Våre 5 tips når du skal velge et påmeldingssystem

Det er spennende å organisere ditt eget frokostseminar, konferanse eller kurs. Men uten de riktige verktøyene kan det være tungvint å gjennomføre. Hvis du ønsker å forenkle jobben din, så kan et påmeldingssystem være løsningen din. Vi har samlet de 5 viktigste tingene du burde tenke på når du er på utkikk etter et påmeldingssystem.

Hvis du og din bedrift holder eller har planer å holde ditt egen arrangement, da er det viktig med et solid verktøy for påmelding, innsjekk, regnskap som gir deg full oversikt over alle deltakerne.

Et påmeldingssystem er et verktøy som forenkler jobben din når du skal holde et arrangement ved å automatisere arbeidsoppgaver, holde kontroll på økonomien og føre regnskap i etterkant av ditt arrangement.

Hva er et påmeldingssystem?

Et påmeldingssystem er et system som gir deg mulighet å selge billetter og kommunisere med deltakere via e-post og SMS. Deltakerne kan melde seg på og kjøpe billetter for arrangementet ditt ved å fylle ut et påmeldingssystem. Et påmeldingssystem samler inn all informasjon av deltakere du trenger for å kunne kommunisere med dem, å kunne fakturere dem, og for å sende ut billettene.

Les også: 9 fordeler av et påmeldingssystem.

Så hva burde du tenke på når du ønsker å bruke et påmeldingssystem?

De 5 viktigste tingene du burde tenke på

Det finnes mange gode påmeldingsløssystem på markedet. Vi har samlet sammen våre tips til hva du bør tenke på når du skal velge riktig løsning som passer best for deg og dine arrangementer.

1. Spør folk du stoler på for å få en god oversikt over behovene dine.

Det hørtes ut som en selvfølge, men mange glemmer ofte dette. Våre venner i MFO gjorde et smart valg ved å ta kontakt med andre aktører i samme bransje som hadde samme behov som dem. Når man deler erfaringer med andre aktører, får man bekreftet det du allerede tror at du trengte, men i tillegg avdekker behov du kanskje ikke hadde tenkt på.

Det å ta kontakt med andre aktører i samme bransje er gull verdt, og kommer til å hjelpe deg med å finne den riktige løsningen som passer deres behov raskere.

Spill videoen for å se hvorfor Oslo Business Forum anbefaler Checkin.

 

2. Lag en oversikt over hvilke verktøy som må snakke sammen.

For å kunne skape en smidig kundereise, er det viktig at alle systemer snakker sammen og automatisk deler informasjon.

Hver gang du slipper å manuelt taste inn informasjon to (eller flere) ganger, sparer du masse tid, og samtidig sikrer du deg høy datakvalitet som på lang sikt vil lønne seg. Med kun et tastetrykk og i sekundet du publiserer arrangementet ditt, skal påmeldingsskjema kunne legges ut på nettsiden din eller at billettene sendes automatisk ut til deltakerne på et gitt klokkeslett.

Alt bør være automatisk og alt skal funke, slik at du kan fokusere på å skape et arrangement som folk husker.Lag en oversikt over hvilke verktøy som bør snakke sammen, og finn en påmeldingssystem som tilbyr integrasjon og automatisering.

Sjekk hvilke systemer du ønsker å koble opp med ditt påmeldingssystem

3. Tilby den betalingsløsningen målgruppen din digger mest å bruke.

Det skal være lekende lett for folk å melde seg på arrangementet ditt, og deretter kunne betale med den betalingsløsningen de foretrekker å bruke. Enten om det er med kort, Vipps eller faktura sendt direkte til deltakeren eller til bedriften de jobber i. Så sjekk hvilke betalingsmåter dine kunder liker å betale med, og finn et system som tilbyr disse.

Gi kundene muligheten å betale med EHF faktura

4. Prioriter fleksibilitet.

Hvert kurs, frokostseminar og konferanse er unik. Derfor er det viktig at påmeldingssystemet du velger kan tilpasse behovene til de ulike arrangementene dere har. Tenk over behovet for å kunne lage ulike billettyper med ulike priser og rabatter.

