Hvorfor et påmeldingssystem er bedre enn Excel

Bruker du Excel til å planlegge og administrere arrangementene dine? Det er mange grunner til at du burde bytte ut regnearket med et påmeldingssystem. Her er de fem viktigste.

Excel vs. påmeldingssystem til arrangementer

Bare for å slå det fast: Jeg elsker Excel!

Jada, jeg innrømmer det. Regneark er overlegent til å knuse tall, lage budsjetter og analysere data. Fordi Excel er så allsidig, er det ofte der vi starter før vi omsider finner et fagsystem som effektiviserer hverdagen vår.

Og folk er travle. Som salgssjef i Checkin snakker jeg daglig med folk som arrangerer events, konserter, kurs, konferanser og webinarer, og det har gitt meg dyp innsikt i utfordringene de møter i hverdagen knyttet til systemene de bruker.

Excel er ett av systemene jeg møter på. Selv om markedet er fullt av ulike varianter av påmeldingssystemer er mitt inntrykk at rundt ti prosent fremdeles bruker Excel til både budsjettering og håndtering av påmeldinger, selv om andelen har falt kraftig siden 2017.

Blant de som bruker enklere påmeldingssystemer uten faktura- og regnskapsmodul bruker rundt 30-40 prosent Excel som ordregrunnlag for fakturering. For eksempel de som bruker systemer som kun støtter kortbetaling i sitt system.

Det er i dag mange grunner til å bytte ut Excel med et påmeldingssystem. Her er fem fordeler du umiddelbart vil oppleve om du gjør det:

1. Du får mer tid til å fokusere på arrangementet ditt

Bruker du Excel, er det eneste du får et ordregrunnlag.

Kanskje du har et enkelt skjema på nettsiden hvor du henter inn påmeldinger. Ved jevne mellomrom må du inn og sjekke og manuelt punsje inn hver påmelding manuelt i Excel-skjemaet. Kanskje må du også ratte flere andre systemer også.

Med et påmeldingssystem kan du bygge opp kundereisen fra A til Å basert på dine egne premisser og automatisere rutinepregede oppgaver:

• faktura sendes ut automatisk
• pengene kommer inn av seg selv
• SMS og e-post sendes automatisk til deltageren med QR-kode

God stemning hele veien. Alt skjer i ett system. Automatisk.

Du sparer deg altså for mye administrativt arbeid, så du kan bruke din dyrebare tid på å forberede et fantastisk event.

2. Du slipper bilags- og regnskapskaos

Om du bruker Excel, vil du ha en ren ordreliste hvor det står at Ola Nordmann har kjøpt en billett som koster så og så mye, og som skal faktureres til den og den bedriften. Så må du kopiere disse feltene og legge dem inn i ditt fakturasystem.

Når Ola Nordmann sier at han vil melde seg av eller endre bestillingen, må du inn i lista di igjen, oppdatere den, sende kreditnota og ny faktura. Da kan det fort bli kluss og babbel.

Hvis du har et påmeldingssystem som håndterer alt av betaling for deg, trenger du bare å trykke på en knapp, og så ordner systemet ny kreditnota og fikser regnskapet automatisk for deg i samme slengen. Vil du sende avbestillingsgebyr automatisk? Null stress. Det kan også automatiseres.

Resultatet: Har du intern regnskapsfører, sparer du enormt med tid. Har du ekstern regnskapsfører, vil du spare enormt med penger.

3. Du får rapporter med ett tastetrykk

Joda. Du kan jo i teorien lage gode rapporter i regneark, men da må du ha svart belte i Excel og vite nøyaktig hvilke spørringer, x-er og -yer du skal legge inn. I et påmeldingssystem har du ferdiglagde rapporter på antall solgte billetter, påmeldingsstatus, oppmøte, alle som har en allergi og mye mer. Du kan også ta ut historikk fra tidligere arrangementer når du planlegger nye, så du tar beslutninger på et godt grunnlag og sparer tid og penger.

4. Du får mer fornøyde kunder

Selvfølgelig vil selve arrangementet veie tyngst i den totale kundeopplevelsen, men moderne kunder har høye forventninger til deg uansett hvor i kundereisen de er – også i påmeldingsfasen.

Ved å automatisere påmelding og fakturering vil kundene dine oppleve raskere og bedre oppfølging og service. Påmeldingsbekreftelsen kommer umiddelbart, faktura sendes ut kort tid etter, og hele kundeopplevelsen blir enklere å designe og styre – og blir ikke avhengig av dagsformen din (eller hvem enn det er som er Chief Excel Officer).

Fornøyde kunder tenderer også til å komme tilbake og er kritisk for å skape en lønnsom virksomhet.

5. Du får full kontroll på historikken

Når du bruker Excel, har du som regel ett regneark per arrangement. Kanskje flere har tilgang til arket og gjør endringer. Men selv om det kun er du som jobber i regnearket, er det en utfordring å spore endringer på en effektiv måte. Med et påmeldingssystem får du historikken loggført, så du kan se hva som ble endret, og når det ble endret.

Konklusjon

Excel er godt til mangt, men arrangementet ditt (og ikke minst du) fortjener et påmeldingssystem som sparer deg for tid, gir deg kontroll på regnskapet og sikrer en god kundeopplevelse 24/7. Investeringen er relativt liten, men oppsiden kan være enorm. Arendal kommune har rundt førti arrangementer i året. Da de tok i bruk påmeldingssystemet Checkin sparte de et helt årsverk (og trengte en lisens mindre på Excel).

Lykke til med arrangementet ditt!