Så mye sparer du i regnskapskostnader ved å bruke Checkin

Vi har regnet på det!

Manuell punching og bilagsføring av arrangementer sammenlignet med automatisert håndtering i et påmeldingssystem. Besparelsene i tid og kostnad er STORE, det kan vi avsløre, men hvilke tall snakker vi egentlig om her?

Les videre - du vil garantert bli overrasket!

Seks av våre fantastiske arrangementskunder og deres bilagsmengder har blitt brukt som anonymiserte eksempler, og vi har regnet ut gjennomsnittstall basert på disse.

Les også «Hva er et påmeldingssystem?»

Høye regnskapskostnader med manuell føring

På ett kvartal har en gjennomsnittlig arrangør 2864 bilag og 4000 bilagslinjer i omløp, fordelt på bestillinger, fakturaer, kvitteringer, kreditnotaer, innbetalinger og tilbakebetalinger.

Av disse 2864 bilagene er det 982 fakturaer og 114 kreditnotaer.

Hvis vi tar utgangspunkt i at det tar rundt 5 minutter for regnskapsfører å opprette en faktura manuelt i regnskapssystemet ditt og rundt 10 minutter å opprette en kreditnota manuelt, får vi en tidsbruk på omtrent (82 + 19) 101 timer.

Med en standard timepris hos regnskapsfører på kr 1 250 er vi oppe i en regnskapskostnad for oppretting av fakturaer og kreditnotaer på kr 125 000 i kvartalet, nærmere bestemt en halv million kroner i året! Og da har vi ikke inkludert håndtering av de andre bilagstypene.

Les også «MVA på 1-2-3: Hvordan gjør jeg momsen rett for arrangementer?

Enorme besparelser med automatisert system

Med Checkin kan du redusere tidsbruken til henholdsvis inntil 10 sekunder for oppretting av faktura og inntil 1 minutt for oppretting av kreditnota. Faktureringen foregår nemlig direkte fra Checkin, og du trykker ganske enkelt bare på «fakturer» på den aktuelle bestillingen eller setter opp automatisk fakturering på et gitt tidspunkt.

Mottaker har da allerede valgt fakturamåte, enten det er EHF, e-post, kortbetaling eller Vipps. 

Resten går av seg selv hvis du ønsker det, inkludert purring og eventuelle inkassokrav. Checkin er integrert mot Inkassopartner og tar seg av denne prosessen. Pengene kommer inn etter hvert som de påmeldte betaler, og samlede beløp overføres månedlig til deg.

Dette er så enkelt at du faktisk ikke trenger regnskapsfører til jobben med fakturering og kreditering, men hvis vi sammenligner med eksempelet over, kommer regnskapskostnaden for disse 5 timene på kr 6 250 i kvartalet, eller 25 000 i året.

Du kan altså kutte 95 % av regnskapskostnadene dine ved å bruke Checkin!

Færre bilagslinjer

I tillegg vil det gjennomsnittlige antallet bilagslinjer i regnskapssystemet ditt reduseres fra 4000 til 35 ved bruk av Checkin, noe som tilsvarer en besparelse på 88 %!

Hvordan, tenker du sikkert da. Jo, når du bruker Checkin, så blir Checkin basen hvor alle detaljene ligger, fordelt på de ulike kontoene, for eksempel billettsalg, salg av stand, salg av mat og så videre.

I regnskapssystemet ditt legges det bare inn aggregerte summer som føres mot de kontoene du har forhåndsvalgt, og ikke på kundenivå slik som ellers. Har du eller regnskapsføreren din behov for å sjekke detaljer, er det i Checkin dere gjør det.

Bedre oversikt og kontroll over arrangementene

I tillegg til denne konkrete besparelsen i regnskapskostander og reduksjonen i antall bilagslinjer kommer bedre oversikt og kontroll over inntjening, salg og status på de ulike arrangementene.

Alle detaljene ligger samlet på ett sted og er i sanntid. Eventuelle endringer gjort av deg eller den påmeldte oppdateres automatisk slik at bestillingen alltid er oppdatert og klar til fakturering. I et regnskapssystem er ikke dette like oversiktlig.

Les også «Ikke glem regnskap når du planlegger arrangementet ditt»

Hvordan er flyten i Checkin fra bestilling til betalt faktura?

1.     Det kommer inn en påmelding til arrangementet via påmeldingsskjemaet ditt.
2.     Bestilling opprettes automatisk i Checkin, enten det er en ny eller eksisterende deltaker.
3.     Du kan gå inn på kontoen til den påmeldte og sette opp enkle regler for når fakturaen skal sendes ut til kunden din (på en bestemt dato, et gitt antall dager etter bestilling eller manuelt når du måtte ønske det)
4.     Faktura sendes til den påmeldte.
5.     Faktura betales med KID av den påmeldte.
6.     Pengene tas imot på Checkin sin klientmiddelkonto.
7.     Når pengene bekreftes mottatt (Checkin har integrasjon mot bank), avstemmer Checkin fakturaen mot innbetalt beløp, og pengene gjøres tilgjengelig for utbetaling til deg.

Les også «Slik overbeviser du sjefen om at Checkin er verdt pengene»