Om du for eksempel skal tilby en egen billettype som har overnatting og middag. Eller om du tilbyr sponsorpakker, trenger du kanskje et messekart der utstillerne selv kan velge hvilken plassering de ønsker. Derfor anbefaler vi å finne et system som kan tilpasses etter deres behov og deres ulike arrangementer.

5. Sist, men ikke minst: Velg et system som gir deg kontroll på eventøkonomien.

I Checkin drar vi ofte opp eksempelet med å organisere en fest. Det er gøy å planlegge, invitere og holde festen, men ingen gleder seg til oppryddingen dagen derpå. Det samme gjelder for seminarer, kurs og konferanser.

Mange glemmer å tenke på hvordan det finansielle skal ordnes. Og det skjer fort at man ender med nesa opp i Excel-lister, mye manuelt arbeid med utsendelse av faktura og lite fornøyde regnskapsfolk. Automatisert regnskap bør være en del av systemet slik at alt rundt eventøkonomien skjer automatisk i bakgrunnen.

Hvor starter man?

Vi anbefaler deg å snakke med folk du stoler på og spur de hvilket påmeldingssystem de bruker. Og ikke minst hvorfor de er fornøyd.

Når du vet hva du skal lette etter, sjekk om det er mulig å integrerer de systemer du allerede bruker. Du kan spare masse tid hvis du kan integrer systemet du bruker for regnskap og for å markedsføre arrangementet ditt.

Når du følger våre tips finner du et system som passer deg, din bedrift og dine arrangementer.

Hvordan vurderer man ROI i et påmeldingssystem?

Vurderingen av ROI (Return on Investment) i et påmeldingssystem sammenlignet med arrangementets behov avhenger av flere faktorer. Det er viktig å se på kostnadene ved å implementere og bruke påmeldingssystemet opp mot forventede fordeler som økt effektivitet, bedre deltakeropplevelse, og mer nøyaktig datainnsamling.

ROI kan måles ved å sammenligne kostnader og fordeler over tid, for eksempel ved å se på besparelser i tid og ressurser i forhold til manuell administrasjon av arrangementet. Det er også viktig å vurdere om påmeldingssystemet tilbyr funksjoner som er nødvendige for arrangementets suksess, som for eksempel integrasjoner med andre verktøy og tilpasningsmuligheter for ulike arrangementstyper.

Les her hvor mye du kan spare med bruk av et påmeldingssystem.

I hvor stor grad bestemmer sikkerhetsrutiner og personvernregler valget av et påmeldingssystem?

Sikkerhetsrutiner og personvernregler spiller en betydelig rolle i valget av et påmeldingssystem. Et påmeldingssystem må overholde gjeldende lover og forskrifter for personvern, slik som GDPR (General Data Protection Regulation) i EU, for å sikre at deltakernes personlige informasjon blir håndtert på en trygg og lovlig måte.

Ved valg av et påmeldingssystem bør man derfor vurdere leverandørens omdømme når det gjelder sikkerhet og personvern, samt se etter sertifiseringer og godkjennelser som viser at systemet oppfyller relevante standarder. Å ha robuste sikkerhetsrutiner og etterlevelse av personvernregler kan bidra til å bygge tillit hos deltakerne og beskytte bedriftens omdømme.

Hvordan håndterer et påmeldingssystem eventuelle uforutsette situasjoner?  

Et påmeldingssystem bør ha funksjoner for å håndtere uforutsette situasjoner som avlysninger eller endringer i arrangementdetaljer på en effektiv måte. Dette kan inkludere muligheten til å sende automatiske varsler til deltakerne om endringer i arrangementet, samt tilby alternativer for refusjon eller ombooking av billetter.

Noen avanserte systemer kan også ha integrasjoner med kommunikasjonsverktøy og sosiale medier for å raskt nå ut til deltakerne og informere dem om eventuelle endringer. Det er viktig å velge et påmeldingssystem som er fleksibelt og pålitelig nok til å kunne håndtere ulike scenarier og sikre en smidig gjennomføring av arrangementet.

Vi ønsker deg lykke til!