

     

     

    Trykk så på Legg til+ i vinduet som kommer opp og og følg de samme stegene som i beskrivelsen over:

     

     

    Den samme hengelåsen er tilgjengelig flere steder i systemet. Ønsker du at de bare skal ha tilgang til Økonomi? Bruk hengelåsen som du finner inne på Økonomi. Ønsker du at de skal ha tilgang til kun ett arrangement? Bruk hengelåsen som du finner når du er inne på det arrangementet. Dette gjelder også dersom de bare skal ha tilgang til skanneren for å stå i innsjekken. 

     

     

     


    OPPSETT AV ARRANGEMENT

    Se demonstrasjonsfilmen, eller hvert steg som er beskrevet nedenfor. 

     

    HubSpot Video

     

    Innledende oppsett

    Gå til din profil og trykk på knappen "arrangment" i menyen på venstre side i margen. Trykk så på knappen "Opprett nytt arrangment". 

     

     

    Denne knappen tar deg videre til et innledende oppsett hvor du fyller inn de mest grunnleggende innstillingene for ditt arrangement. Underveis i utfyllingen vil det dukke opp nye steg i margen på venstre side. Du kan når som helst gå tilbake til hvert steg for å redigere. 

     

     

    Fyll ut informasjonen: 

    1. Er ditt arrangment et gratis arrangement? Velg dette hvis deltaker ikke skal betale for billetten eller påmeldingen. 
    2. Er ditt arrangement et kurs? Få mulighet til å legge inn økter, registrere ankomst pr økt, og utstede kursbevis. 
    3. Ønsker du å hente inn personlige opplysninger? Huk av hvis du trenger å innhente informasjon om alle deltakere, samt hente inn opplysninger om feks. allergier, valg av seminarer eller gi muligheten for produktkjøp.
    4. Ønsker du å kunne motta betalinger fra bedrifter og organisasjoner? Dette gir mulighet for at bestiller kan motta faktura pr EHF. 
    5. Skal deltakerne møte opp fysisk? 
    6. Skal deltakerne kunne velge seter? Velg ja hvis du vil bestille setekart, eller bruke et eksisterende setekart du har fått programmert inn i systemet. 
    7. Skal du tilby avansert booking av overnatting? Har du et overnattingssted du samarbeider med eller liknende kan du her få muligheten til å gjøre avansert booking med ulike rom typer, alternativer for kost og losji. 

    Trykk deg videre med "Gå videre med dette oppsettet" for å komme til neste steg.

     

     

    Generelt 

    I dette steget vil du kunne fylle inn all generell informasjon om ditt arrangement, som navn på arrangment, datoer, arrangørens navn og kontaktinformasjon. 

     

     

    Nederst i skjemaet legger man inn adresse for arrangementet, totlalkapasitet og et maks antall deltakere bestilleren kan gjøre en bestilling for. 

    Trykk "neste" for å komme deg videre. 

     

     

    Billetter

    I dette steget vil du kunne lage billetten(e) til ditt arrangment. Du kan legge til flere billetter med ulike innstillinger ved behov.

     

     

    Trykk "Legg til billett". 

     

     

    I fanen "Detaljer" kan du legge til billettnavn og billettpris. Husk å legge til riktig mva sats hvis din organisasjon er momspliktig. Du får også her mulighet til å begrense tilgjengelighet på antall billetter som skal selges, og om du vil ha venteliste hvis du har plassbegrensning. 

    I fanen "Avansert" vil du kunne legge til tidsrom for synlighet av billett, om rabatter skal gjelde for denne billetten, og om den som bestiller må velge et minimum antall billetter. 

    Trykk "Opprett" for å lage billetten. 

     

     

    På høyre side vil du kunne følge med på en forhåndsvisning av hvordan påmeldingsskjemaet vil se ut for billettkjøperne. Trykk på blyanten for å redigere billetten og på øyet for å skjule billetten.

    Ved å skjule billetten, vil den være usynlig i skjema når dette er publisert. Man kan sende en invitasjon til påmelding av denne billetten til utvalgte deltakere på e-post. Dette kan være nyttig ved salg av earlybird billetter, om man vil sende påmeldingen til noen utvalgte gjester, eller når man vil skjule billettyper som blir utsolgt. Man kan også planlegge på forhånd når billetten skal være synlig under fanen "Avansert", inne på hver enkelt billett. 

