5 tips rundt fasiliteter på ditt event

Når du skal arrangere et event, regner vi med at du ønsker å ha alt på stell, også utenom selve underholdningsdelen på festivalen eller foredragene på konferansen. Derfor deler vi her 5 tips rundt hva du bør tenke på når det kommer til fasiliteter som toaletter, garderober og parkering/adgang.

Toaletter og renhold

Når du som arrangør skal velge lokalet for ditt arrangement, er det viktig å sjekke alle fasiliteter stedet byr på, dette gjelder også toaletter og bad. Forventer du mange deltakere, er det viktig at det er tilstrekkelig med toaletter. Sjekk også at alle toaletter har tilstrekkelig med dopapir lett tilgjengelig.

En annen viktig ting å huske på her, er renholdet. Før arrangementsdagen bør du finne ut av hvem som har ansvar for dette og når siste rengjøring foregår før eventet ditt. Sørg også for å ha toalettbørster og eventuelt duftspray lett tilgjengelig på alle toaletter. Husk også å sjekke at søpla er tømt før arrangementstart.

Gjør det lille ekstra

Ønsker du å sette en ekstra touch og gi deltakerne en god og fullstendig opplevelse, kan du som arrangør sette frem noen kurver på hvert bad med ekstra utstyr for å ivareta alles behov. På dametoalettet oppfordrer vi deg til å ha en kurv stående inne med sanitærprodukter som bind, tamponger og undertøysinnlegg.

Ønsker du å strekke deg enda lenger, kan du bytte ut lokalets kjipe såpedispenser med en frisk og god håndsåpe, samt sette frem Antibac og håndkrem i en god duft. Velger du i tillegg å sette ut duftpinner på badet, kan vi garantere at gjestene dine får en god og velduftende opplevelse bare ved å besøke toalettet.

Hos herrene kan du sette frem et 'grooming kit' med engangshøvler og små flasker med barberskum og cologne i reisestørrelser. Annet som kan fylle kurven er Kleenex, små flasker med Antibac, mintpastiller og tørkepapir dersom badet kun har lufttørkere til hendene.

Brandingen kan starte på badet

Ønsker du å sette frem små flasker med Antibac, barberskum, håndkremer og lignende som deltakerne kan ta med seg, er dette en super plattform å fremme din merkevare på. Bestill grooming produkter med egen logo, så har deltakerne dere i tankene, hver gang de tar frem den lille flasken med Antibac eller håndkrem.

En annen ting som oppstår på et event er mingling og smalltalk. For å hjelpe folk litt på vei, kan du på henge opp lapper på innsiden av toalettdørene og over pissoarene med forslag til smalltalk-linjer. Eksempel på hva du kan skrive her er: 

"Har du hørt om den nye motorveien som skal bygges"? "Så du været ute i dag?" eller "Hva synes du om dette arrangementet". På slike lapper kan også logo og merkevare være plassert, så folk vet hvem som er avsender av budskapet!

Sørg for å ha garderobe

Lange seminar- og konferansedager gjør at mange ønsker å henge fra seg yttertøy. Og vi vet jo alle hvor irriterende det er å stå på konsert med en varm jakke? Derfor er det utrolig viktig at du som arrangør, i likhet med toalettene, også sørger for å ha tilstrekkelig garderobekapasitet der deltakerne kan henge fra seg.

Det viktigste å tenke på når det kommer til garderobe, er å ha et godt, fungerende system. Er det mange som skal benytte seg av garderoben, kan det være en idé å bemanne garderoben og ha et nummersystem. Det vil si at når en deltaker henger fra seg jakken, får hun/han utdelt en lapp med sitt garderobenummer. Dette nummeret blir også hengt på selve hengeren med jakken. Når deltakeren på slutten av dagen skal hente jakken, trenger hun/han kun å vise frem sitt nummer for å få riktig jakke utdelt.

Hvis et slikt system ikke lar seg gjøre, bør garderoben være lett tilgjengelig og oversiktlig, slik at deltakerne selv kan henge fra seg, på egen risiko. Her bør det da settes opp lapper om at garderoben ikke er bemannet og at man ikke bør legge fra seg verdisaker her.

Parkering og adkomst

Mange ønsker å planlegge reisen og adkomsten til arrangementsdagen et par dager i forveien. Derfor bør du som arrangør informere om parkeringsmuligheter og kollektivtransportmuligheter noen dager før eventet starter.

De fleste setter pris på gode parkeringsmuligheter, og disse bør også være tilstrekkelige i forhold til deltakermassen. Husk også å informere om eventuelle parkeringsavgifter hvis det er tilfelle på din lokasjon.

Dessuten er det lurt å ha mulighetene for kollektivtransport i tankene når du velger lokasjonen av eventet, da det slettes ikke er alle som kjører bil.

Oppsummering:

Toaletter:

• Velg steder med tilstrekkelig toaletter og sjekk renholdsplanen.
• Sjekk at det finnes ekstra forsyninger av toalettpapir og at dobørste og duftspray er tilgjengelig.
• Tilby ekstra forsyninger som sanitærprodukter og "grooming kit" på toalettene.
• Bruk baderomsproduktene som en merkevareplattform

Garderobe:

• Sørg for tilstrekkelig garderobekapasitet med et effektivt nummereringssystem.
• Gi tydelig informasjon om selvbetjening og ansvar for verdisaker dersom garderoben ikke er bemannet.

Parkering og adkomst:

• Informer deltakerne om parkeringsmuligheter og kollektivtransport.
• Sikre tilstrekkelig parkeringskapasitet og informer om eventuelle avgifter.