Messer og konferanser der mange utstillere og sponsorer skal være med krever god planlegging og et smooth system for informasjon og kommunikasjon. Alle skal helst få sine ønsker oppfylt. Samtidig må du som eventarrangør tenke på helheten og deltakerne som kommer. Her er 9 pro tips til hvordan du kan organisere utstillere og sponsorer til arrangementer:
1. Lag en informasjonsbase til arrangementet
En utstiller eller sponsor som har enkel tilgang til informasjon om arrangementet ditt føler seg med én gang tryggere og mer komfortabel. Og trygghet skaper jo tilhørighet! Derfor er det smart å velge et dedikert sted, for eksempel en nettside, som presenterer eventet på en oversiktlig og kul måte. Husk å oppdatere underveis (få ting er så irriterende som old news!) og send også ut nyheter og informasjon frem mot arrangementet. E-poster og tekstmeldinger er perfekte kanaler til dette.
2. Vis produktene dine på en attraktiv måte
Til de fleste arrangementer er det et fortrinn å kunne tilby både enkeltprodukter, standard pakkeløsninger og muligheten til å sette sammen sin egen pakkeløsning. Spesielt for sponsorer, som ikke alltid er til stede fysisk på arrangementet, er det lettvint å kunne velge en standardpakke. Utstillere velger som oftest en mer skreddersydd løsning. Hva med bord, stoler og tilgang på strøm? Fiks ferdig mat til de ansatte og overnatting i nærheten for mindre farting frem og tilbake? Vis hvilke godsaker du har på menyen, og gjør det enkelt for dem å ta det neste steget – nemlig å bestille.
3. Vær raus - la utstillerne velge plassering selv
I dag foretrekker nesten alle å finne ut av ting selv ved å søke på nettet og være interaktive. Det gjelder også utstillere og sponsorer som vurderer eller har blitt invitert med på et arrangement. Hvis du da kan imponere med et interaktivt kart over hele området, med detaljert informasjon om hver enkelt stand eller område, vil de mye lettere kunne se hva som passer for dem. Dette vil også gjøre det enklere for dem å planlegge hvordan de skal bygge opp standen sin, og hva de kan ta med.
Med Checkin kan du lage et utstillerkart der utstillerne kan velge plassering selv.
4. Ikke kompliser ting - gjør påmeldingen enkel
Å melde seg på et arrangement som utstiller eller sponsor bør være så enkelt som mulig. Ikke be om flere opplysninger enn du trenger, og sørg for at de påmeldte får en bekreftelse på at de har meldt seg på. Tenk nøye gjennom hva du skal gjøre hvis eller når det blir fullt på arrangementet, og du ikke har plass til alle påmeldte. For det kan fort skje om du følger disse tipsene! Eller om du på en diskret måte ønsker å kunne si nei til enkelte utstillere grunnet feil tema for arrangementet eller for mange av samme type utstiller eller sponsor.
Les også: Hva er et påmeldingssystem?
5. Ha kontroll over alle samtykker
Med dagens strenge lovverk innen blant annet HMS og personvern er det kjempeviktig at du skaffer deg oversikt over alle samtykkene du trenger i forbindelse med arrangementet ditt. Det kan for eksempel være samtykke fra utstillere om at de har nødvendig kompetanse til å rigge standen sin selv, hvis dette er noe de ønsker. Eller det kan være samtykke til filming og fotografering under arrangementet. Hent inn samtykkene på en brukervennlig måte, og vær sikker på at du håndterer dem riktig i henhold til lovverket. Tro oss, du vil ikke at en sånn ting skal ødelegge eventet ditt!
6. Tilby besøkslogg til utstillerne for oppfølging av leads
Det er selvsagt veldig tilfredsstillende for en utstiller å få mange besøkende innom standen sin i løpet av en messe. Blant disse er det jo mange leads og potensielle kunder! Hvordan kan disse følges opp på en god måte? På lik linje med oppfølging av leads ellers, enten med en telefonsamtale eller med en e-post, er det lurt å følge opp besøkende på en messe. Ofte har ikke utstillerne selv tenkt på dette, og du kan derfor imponere dem med å kunne tilby en egen besøkslogg for registrering av besøkende på standen. Velger du et system som Checkin, kan utstillere skanne QR-koden på deltakernes billetter og automatisk loggføre dem for oppfølging senere.
7. Tenk gjennom hvordan du ønsker å ta betalt - og faktisk få betalt!
Det er en stor fordel for deg som arrangør å kunne tilby utstillerne og sponsorene dine ulike måter å betale på. Noen ønsker kanskje å betale med Vipps eller kort, mens andre sverger til faktura, og aller helst som EHF. Undersøk hva du har mulighet til å tilby, og sjekk samtidig hvordan du skal håndtere eventuelle betalingspåminnelser og inkassosaker. For selv om alt er i orden ellers, vil det alltid være fakturaer som av ulike årsaker ikke blir betalt.
8. Ha tungen beint i munnen når det gjelder momssatser
Visste du at det ikke er samme momssats på de ulike produktene og tjenestene i arrangementet? Kjedelig regnskapsdetalj, tenker du kanskje. Men dette er det viktig å vite! For eksempel har utleie av standplass, utleie av lydutstyr og salg av mat faktisk helt ulike momssatser. Så når du skal fakturere utstillere og sponsorer for det de har kjøpt av deg, må du holde orden på hvilke momssatser du skal bruke. Ellers blir det feil på fakturaene til kundene – og dermed i regnskapet ditt.
Les også: "MVA på 1-2-3: Hvordan gjør jeg momsen rett for arrangementer?"
9. Følg opp utstillerne og sponsorene etterpå
Det er alltid hyggelig å få en «Takk for sist!»-hilsen etter deltakelse på et arrangement! Send derfor ut en melding eller e-post til alle utstillerne og sponsorene hvor du takker for et godt gjennomført arrangement. I en slik hilsen har du også en gyllen mulighet til å få konstruktive tilbakemeldinger på arrangementet ditt, enten de er positive eller negative. Ja, også de negative! Alle tilbakemeldinger er nemlig verdifulle og vil hjelpe deg neste gang du skal gjennomføre et (perfekt) arrangement.
Hvordan gjøre alt dette på en enkel måte?
Å holde orden på utstillere og sponsorer høres kanskje ut som mye jobb, og det er det også i de fleste tilfeller. Hvis du lager deg et system med Excel-ark, delte filer og manuelt utsendte e-poster og meldinger, klarer du nok å holde orden. Men det tar MYE tid, og sjansen for å glippe på ett eller annet er stor. Da kan vi glede deg med å informere om at det faktisk finnes digitale løsninger på markedet som samler disse aktivitetene i ett og samme automatiserte system! For eksempel Checkins fleksible påmeldingssystem, som i tillegg til påmelding har alle de viktige og kule funksjonene for å kunne organisere utstillere og sponsorer på en tidsbesparende og brukervennlig måte.
Med et system fra Checkin kan du få følgende:
- Påmeldingsskjema på din egen nettside, i eget design
- Interaktivt utstiller- og sponsorkart
- Ventelistefunksjon eller søknadsfunksjon
- Komplett billett- og adgangshåndtering
- Automatisert utsendelse av e-poster og tekstmeldinger
- Full håndtering av betaling og betalingsoppfølging, inkludert momsberegning
- Ingen lisens og ekstraordinær kundeservice
Ble du imponert og interessert? Da er det bare å booke en demo av Checkin-systemet, så tar vi kontakt med deg for å finne et passende tidspunkt.