     

     

    Eksempel på hvordan man kan skjule en billett: 

     

     

    Ved å trykk på låser du billetten, og den endres til . Dette gjør at billetten ikke vil være synlig i det offentlige påmeldingsskjemaet. Du kan videre trykke på "send invitasjon" for å formulere meldingen og legge inn ønskede e-post adresser hvis du vil invitere spesielle deltakere til å få denne. Du vil få opp følgende vindu: 

     

     

    Merk: Deltakerne som får denne invitasjonen vil også kunne se de andre billettene du har gjort offentlig. Dette er fordi vi opplever at mange skal gjøre flere kjøp (for eksempel for kollegaer e.l.) i samme bestilling. Vil du ha tak i linken til denne påmeldingen åpner du opp for "Linken kan brukes ubegrenset antall ganger" og sender den til deg selv. Bruk url-en i vinduet for å dele videre. 

     

     

    Skjemabygger

    I skjemabyggeren kan du sette opp spørsmål som henter inn informasjon om både bestiller (bestillingskontakt) og deltaker(e). En forhåndsvisning vil dukke opp på høyre side.

     

    Gå direkte til... 

     

    Forskjellen mellom en bestillingskontakt og en deltaker

     

    Bestillingskontakt

    Her velger du hvilken informasjon du ønsker å hente om den som bestiller billettene. Noen ganger er dette en annen enn den som skal delta, feks en verge, eller en leder for en gruppe. 
    Her kan du også legge inn tilleggsvalg som gjelder hele bestillingen (altså felles for alle deltakerne under denne bestillingen), for eksempel hvis alle skal bo samlet, eller alle skal tilhøre samme fotballag.


    Deltaker

    Her velger du hvilken informasjon du vil hente inn for hver deltaker. Navn, e-post og mobilnummer er forhåndsvalgt og må alltid hentes inn.
    Her legger du også inn tilleggsvalg som skal kunne velges av hver deltaker, for eksempel allergier eller valg for seminarer.

     

    Slik legger du til tilleggsvalg

    Tilleggsvalg er en måte for deg som arrangør å hente inn ekstra informasjon eller gjøre mersalg i sammenheng med et ordinært billettkjøp. Du kan for eksempel hente inn informasjon om allergier, selge ekstra produkter, eller legge inne enkel booking av overnatting. Du som arrangør velger hvilket nivå informasjonen skal hentes fra, om det skal hentes overordnet (kun fra bestillingskontakt) eller for hver deltaker (hvis en person bestiller for flere). 

     

    Når du har lagt til ønskede billetter og kommer videre til skjemabyggeren vil det se slik ut: 

     

    Når du har valgt hvilket nivå du ønsker å hente informasjonen fra (bestiller- eller deltakernivå), går du inn på "Legg til tilleggsvalg". Her vil du få fem ulike måter å hente inn informasjonen på. 

     

    • Avkrysningsboks

    Avkrysningsboksen gir deltakeren mulighet til å huke av for å bekrefte det du spør om. Huker de av vil svaret bli registrert. Du kan sette en pris, legge inn begrensning, og åpne opp for venteliste. Feks: "Vil du delta på middag?" (legg til pris hvis aktuelt). 

    • Alternativer (velg ett)

    Gi deltakeren mulighet til å velge ett av flere alternativer du ramser opp. F.eks. "Velg hvilken aktivitet du ønsker å delta på". Alternativ: Hvis du vil gi mulighet til å velge flere alternativer må du sette opp flere "Avkrysningsbokser" etter hverandre ettersom "Alternativ"- funksjonen ikke er et flervalgsspørsmål.

    • Tekstfelt

    Tekstfelt gir deltakeren mulighet til å skrive inn valgfri tekst. Dette er for eksempel mye brukt til å registrere allergener og spesielle behov. Feks: "Har du allergener eller andre behov det er nyttig for oss å vite om?". 

