11 tips til hvordan skape en konferanse som deltakerne elsker!

Har du noen gang vært på en konferanse eller et annet arrangement og virkelig følt at programmet var skreddersydd for at du skulle få en fantastisk opplevelse?

Det har du definitivt hvis du har vært på konferansen Y Oslo på Youngstorget! Vi har tatt en prat med Marte Brennbakken og Synnøve Sagafoss fra Netlife, arrangørene bak Y Oslo, om hva som er hemmeligheten bak deres überkule årlige gathering. Her er tipsene vi fikk ut av dem:

1. Sett alltid DELTAKERNE i sentrum

Ikke overraskende er det dette mantraet du skal planlegge og velge ALT ut fra. Ignorer din egen smak og dine egne ønsker. Sett deg i deltakernes sted og finn ut hva de hadde syntes var kult, nytt og overraskende. 

Det er selvsagt ikke mulig å tilfredsstille alle ganer, men tenk brukeropplevelse, og bruk tidligere evalueringer og tilbakemeldinger fra deltakere.

2. Planlegg KUNDEREISEN i detalj

Ja, kundereisen er viktig! Og denne reisen starter faktisk før deltakerne i det hele tatt har booket plass på konferansen, og den slutter ikke før de har fått oppsummering, evalueringsskjema og takkehilsen fra deg. Kanskje slutter ikke kundereisen i det hele tatt når det kommer til denne typen gjentakende arrangementer, den fortsetter bare i loop.

Planlegg alle stegene deltakerne går gjennom, gjerne ved hjelp av et flytskjema, og sørg for å ha en plan for påmelding, informasjon og kommunikasjon. Et godt tips her er å bruke et digitalt verktøy, slik som det fleksible påmeldingssystemet til Checkin. Dette tar seg også av regnskap og fakturering.

Les mer om hvordan du kan bruke Checkin sitt påmeldingssystem til konferanser her!

3. Velg ENGASJERTE foredragsholdere

Ofte er det foredragsholderne som trekker folk til en konferanse. Det er de som skal få oss til å le, gråte, heve øyenbrynene eller nikke anerkjennende, alt ettersom. Det er de som gjør det verdt å gå på konferansen.

Da er det svært viktig å velge foredragsholdere som er faglig dyktige og engasjerte i det de skal snakke om. I tillegg må de ha gode formidlingsevner. Det trenger ikke alltid være kjendiser eller kjente personer, selv om det kanskje er mest vanlig. Det kan fint være en helt vanlig person.

Husk i alle tilfeller å teste dem på forhånd, slik at du er sikker på at de vil fungere på scenen og sammen med publikum, og passe inn i din konferanse.

Prøv for eksempel å inkludere flere aldersgrupper. Ofte kan barn og unge eller litt eldre mennesker komme med perspektiver og skråblikk som er morsomme og engasjerende for publikum.

Før konferansedagen bør du la dem teste scenen og bli trygg på omgivelsene. Vær tilgjengelig for dem, og ha gjerne en egen kontaktperson. Bruk tid på å fortelle foredragsholderne om deltakerne som kommer. Hva de liker, er opptatt av og hva som engasjerer dem. Det er ikke gøy for noen dersom det som formidles fra scenen ikke skaper engasjement. Hvis du flyr inn foredragsholdere fra utlandet, bruk de til workshops eller andre aktiviteter mens de først er på besøk (det øker som regel ikke prisen)!

Et stalltips er å kreve eksklusivitet på innholdet til foredragsholderne, slik at du ikke risikerer at innholdet har blitt brukt i andre sammenhenger tidligere. Og husk at noen ganger treffer du blink med foredragsholdere, og andre ganger blir det skivebom. Slik er det for alle!

Les også «Tips til hvordan velge riktige talere for dine arrangement».

4. Sørg for å ha en RØD TRÅD i programmet

En konferanse med ulike innslag, aktiviteter, foredragsholdere og sponsorer som ikke har noe med hverandre å gjøre kan virke uryddig og lite helhetlig. Ha derfor en rød tråd, et tema eller et budskap som er gjennomgående for hele konferansen, og la de fleste elementer ha en touch av dette.

Pass på at det valgte temaet eller budskapet fortsatt er aktuelt og relevant når konferansen skal avholdes. Husk også at vær- og temperaturforhold kanskje ikke er de samme som når du planla konferansen.

