Når vi nevner "innsjekk", refererer vi selvsagt til prosessen der deltakerne registrerer seg på selve arrangementsdagen. Men siden dette skjer så raskt og enkelt med vårt påmeldingssystem, ville det egentlig bare tatt noen få linjer å forklare det i denne artikkelen. Uansett, la oss nå inkludere hva som skjer fra det øyeblikket deltakerne melder seg på arrangementet og frem til de er trygt inne. Og det beste av alt, det kan skje helt stressfritt - både for deg som arrangør og for deltakeren.
Lett som en plett å melde seg på
Det hele starter med et digitalt påmeldingsskjema, som utformes etter behov. Her kan man benytte Checkins landingside eller integrere skjemaet i egen nettside. I de fleste tilfeller foretrekkes det å ha skjemaet på en egen nettside, på forsiden eller et annet valgfritt sted i menystrukturen. Da får du skjemaet i samme visuelle uttrykk som resten av nettsidene eller arrangementet, og de som skal melde seg på får en fin og sømløs påmeldingsopplevelse, hele tiden på dine nettsider.
Les også «Hva er et påmeldingssystem?»
Påmeldingsskjemaet kan være enkelt eller litt mer avansert, avhengig av faktorer som størrelsen på arrangementet, om det skal være gratis eller koste penger, om du skal la deltakerne få mange ulike tilleggsvalg og så videre. Det meste kan ordnes. Du kan til og med legge til en ventelistefunksjon i påmeldingsskjemaet, for de arrangementene hvor du har begrenset antall plasser eller bare ønsker å kunne vurdere om de interesserte faktisk skal få lov til å melde seg på eller ikke.
Les også om en av våre fornøyde kunder, Norsk Fotballtrenerforening, som ikke lenger gruer seg til innsjekk.
Et helt enkelt påmeldingsskjema, med krav om at deltakerne skal fylle ut informasjonen sin før du bekrefter bestillingen, kan foregå på denne måten:
(Tips: Du kan også velge å tillate at bestiller, for eksempel en leder, kjøper et visst antall billetter, og så fyller de respektive ansatte ut kontaktinformasjonen sin senere)
- > Deltakeren taster inn hvor mange billetter de ønsker, og trykker «Gå videre».
Påmeldingskjemaet kan se ut slik som dette.
- Deltakeren legger inn informasjon som navn, e-post, mobiltelefonnummer. Hvis deltakeren har vært på noen av arrangementene dine før, så husker Checkin deltakeren og fyller ut feltene automatisk.
Trykker «Fortsett»
- Nå har Checkin tatt med seg deltakerinformasjonen fra den forrige siden og ber deltakeren velge hvordan de ønsker å betale, enten som privat eller som bedrift. Hvis deltakeren velger bedrift må man legge inn enten bedriftsnavn eller organisasjonsnummer (Checkin gjør oppslag mot Brønnøysundregisteret). Mange av Checkins kunder arrangerer konferanser for næringslivet, og da er dette en veldig fin måte å løse påmeldingen på.
Trykker «Fortsett»
- I neste steg kan du som arrangør legge inn mulighet for deltaker til å velge ulike tillegg til bestillingen eller hente inn informasjon, for eksempel seminarvalg, hotellovernatting, allergi-informasjon eller andre spesialbehov. Du kan også selge ekstra elementer, f.eks kursmateriell eller måltider. Hvis du arrangerer en næringslivskonferanse og vil ha deltakernes firma og stillingstittel på navnelappen, kan du enkelt hente inn denne informasjonen her.
Slik kan påmeldingskjemaet se ut.
Trykker «Neste – bekreftelse»
- Her får deltakeren en oppsummering av det man har bestilt. Hvis det er et arrangement som koster noe, får deltakeren ulike betalingsvalg. Du som arrangør velger selv hvilke måter du vil ta betalt, kort Vipps eller med faktura (EHF eller e-post). Disse betalingsmåtene er innstillinger som enkelt kan justeres på billettype eller kundetype. Det mest vanlige for privatpersoner er kun kort og Vipps, mens det for bedrifter ofte tillates alle betalingsmåtene. Midlene betales inn i Checkin systemet, og utbetales deretter månedlig til valgt utbetalingskonto, med et pent bilag som føres i regnskapet.
Trykker «Neste – bekreftelse»
- Når bestillingen er gjennomført, får deltakeren nå opp et popup-vindu med «Takk for påmeldingen» og beskjed om at man vil motta en egen ordrebekreftelse på e-post. Her vil de få oppgitt sitt bestillingsnummer, og en oppsummering av kjøpet.