    • Nummerfelt

    Her kan du la deltakeren registrere antall av en enhet. Feks. "Hvor mange enheter drikke ønsker du?". Legg til pris hvis ønskelig og deltakeren kan da betale produktet sammen med deltakeravgiften. 

    • Nedtrekksliste

    Nedtrekkslisten gir bestilleren mulighet til å velge fra et alternativ fra et "rullegardin". Feks: Hvilken farge vil du ha på t-skjorten? Alternativ 1-3: rød, gul, grønn.

     

    Vinduet ser slik ut: 

     

    Velg ønsket spørsmålstype, og trykk "Neste" (her vises "Avkrysningsboks"). I fanen "Egenskaper" legger du inn spørsmålet, pris, beskrivelse osv. En forhåndsvisning vil dukke opp på høyre side. 

     

     

    I fanen "Avansert" kan du legge inn spesifiserte datoer for når du ønsker at billetten skal være synlig, om du ønsker at billetten skal være med i beregningsgrunnlaget for rabatter, og om tilleggsvalget skal være synlig på billetten ved innsjekk. Trykk deretter på "Opprett" for å legge til tilleggsvalget i din påmelding. 

     



    For å sortere spørsmålene kan man dra hver linje der man øsnker å plassere dem.

     

     

    Koblede tilleggsvalg

    Hvis du ønsker at spørsmålet ditt skal etterfølges av et nytt spørsmål, kan du koble to tilleggsvalg sammen. Opprett først hovedspørsmålet, og deretter oppfølgingsspørsmålet på den måten du ønsker at det skal vises (feks avkrysningsboks eller alternativer). I siste vindu for oppfølgingsspørsmålet kan du koble sammen spørsmålene. Gjør du dette vil oppfølgingsspørsmålet kun dukke opp i påmeldingsskjemaet hvis bestilleren har huket av på hovedspørsmålet først. 

     

     

    Du kan også gjøre koblingen etter at du har laget alle spørsmålene. Da trykker du på tannhjulet ved siden av tilleggsvalget du har opprettet.

     

     

    Legg til spørsmålet du ønsker skal komme først, og da vil det legge seg under hverandre slik: 

     

    I forhåndsvisningen vil oppfølgingsspørsmålet markeres som med symbolet lenke  .

     

     




    Avanserte valg for bestillingen

    Du har tre ulike valg for innhenting av informasjonen: 

    1. Du kan kreve at all informasjon om deltakere skal fylles ut med en gang av bestillingskontakten (den som gjør bestillingen)
    2. Du kan gi bestiller muligheten til å sende en link til de andre deltakerne han/hun gjør en bestilling for, slik at deltakerne selv fyller ut informasjonen sin senere. Dette kaller vi for en uspesifisert bestilling. I ordrerapporten vil du hele tiden kunne ha oversikten over hvem som har fullført sin utfylling av informasjon, og sende påminnelser til dem som ikke har gjort den ferdig. Dette gjør at jobben litt enklere for dem som skal melde på en stor gruppe. Les mer om hvordan uspesifisert påmelding fungerer under neste bilde. 
    3. Du kan la bestiller selv velge mellom disse to alternativene. 

    Du kan også velge om deltakerne selv kan endre sin bestilling eller melde seg av. Sett da gjerne en siste dato for endring av bestillingen. 

     

     

    NB! Tillater du at den som bestiller skal kunne gjøre endringer i bestillingen sin, kan dette medføre endringer av pris på kjøpet. Følg med i "Åpne poster" på økonomisiden for å håndtere eventuelle tilbakebetalinger eller utsendelse av ny faktura og kreditnota. 

     

    Uspesifisert påmelding

    Gir du mulighet for at den som bestiller kan bruke påmeldingsmodusen uspesifisert, kan vedkommende bestille flere billetter samtidig, uten å fylle ut informasjon for alle deltakerne samtidig. Det vil si at de kan bestille 10 billetter og kun legge inn sitt eget navn ved bestilling. Deretter kan de fylle ut navnet via linken i ordrebekreftelsen eller videresende link til de andre deltakerne slik at disse kan fylle ut sin egen informasjon.