5. Tilby DIGG mat og drikke

Uten mat og drikke smiler deltakerne ikke. Akkurat dette bør du ikke undervurdere. En baguett, en juice og kaffe holder ikke.

Du er ute etter en wow-reaksjon på maten og drikkevarene du serverer. Gjør research og finn fram til digg mat som metter, og forfriskende drikke som slukker tørsten, gjerne fra lokale leverandører. Ikke være redd for kjøtt, selv om det er trendy med grønnsaker. Presenter maten og drikkevarene på en morsom måte.

6. Tenk ANNERLEDES – tør å utfordre formater og løsninger

Veldig mange liker å bli overrasket med gøye og annerledes opplevelser, og det er absolutt rom for å gjøre dette på konferanser også. Tradisjonelt sett har konferanser hatt et noe ensformig format med foredrag, pauser, mat og foredrag igjen. Det trenger ikke alltid være så firkantet. Introduser aktiviteter som får deltakerne til å føle seg bra, for eksempel en stand med en stylist eller frisør. Eller et pop-up fotostudio der deltakerne kan ta bilder med morsomme rekvisitter, selvsagt i henhold til den røde tråden eller budskapet i konferansen.

Hvis konferansen er digital, ikke «skru av» i pausene. Lag i stedet god pauseunderholdning, for eksempel et band som spiller.

7. Ha gode toalett- og garderobefasiliteter

Noe av det mest irriterende på ethvert arrangement er kø, enten det er til maten eller til toalettet. Ikke la dette være et problem under din konferanse! Sørg for å ha nok toaletter, og i tillegg gode garderobefasiliteter slik at deltakerne kan henge fra seg klær og utstyr. Mange deltakere kommer langveisfra.

Hold fasilitetene rene og fine under hele konferansen, og husk universell utforming, slik at de med nedsatt funksjonsevne også kan delta på konferansen på en praktisk og verdig måte.

8. Vis frem SPONSORER på nye måter

De fleste konferanser har med sponsorer for å få konferansen til å svare seg økonomisk. Men det er ikke forbudt å ta noen steg bort fra beach flags, bannere og logoskjermer.

Tenk gjennom hvordan du kan presentere sponsorene på andre måter! Et godt tips er å kjøre sponsorintervjuer med hver enkelt sponsor. Her kan du stille forhåndsdefinerte spørsmål der svarene vil presentere sponsorenes produkter og tjenester på en fin og annerledes måte.

9. Tenk BÆREKRAFT

Fokus på miljø, gjenvinning og bærekraft er en selvfølge i dag, og du bør gjøre ditt ytterste for at konferansen skal gjennomføres i tråd med dagens forventninger og krav til dette. Velg bannere, skilt, plakater, merch og annet markedsmateriell som kan brukes flere ganger. Et tips her er å ikke ta med datoer, årstall og sponsorlogoer på materiellet ditt.

Velg gode leverandører på mat og utstyr som gir minst mulig søppel, og sørg for skikkelig avfallssortering. Det vil deltakerne sette stor pris på - og du vil få mindre arbeid med oppryddingen!

10. Send en OPPSUMMERING til alle deltakerne etter konferansen

Engasjer et team som får ansvar for å lage et skikkelig referat eller oppsummering fra konferansen. På denne måten slipper deltakerne selv å notere underveis, og de som ikke kunne bli med på konferansen får likevel med seg innholdet på en god måte. Gi beskjed til deltakerne på forhånd om at du tilbyr dette.

Teamet som får oppdraget må følge nøye med under hele konferansen, ta notater fra alle foredragsholderne, ta bilder og lage en tiltrekkende oppsummering av konferansen.

11. EVALUER konferansen og bruk tilbakemeldingene godt

Noe av det aller viktigste du kan gjøre for å skape gode konferanser er å få tilbakemeldinger fra deltakerne. Hvis du planlegger din første konferanse, forbered et evalueringsskjema som sendes ut kort tid etter konferansen. I et automatisert system som Checkin er dette mulig å automatisere.

I evalueringsskjemaet er det lurt å stille gode og detaljerte spørsmål som vil gi deg konkrete svar på hva deltakerne likte og hva de ikke likte. Be dem krysse av for hvilken stilling eller bransje de tilhører. Studer tilbakemeldingene og sørg for å ta dem med deg til planleggingen av neste konferanse. Lykke til!

Les også «Slik overbeviser du sjefen om at Checkin er verdt pengene»