Slik overbeviser du sjefen om at Checkin er verdt pengene

Vi har hørt deg. Du er en av de mange som har falt pladask for Checkin, fordi påmeldingssystemet passer som hånd i hanske med hvordan du jobber – eller ønsker å jobbe – med events.

Men nå må du overbevise sjefen.

We’ve got your back!

Her er ammunisjonen du trenger for å håndtere enhver skruball.

NB: Gjør dette først!

Du kjenner hverdagen din best, og du ser helt klart og tydelig hvordan Checkin kan hjelpe deg i jobben din. Det du nå må gjøre er å løfte blikket og se det fra sjefens side – fra et helikopterperspektiv. Det er minst tre ting du bør gjøre før du snakker med sjefen:

• Forstå virksomhetens behov: Hvilket behov dekker Checkin hos dere (tenk utover din egen stilling og avdeling), hvilke problemer vil det løse, og hvordan vil det forbedre arbeidsprosesser, effektivitet eller lønnsomhet?
• Orienter deg om alternativene: Ut fra deres behov, hvilke andre systemer finnes på markedet. Ha det klart for deg hvorfor du mener at Checkin er det beste valget.
• Forbered en klar og overbevisende presentasjon: Presenter informasjonen på en strukturert og lett forståelig måte (se neste avsnitt).

Forbered en presentasjon

Du kjenner sjefen din best, og du vet hvor mye du må trøkke til. Når du lager presentasjonen, kan du bygge opp argumentasjonen din slik. Dette kan være en PowerPoint, et notat eller en kort mail. Men i hovedsak bør du innom disse punktene:

1. Våre behov og utfordringer: Beskriv dagens situasjon hos dere, både i lys av din jobb, avdelingen din, og (hvis relevant) utenfor avdelingen.
2. Systemoversikt: Kort beskrivelse av Checkin og de viktigste funksjonene og fordelene. Se her (og de fem punktene under).
3. Alternativ sammenligning: Hvorfor er Checkin det beste valget for bedriften sammenlignet med andre alternativer på markedet? Les om hva som er unikt med løsningen her.
4. Suksesshistorier og casestudier: Vis eksempler på andre bedrifter som har oppnådd gode resultater med Checkin og hvordan dere kan overføre disse lærdommene til deres bedrift. Se eksempler her.
5. Kostnadsanalyse og ROI: Gi en oversikt over kostnadene ved systemet (dette er enkelt, se punktet om økonomi under) og forventet avkastning (hva dere sparer eller tjener).
6. Sikkerhet og support: Hvordan håndterer systemet datasikkerhet og GDPR, og hvilken opplæring og support får man?
7. Konklusjon og neste skritt: Oppsummer hovedpoengene og fordelene med systemet og foreslå neste skritt i beslutningsprosessen. Det kan være å gjøre en pilot der dere tester systemet på et event.

Nå vil jeg ta for meg fem viktige fordeler som ledere vil verdsette med Checkin, ref. punkt 2. Jeg har satt det opp som “talking points” du kan ta rett inn i presentasjonen din.

1. Datasikkerhet og GDPR

Bare ved å nevne det beryktede akronymet GDPR kan man målbinde omtrent hvem som helst. Men frykt ikke. Dette har vi koll på

Mulige spørsmål fra sjefen:

– Checkin høres bra ut, men hva med GDPR?

– Vil vi kunne få trøbbel med EU-kommisjonen om vi bruker dette systemet framover?

– Er datasikkerheten ivaretatt? Kan systemet bli hacket?

Ditt svar: Checkin er et norsk system som må forholde seg til EUs personvernforordning. GDPR er bygd inn i Checkin, med samtykke-løsninger for databehandling og kommunikasjon i alle skjemaer.

Alle data lagres på trygge servere i Europa, og deltakerne har muligheten til å få slettet datahistorikk. Med Checkin vil vi være trygge om vi skulle få Datatilsynet på besøk.

2. Effektivisering av hverdagen

Som prosjektleder ivrer du kanskje etter å fortelle om de ulike automatiske prosessene du kan aktivere, som tidsinnstilte billettutsendelser og e-poster, alt det Checkin ordner for deg. Men ta en tur i helikopteret, og si det slik:

Ditt svar: Ved å ta i bruk Checkin vil jeg bli mer effektiv i hverdagen. Jeg vil kunne frigjøre mye tid, som jeg bruker på administrativ håndtering i dag, og i stedet bruke den til å skape et uforglemmelig arrangement for vårt publikum.

3. Økonomi og regnskap

Er det en ting Checkin er god på, så er det regnskap og økonomi. Det er ikke uten grunn vi kaller oss regnskapets bestevenn. Bruker dere et regnskapsbyrå, er det penger å spare her. Har dere egen regnskapsfører, kan denne få litt lavere skuldre og tid til å gjøre annet arbeid.

Ditt svar: I dag irriterer vi oss over alt etterarbeidet vi må gjøre på et arrangement for å få regnskapet til å gå opp. Med Checkin slipper vi det, og kan heller bruke tiden til å for eksempel evaluere arrangementet, så vi kan gjøre det enda bedre neste gang.

4. Profesjonalitet og branding

Ledere er opptatt av virksomhetens renommé og image i markedet, og her kan du score noen poeng.

Ditt svar: Med Checkin får vi tilgang til funksjoner som forbedrer kundeopplevelsen ved å melde seg på og delta på et event hos oss, og som ivaretar deltakeren gjennom hele kundereisen. Dette bidrar til å styrke merkevaren vår og bidrar til mer positivt word of mouth. Det sparer oss også for mye tid til grovarbeid, som vi heller kan bruke på kreativt arbeid, så vi kan gjøre arrangementene våre enda bedre.

PS: Checkin har sømløse løsninger for skjemaer dere kan bruke på nettsiden deres, løsninger for innsjekk på arrangement, utskrift av billetter og kommunikasjon på e-post og SMS før, under og etter arrangementet. Tenk også på om det er andre avdelinger enn din egen som kan ha nytte av Checkin.

5. Lav risiko

Når du helt til slutt skal be om et “ja” fra sjefen, er pris og bindingstid alltid tema. (På denne siden kan du regne ut kostnaden ved å legge inn antall deltakere og billettpris.)

Ditt svar: Det å si ja til Checkin, er som å si ja til å prøve Checkin. Det er ingen bindingstid eller faste kostnader, så risikoen er lav. 

Checkin's filosofi er at vi skal ha kunder som liker å bruke oss, og som ikke føler seg tvunget til det.

Det er det vel vanskelig å si nei til.

Vi ønsker deg lykke til!