“Det kostet fort mye mer enn det smakte!” sa Knut Wicklund Hansen, rådgiver i et av Norges største eventbyråer da vi spurte han hvorfor de byttet fra en egenutviklet arrangementsløsning til Checkin påmeldingssystem.
Når man bruker et egenutviklet arrangementssystem med excel-filer og Google forms, havner du fort i en situasjon hvor du bruker mye tid på manuelt arbeid - og du kan oppleve at det fort blir mye rot og styr når folk vil gjennomføre endringer eller vil melde seg av.
Heldigvis så finnes det en løsning som tilbyr en enkel og lavterskel måte å gjennomføre et arrangement på:
Nemlig å bruke et påmeldingssystem.
Hva er et påmeldingssystem?
Et påmeldingssystem er et system som gir deg muligheten til å selge billetter og kommunisere med deltakere via e-post og SMS. Deltakerene kan melde seg på og kjøpe billetter for arrangementet ditt ved å fylle ut et påmeldingsskjema. Et påmeldingssystem samler inn all informasjon du trenger fra deltakerne for å kunne kommunisere med dem, fakturere og for å sende ut billettene.
Et påmeldingssystem er et verktøy som forenkler jobben din når du skal holde et arrangement ved å automatisere arbeidsoppgaver, holde kontroll på økonomien og føre regnskap i etterkant av ditt arrangement.
Noen bruker Excel
Noen velger å bruke Excel når de planlegger og gjennomfører sitt første arrangement. Vi tror at årsaken ofte er at Excel er kjent for å være nyttig for å lage budsjetter og analysere data. Dersom en bruker Excel for å holde kontroll på arrangementet sitt, utsetter man seg for mye manuelt arbeid.
Les også: Hvorfor et påmeldingssystem er bedre en Excel.
De som jobber kun med arrangementer hele året, som Macsimum og Oslo Business Forum, kan fortelle deg at de tidligere brukte mye tid på å håndtere og endre bestillinger før de begynte å ta i bruk et påmeldingssystem.
Når du bruker et påmeldingssystem blir det mye enklere å endre bestillinger, sende ut ny eller en tilleggsfaktura, og sende ut riktige billetter til deltakerne.
Du som arrangør kan også gi deltakere selv mulighet til å endre sine bestillinger, slik at du ikke trenger å bruke tid på å gjøre dette selv. En deltaker kan da gå inn og endre for eksempel allergener eller avbestille billetten sin helt selv.
Derfor sparer du mye tid som du nå kan bruke på andre ting, som å markedsføre arrangementet eller fokusere på å lage godt innhold.
Og dette er ikke den eneste fordelen.
9 fordeler med et påmeldingssystem
Det er mange fordeler med å bruke et påmeldingssystem.
Et moderne påmeldingssystem gir deg alle funksjonene du trenger for å planlegge, organisere, administrere og gjennomføre arrangementer på en profesjonell måte.
Vi har oppsummert de 9 viktigste fordelene:
1. Samle inn viktig informasjon
Et påmeldingsskjema er en effektivt måte å samle inn informasjon over deltakerne dine. Dette er data du kan bruke for å markedsføre fremtidige arrangementer.
Et påmeldingsskjema gir deg mulighet til å samle inn kontaktinformasjon, men også deltakernes preferanser og interesser. Dette vil hjelpe deg med å sende riktig informasjon til riktig person.
2. Det er enkelt å håndtere endringer
Et påmeldingssystem gjør det mye enklere å håndtere og endre bestillinger. Dette er spesielt viktig hvis du tilbyr flere elementer som overnatting og mat.
Når billettprisene er høye er det viktig at kundene dine betaler for det de ønsker å bestille.
Et påmeldingssystem sørger for at du har full oversikt over hva deltakerne har bestilt, gjør det enkelt å endre bestillingen, og det er lett å holde oversikt over de endringer som har blitt gjort av deg, kollegaene dine, eller deltakerne selv.
3. Forenkle kommunikasjonen med deltakerne
Med et påmeldingssystem blir det enklere å kommunisere med deres deltakere før, under og etter arrangementet. Du kan kommunisere med alle deltakere og det er lett å holde oversikt over hvilken informasjon du har sendt til hvilke deltaker.