     

    Slik er oversikten som bestiller mottar: 

     

     

    Bruk gjerne denne påmeldingstypen dersom det er forventet at store grupper skal melde seg på arrangementet (det kan feks. gjelde store firma eller grupper som er usikker på hvem som skal være med på arrangementet men ønsker å sikre seg gode priser tidlig). 

     

    Kurs

    For å få tilgang til å utføre arrangementet som et kurs og utstede kursbevis i etterkant, må dette aktiveres innledningsvis i steget "Generelt". Dette gir deg et ekstra steg i veilederen når du skal opprette arrangementet, slik at du kan legge inn økter, ekstra kursopplysninger, og i etterkant få tilgang til å kunne sende digitalt kursbevis til alle som har vært på kurset. Arrangøren velger selv hvem av deltakerne som skal få kursbeviset. 

     

    Økter

    Hvis kurset går over flere dager eller økter, kan man sette disse opp under "Kurs"-steget i veilederen. Dette gir deg mulighet å registrere oppmøte ved å gå til "Skanner" knappen ute i dashbordet for arrangementet etter at du har opprettet arrangementet. 

     

     

    Ekstra kursopplysninger

    Dersom det er viktig at bestemte opplysninger som fagkoder e.l. blir synlig i påmeldingsskjemaet, kan man legge disse til under "Ekstra kursopplysninger". Disse vil bli synlige i skjemaet når deltakerne melder seg på. 

     

     

    Registrere oppmøte for kurs 

    Når du skal registrere oppmøte går du til "Skanner" i dashbordet for ditt arrangement. Dette gjør at du kan utstede kursbevis basert på deltakelse, og gir en enkel oversikt over hvem som har deltatt på alle øktene osv.

     

     

    Velg hvilken økt du ønsker å registrere oppmøte for hvis du har lagt til flere økter. 

     

     

    Søk etter deltakerens navn i søkefeltet, eller finn deltakeren i listen. Trykk på feltet slik at det blir grønt. Dette gjør at deltakeren er registrert som ankommet. Registreringen man gjør her kan du i etterkant av kurset brukes til å få oversikt over hvor stor deltakelsen har vært pr deltaker. 

     

     

    Kursbevis

    Dersom man har aktivert kursmodulen i "Innledende oppsett" for arrangementet kan man i etterkant av kurset sende ut kursbevis til deltakerne. Det vil dukke opp en ny fane i menylinjen i dashbordet for arrangementet. 

     

     

    Under denne fanen kan man velge om man ønsker å sende til alle påmeldte, kun til utvalgte i listen, eller sette et krav om prosentvis oppmøte.

     

     

     

     

     

    Kursets deltakere vil legge seg i en liste som viser billettype, grad av deltakelse (hvis økter er lagt inn og oppmøte er registrert), og status for utsendelse av kursbeviset. Man kan sende kursbeviset på nytt eller laste ned om ønskelig. 

     

     

    Utforming

    I forhåndsvisningen vil man kunne se kursbevisets utforming. Denne henter informasjon fra oppsettet og navn på deltaker fra påmeldingen. Kursbeviset sendes i PDF format til deltakerens e-post.

    • Deltakerens navn 
    • Kursets navn
    • Dato for gjennomføring
    • Utstedelsesdato og arrangørnavn
    • Arrangørens logo (hentes fra kundekortet hvis lagt inn). Hvis det ikke legges inn bilde, legges arrangørnavn nederst på siden. 

     

    NB! Vi arbeider med å gi muligheten for at arrangør selv skal kunne utforme kursbeviset designmessig i større grad. Dette håper vi er på plass i løpet av høsten 2022. 

     

    Betaling

    Her velger du hvordan deltakerne skal betale for sin billett/påmelding. Det er automatisk lagt inn betaling på kort, vipps og faktura/EHF. Hvis ditt billettsalg kun gjelder privatpersoner er det naturlig å deaktivere "Tillat betaling fra bedrifter". 

    Velg dato for utsendelse av faktura og antall dager for forfallsfrist hvis du har aktivert faktura som betalingsmåte. Velger du samme dato som billettsalget åpner vil alle fakturaer bli sendt ut fortløpende.

