Regnskap i Checkin - en komplett oversikt

Vi vet at regnskap kan føles som et fremmed språk.

Derfor har vi laget denne guiden for deg som fører regnskapet i Checkin. Målet er å gi deg en oversikt over de mest brukte begrepene, kontoene og bilagene, slik at arbeidet blir enklere og mer oversiktlig.

En kort oppsummering: Det er regnskapsbilaget man skal føre, og da er det tallene fra regnskapstall for motregning (Normalt på side 3) man skal føre.

Tallene fra side 2 er en oversikt over regnskapstall for motregning, samt IB/UB slik at man har oversikt over status på balansen, samt hva som er utbetalt i perioden.

Oppgjørsrapportene er en «kvittering» på det dere får utbetalt, og er knyttet til regnskapskonto 1920-Bankinnskudd.

I denne artikkelen går vi gjennom tre hoveddeler:

1. Ord og uttrykk i Checkin
2. Standard regnskapskontoer i Checkin
3. Generelle ord og uttrykk i regnskapsføring

1. Ord og uttrykk i Checkin

Oppgjørsrapport

Dette er en form for kvittering/bilag på oppgjøret vi utbetaler til dere.

Vi anbefaler å åpne en aktuell oppgjørsrapport når du leser dette.

• Side 1: Oversikt over hva som inngår i oppgjøret. Innbetalinger, tilbakebetalinger, gebyrer, og avgifter.
• Side 2: Sammendrag per arrangement som inngår i oppgjøret.
• Etter sammendraget: Detaljert transaksjonsoversikt – tilsvarende en kontoutskrift fra banken.

Regnskapsbilag

En detaljert oversikt over alle bevegelser (transaksjoner, fordringer, kreditnotaer, osv.) i perioden. Det er normalt sett dette regnskapsføreren trenger for å føre regnskapet. Vi anbefaler å åpne et aktuelt regnskapsbilag når du leser dette.

• Side 2: Balanse, resultat og utbetalingsoversikt – viser alle kontoer det har skjedd bevegelser på.
• Side 3: Regnskapstall for motregning – spesifisert mot hvilke kontoer postene har gått. Inkluderer mva-fordeling, avdeling og prosjektnumre.→ Dette er oversikten vi anbefaler å bruke direkte i regnskapet.
• Detaljer: Last ned Excel-filen for full oversikt over alle for- og motposteringer. (Normalt på side 3)

Saldooversikten i økonomivinduet

• Innbetalinger: Beløp sluttkunder har betalt til arrangementer i perioden.
• Tilbakebetalinger: Refunderinger arrangør har gjennomført, f.eks. ved avmelding eller avlysning.
• Gebyr til Checkin:
  • Transaksjonsgebyr: Prosentandel per solgte billett.
  • Systemavgift: Prosentandel og fast kronebeløp per billett.
  • Tilbakebetalingsgebyr: 10 kr inkl. mva per tilbakebetaling.
  • Andre gebyrer: SMS, print, EHF, etikettutskrift, gratisbilletter.

• Saldo: Saldo på kundens Checkin-konto.
• Innbetalinger som venter på bekreftelse fra bank: Midler som enda ikke er bekreftet av bank. Typisk kortbetalinger som normalt sett tar 1-2virkedager for å få bekreftet
• Tilgjengelig for utbetaling: Beløpet som kan tas ut ekstraordinært.
• Tilbakebetalinger under behandling: Refunderinger som ikke er fullført grunnet manglende dekning eller venting på bankbekreftelse.

2. Standard regnskapskontoer i Checkin

Dette er standard kontoplan hos oss. Arrangør kan tilpasse eget oppsett ved behov.

Balansekontoer

• 1500 Kundefordringer: Salg der betalingen ikke er mottatt. Typisk en faktura som enda ikke er betalt av sluttkunden.
• 1920 Bankinnskudd: Kundens egen bankkonto. Dette er kontoen oppgjør går via. Her vil dere sa at summen for alle oppgjør i den aktuelle perioden vil stå.
• 1921 Bankinnskudd Checkin: Kundens saldo i Checkin og tar utgangspunkt fra saldoen på økonomisiden i Checkin. Om man ser hva som f.eks er UB i juli, er det hva som var saldoen i Checkin 01.08.25.
• 2701 Utgående mva høy sats: Mva fra mva-pliktige salg (f.eks. billetter).
• 2704 Utgående mva lav sats: Mva fra salg med lav sats (f.eks. mat).
• 2711 Inngående mva høy sats: Mva på gebyrer og avgifter fra Checkin.
• 2900 Gjeld til kunde: Beløp som deltaker har betalt for mye ihht selve bestillingen.
• 2965 Forskuddsbetalt inntekt: Periodiserte inntekter før arrangementet avholdes. Man skal ikke inntektsføre salg av ett arrangement før arrangementet er avholdt. Derfor brukes konto 2965 til dette, motposteringen er konto 3990.

Salgskontoer (3xxx)

• 3000: Salgsinntekt, mva-pliktig.
• 3200: Salgsinntekt, unntatt mva.
• 3990: Periodisert salgsinntekt (brukes sammen med 2965).

Varekostnadskontoer (4xxx)

Dette er gebyrer og avgifter til Checkin

• 4300: Varekostnad inkl. mva..
• 4335: Varekostnad uten mva.
  Eksempler: transaksjonsgebyr, tilbakebetalingsgebyr, systemavgift, SMS.

Andre vanlige kontoer

• 7745 Øreavrunding: Om differansen på en bestilling og en betaling er på under 50 øre vil dette bli avrundet
• 7770 Internasjonalt overføringsgebyr: Gebyrer for internasjonale betalinger
• 7800 Tapsføring av fordringer: Tapsføring av fordringer
• 7835 Tapsføring av fordringer, ikke fradragsberettiget: Tapsføring av fordringer som ikke er fradragsberettigede

3. Generelle ord og uttrykk i regnskapsføring

• Debet: Penger inn på konto (balanse) eller kostnad (resultat).
• Kredit: Penger ut av konto (balanse) eller inntekt (resultat).
• Faktura: Betalingskrav sendt til kunde.
• Kreditnota: Reduksjon av tidligere faktura.
• Tilleggsfaktura: Økning av tidligere faktura.
• Resultatregnskap: Viser inntekter, kostnader og årets resultat.
• Balanse: Oversikt over eiendeler, gjeld og egenkapital.
• Åpne poster: Ubetalte fakturaer.
• IB (Inngående balanse): Saldo ved periodestart.
• UB (Utgående balanse): Saldo ved periodeslutt.

Tips: Bruk oppgjørsrapport og regnskapsbilag sammen for å sikre at alle poster føres korrekt. Dette gir både deg og regnskapsføreren full kontroll.