4. Gjør det enkelt for kundene å betale
Ved å feks. ta i bruk Checkin som påmeldingssystem, gjør du det enkelt for dine kunder å betale med Vipps, kort eller EHF faktura. Kunden kan selv velge hvilken betalingsløsning de ønsker å bruke uten at du må inngå egne avtaler får å kunne tilby betaling med Vipps, kort eller EHF faktura.
5. Markedskommunikasjon og branding – og hvorfor det er viktig
Din markedskommunikasjon og branding hjelper deg å formidle ditt budskap. Ved hjelp av et påmeldingssystem kan du gjennomføre din grafiske profil i alt. Fra invitasjon på sosiale media og e-poster, ditt innebygde påmeldingsskjema, nettsiden, og alle andre elementer du deler med kundene dine.
Ved å bruke deres branding hele veien vil du virke mer profesjonell, og det blir lettere for folk å gjenkjenne din merkevare.
6. Gjør det enkelt å tilby ulike billettyper
Med et påmeldingssystem er det enkelt å sette opp ulike billettyper med ulike priser. Noen systemer gir deg også mulighet til å lage pakkepriser (hvor systemet tar hensyn til ulik moms). Du kan feks. sette opp standard, VIP, og Early Bird billetter.
Les mer om hvordan og hvorfor Early bird billetter funker.
7. Forenkle regnskapsføringen
Påmeldingssystemer som samler inn alle pengene for deg og betaler de ut ukentlig eller månedlig, gir deg også gode bilags- og momsspesifiserte regnskapsrapporter som gjør det lett å føre regnskapet for ditt arrangement. Du kan spare deg for mye tid og penger ved å automatisere faktureringen.
8. Innsjekk og oppmøte
Når ditt arrangement er i gang, vil du ha full oversikt over de som faktisk er med på ditt arrangement. Ikke bare på grunn av brannvernforskrifter, men det kan også være en fordel å ha oversikt over de som ikke deltok.
Du kan for eksempel sende de som ikke deltok opptak av ditt arrangement eller sende dem et gebyr for å ikke møte opp.
9. Gode og fleksible rapporter
Uten et påmeldingssystem kan det være vanskelig å få en god oversikt over hvem som kommer, hvem som skal spise og hvem som skal overnatte.
Med et påmeldingssystem har du muligheten til å bruke standard rapporter som gir deg den informasjonen du trenger med kun et tastetrykk.
På denne måten bruker du mindre tid på å endre bestillinger, og kan bruke mer tid for å gi kundene dine en fantastisk kundeopplevelse.
Det finnes mange påmeldingssystemer på markedet, så vi kan tenke oss at det er vanskelig å bestemme seg for den løsningen som er riktig for deres arrangementer. Derfor har vi skrevet en artikkel som fremhever 5 ting du burde tenke på når du vurderer bruke å et påmeldingssystem.
Hva koster et påmeldingssystem?
Du lurer kanskje på hva et påmeldingssystem egentlig koster.
Mange ulike leverandører av påmeldingssystem bruker ulike prismodeller. Dette kan være alt fra en pris per måned til hvor mange deltakere eller billetter du selger til dine arrangement.
Hvordan velger man det mest passende påmeldingssystemet?
Valg av det mest passende påmeldingssystemet for et spesifikt arrangement avhenger av flere faktorer, inkludert arrangementets omfang, antall deltakere, ønsket funksjonalitet, og tilgjengelig budsjett.
Det er viktig å vurdere hvilke behov og krav arrangementet har, for eksempel om det kreves integrasjon med andre verktøy eller tilpasningsmuligheter for ulike billettkategorier.
Å gjøre grundig research på ulike påmeldingssystemer, lese anmeldelser, og be om anbefalinger fra andre arrangører kan hjelpe med å finne det beste alternativet som passer både behovene og budsjettet til arrangementet.
Kort oppsummert
Det finnes mange fordeler ved å bruke et påmeldingssystem. Det gjør det enklere for deltakerne dine. Det gjør det enklere for deg som arrangør. Og det gjør det enklere for de som må føre regnskap for arrangementet ditt.
Alt i alt kan du spare mye tid og penger ved å bruke et påmeldingssystem.
Da vi spurt Knut Wicklund-Hansen fra Macsimum hva han ville ha gjort annerledes hvis han hadde muligheten å gå tilbake i tid.
“Da ville vi nok ha sluttet å bruke egenutviklede løsninger og byttet til Checkin mye tidligere!” sa han.
Les også: Hva er unikt med Checkin?.