     

    NB! Hvis du har mange tilleggsvalg og/eller billettyper kan det være nyttig å vente et par dager med utsendelse av faktura. Benytt "Hold igjen utsending av faktura til" -rubrikken. Da vil bestiller ha noe tid til å ringe å gjøre endringer før faktura blir sendt ut av systemet. 

     

     

    Under "Billettavgift og utbetaling"  kan du legge til en billettavgift (som legges på toppen av billettprisen), og sette en dato for første pengeoverføring knyttet til gjeldende arrangement, hvis du ikke vil at det skal følge den vanlige utbetalingssyklusen. 

    Hvis du ønsker å få utbetalt pengene fra arrangementet samlet etter arrangementsdatoen kan du legge inn dato for dette, slik at alt kommer på samme billag. Hvis du ikke velger dato for første pengeoverføring, utbetales det én gang pr måned. 

     

    Vilkår

    Utform egne vilkår for bestillingen her. Dette gjelder for eksempel hvis du vil sette en dato for når deltaker fritt kan kansellere sin bestilling med full refusjon, eller om du har et regelverk for ditt arrangement. Du kan her også gi informasjon om hva som skjer hvis arrangementet blir avlyst. 

     

     

    Når bestiller huker av boksen for "Jeg har lest og akseptert arrangørens vilkår og Checkins kjøpsvilkår" vil vilkårene gjelde som juridisk bindende. 

     

    Avbestillingsgebyr

    Hvis du melder av deltakere, vil du få opp muligheten til å refundere hele beløpet eller deler av beløpet, alt etter hvilke vilkår du har satt for kjøpet. Det er som standart satt opp et avbestillingsgebyr på kr 100,-, men dette kan endres. Om dere ønsker at et avbestillingsgebyr skal dekke bruk av Checkin, er det viktig å vite at Checkin tar et gebyr på kr 10,- eks mva pr tilbakebetaling i tillegg til det ordinære transaksjonsgebyret. 

     

    Bekreftelse

    Her kan du kan legge inn en egen melding som bestilleren ser når de har fullført en bestilling, i tillegg til oppsettet som er satt opp av Checkin. Se forhåndsvisning på høyre side for å se hvordan det vil bli seende ut. 

    1. Skriv en bekreftelse i skjema som dukker opp så fort bestillingen er fullført, eller velg om billettkjøpere skal bli videresendt til en egen nettside.



    2. Egendefinert tekst i ordrebekreftelsen som blir sendt pr e-post. Legg inn informasjon som arrangør ønsker å komme med i ordrebekreftelsen. 



    3. Ordrebekreftelse til deg selv (arrangør) hver gang en ny bestilling gjøres av en deltaker. 

    Billettutsending

    Hvis du ønsker at alle deltakere skal motta en billett for adgangskontroll eller registrering, kan du aktivere dette. Her kan du velge mellom å sende dette på e-post eller på SMS. Det kan være lurt å aktivere for utsending i nær tid til arrangementet slik at deltakerne har den høyt opp i innboksen, samtidig som man gir dem en påminner like før arrangementsdagen. 

    Ønsker du at systemet henter inn navn eller arrangementsnavn fra ordren, kan du bruke "sett inn" funksjonen og legge inn dette. Det vil vises markert i sort. 

     

     

    Merk: Teleoperatøren tar 90 øre pr SMS. Mange velger derfor å sende billettene pr e-post. Deltakere kan enkelt hente frem sin mobilbillett fra e-posten, men hvis du øsnker å gi dem en ekstra god brukeropplevelse kan du sende en sms med billetten dagen før arrangementet. 

    Publisering 

    Når du skal publisere ditt arrangment har du flere alternativer å gjøre dette på. 

    Velg mellom å: 

    1. Publisere en link til arrangementet på egen nettside eller sende linken på e-post
    2. Integrere påmeldingsskjema på din egen nettside

     

    Publisere en link til påmeldingsskjemaet

    Hvis du vil publisere arrangementet på din egen side med en link, kan du hente url-koden (nettadressen) fra "Se forhåndsvisning" underveis i veiviseren, eller trykke på "Se påmeldingen" ute i oversikten over ditt arrangement. Ved å gjøre dette bruker man en landingsside i Checkin som billettkjøperne blir sendt til ved hjelp av linken. 