Slik vil takkemeldingen se ut.
- Standard oppsett i Checkin er at deltakeren deretter blir sendt tilbake til landingssiden for påmeldingen etter at bestillingen er gjennomført. Alternativt kan du sende deltakeren til en annen side, for eksempel til arrangementets program eller til annen relevant informasjon du ønsker at deltakeren skal få.
- Etter at påmeldingen er gjennomført, vil man motta en bekreftelse på bestillingen via e-post. I denne e-posten vil den som har bestilt finne en lenke til selve bestillingen, i tillegg til kort informasjon om når og hvor arrangementet skal finne sted. Du har også muligheten til å velge om du ønsker å sende billettene med en gang eller på et senere tidspunkt.
Les gjerne også denne detaljerte artikkelen om innsjekk!
Mens vi venter på arrangementet
For å ha mest mulig kontroll på arrangementet ditt og antall påmeldte er det mest hensiktsmessig at deltakerne ikke kan gjøre endringer på eller avbestille billetten sin selv. Men det er mulig å tillate dette for enkelte deltakere i en tidsbegrenset periode om du som arrangør ønsker det. Dette kan være en fin måte å gi enkelte bedrifter eller deltakere et ekstra privilegium.
Les også “10 tips til å skape et godt førsteinntrykk for ditt event”
I tiden frem mot arrangementet kan du gjerne sende ut enkle e-poster eller tekstmeldinger fra din arrangørkonto til de som har meldt seg på. Dette kan for eksempel være en vennlig påminnelse om arrangementet hvor du legger ved billettene eller formidler viktig informasjon.
I slike e-poster kan du også inkludere ulike flettefelt, det vil si personlig informasjon til hver enkelt deltaker. For eksempel link til billetten deres, info om deres tilleggsvalg på arrangementet, eller om du har noen ekstra tilleggsvalg som du ønsker at de skal se på.
Slik kan billetten se ut for deltakeren.
Et tips fra oss er å sende ut billettene på SMS, for eksempel dagen før eller noen timer før de ankommer. Dette gjør det superenkelt for deltakeren å finne frem billetten når de kommer i døra. Til konserter, konferanser og teaterforestillinger med mange deltakere er dette ganske vanlig, blant annet for å sikre at billettene kommer frem og er godt tilgjengelig for deltakeren når arrangementet finner sted.
Les også «11 tips til hvordan skape en konferanse som deltakerne kommer til å elske!»
Endelig er dagen kommet!
Billettene som deltakerne har mottatt på e-post (og eventuelt tekstmelding) inkluderer en QR-kode, navn på billett og deltakerens navn. Det er denne deltakerne må vise ved ankomst til arrangementet, og som kan scannes hvis du vil ha statistikk for hvor mange som har ankommet eller skal skrive ut navnelapper.
På selve arrangementet er det alltid hyggelig å ha representanter fra arrangøren som ønsker deltakerne velkommen med et stort smil. Og vet du hva? Checkin tilbyr til og med utleie av innsjekkspersonell som kan ta seg av alt det praktiske. Vi har også utstyr tilgjengelig, som skannere og printere til navnelapper. Så du kan være sikker på at innsjekksprosessen går helt smertefritt!
Om du gjør innsjekken selv, eller leier inn personell, er det i hovedsak tre alternative måter å gjennomføre innsjekken:
- Deltakerne viser billetten i døren og får gå inn
- Arrangøren skanner QR-koden til deltakerne slik at de blir registrert som ankommet i systemet
- Arrangøren skanner QR-koden til deltakerne og skriver ut navnelapp som deltakerne kan klistre på et navneskilt eller henge rett på klærne
Fordelen med å skanne QR-kodene er at da får du i Checkin full oversikt i sanntid over hvem som har kommet. Dette er veldig praktisk hvis du for eksempel ønsker å sende melding til deltakerne under selve arrangementet. Da kan kun de som faktisk har kommet få meldingen.
Alle disse tre alternativene gir minimalt med kø ved innsjekken, noe deltakerne setter stor pris på. Dette er en av de store fordelene ved å bruke et påmeldingssystem som Checkin.
Les også «Våre 5 tips når du skal velge et påmeldingssystem»
Kontakt oss hvis du er interessert i et påmeldingssystem for dine arrangementer!