     

    1. Legg inn et bilde og en arrangementsbeskrivelse.



    2. Huk av for "Landingsside på Checkin.no".

      Huk av boksene hvis du ønsker at det skal være mulig å søke frem arrangementet på google eller hvis du vil at arrangementet skal være synlig på Checkin.no. 
         



    3. Kopier linken inn på din nettside, enten som den er eller legg den under en hyperkobling (med en knapp eller en tekst). Dette kan du også enkelt gjøre hvis du vil dele linken i en e-post. 

     

    Integrere påmeldingsskjema i egen nettside

    Hvis du vil integrere skjemaet i din egen nettside kan du skru på funksjonen "Bygg inn med HTML". En innbyggingskode vil dukke opp i feltet nedenfor. Denne er unik for det gjeldende arrangementet og er bevegelig med de endringer som skulle bli gjort i etterkant av at skjemaet er bygget inn. 

     

     

    Husk å trykke "Lagre og publiser" når du er klar for å publisere ditt arrangment.

     

     

    Tips! Har du mange arrangementer og vil ha disse samlet på nettsiden din kan du bruke kalenderfunksjonen vår. Les egen hjelpeartikkel her.

     


    VERKTØY

     

    Venteliste 

    Hvis du ønsker å bruke venteliste vil du finne innstillinger for dette nederst til venstre i oppsettet under overskriften "Verktøy". Husk å aktivere innstillingen på alle billettene du øsnker at dette skal gjelde for. 

    NB! Når noen blir tatt av venteliste og gitt plass på en billettype eller tilleggsvalg som koster noe, vil de få en faktura på beløpet. Det er ikke mulig å trekke kort/vipps automatisk når de blir tildelt plassen, kun faktura. 

     

    I innstillingene kan du blant annet:

    • Aktivere at systemet automatisk skal gi plasser til neste person på listen hvis det blir ledig plass (feks. hvis en deltaker er meldt av, eller du åpner opp for flere plasser)
    • Holde igjen hele faktura inntil deltakeren har blir tilgitt en plass
    • Tvinge alle deltakere direkte på venteliste (hvis du ønsker å gjøre prioriteringen for hvem som skal kunne delta selv)

    Videre kan du sende ulike beskjeder, i bestillingsvinduet, i egen mail etter bestillingen er gjort, eller når en plass blir ledig. 

    Husk å trykke på "Lagre og publiser" for å aktivere endringene.

     

     

    Merk: Hver SMS som blir sendt ut av systemet koster 90 øre. 

     

    Rabatter

    Innstillinger for rabatter finner du også under "Verktøy". Her finner du flere mulige måter å sette opp en rabatt. Underveis i billettsalget kan du følge med på hvilke rabatter som tar i bruk på dashbordet for arrangementet. 

     

    Hvordan sette opp en rabatt

    Gå inn på oppsettet for arrangementet. Nederst i menylinjen til venstre finner du "Rabatter". Trykk på "legg til rabatt" for å opprette en rabatt. 

    Vi skiller mellom følgende: 

    • Hva som skal trigge rabatten: Rabattkode, sum eller antall billetter
    • Hvilken type rabatt som skal gis: Prosentandel av prisen, et spesifikt beløp, eller en makspris
    • Gi rabatten til: totalsum, per billett, hver "x" billett, hver første "x" billetter eller fra billett "x"

     

     

    Husk å huke av for "Rabatten gjelder bare på billettypen, ikke tilleggsvalg", hvis du ønsker at tilleggsvalgene ikke skal bli berørt av rabattene. Legg til hvilke billetter som skal påvirkes av billetten og et datospenn for gyldighet hvis du kun vil at rabatten skal være virksom i en tidsbegrenset periode. Du kan også legge til bruksbegrensning for hvor mange ganger rabatten skal kunne brukes totalt. 

     

    Oversikten over alle rabattene som er opprettet finner du under "Oppsett" og  "Verktøy". Her kan du enkelt fjerne eller endre rabattene. Følg med i dashbordet for arrangementet for å se hvilke rabatter som har vært i bruk, og hvor mye penger som er gitt i rabatt.