Tar du hensyn til de introverte på seminaret?

Høsten er her og tiden for seminarer, mingling og networking er godt i gang.

Ofte blir eventer tilrettelagt for den ekstroverte, men er alle det?

Her gir vi deg 5 tips til hvordan du kan tilrettelegge ditt neste seminar, også for de introverte.

Forbered deltagerne på hva som skal skje

Karoline jobber som arrangørrådgiver hos oss og har en mastergrad innen psykologi. Som en menneskekjenner understreker hun at det er veldig viktig at alle får muligheten til å forberede seg til seminardagen mentalt.

– Det er viktig at alle er forberedt på hva som venter dem i løpet av seminaret og at arrangørene overholder tidsskjemaet, sier Karoline. Derfor kan det være lurt å sende ut agenda for seminaret, noen dager før.

Forutsigbarhet i programmet skaper en følelse av trygghet, særlig når du er rundt folk man ikke kjenner. I programmet bør det også skrives inn alt av gode pauser og måltider, ikke bare faglig innhold, tipser Karoline.

Tenk nytt rundt «mingling»

Mingling er ofte en naturlig del av seminaret, for at folk skal bli kjent på tvers av arbeidsplasser og avdelinger.

Selv om dette kun er ment for et hyggelig og sosialt avbrekk, er det viktig å huske på at noen kan synes en slik aktivitet er ubehagelig.

Øystein og Bjørn jobber med produktutvikling hos oss og beskriver seg selv som introverte typer.

De kommer her med noen gode alternativer til en typisk minglestund.

– Et forfriskende innspill på seminar hadde vært å droppe planlagt mingling. Kanskje du som arrangør heller kan legge til rette for aktiviteter, workshops eller stands med interessant innhold. Da vil jo minglingen oppstå mer naturlig, sier Øystein.

Dessuten kan det være deilig å kunne trekke seg tilbake fra folkemengden.

– Jeg setter veldig pris på om seminaret legger til rette for mindre sittegrupper eller arbeidsstasjoner. Da har man muligheten til å ta en pause og eventuelt få gjort jobb som ofte dukker opp, fortsetter Bjørn.

Deltakelse under seminaret

Drømmen er å skape et livlig seminar, der deltagerne også kan dele sine meninger. Heldigvis kommer deltagelse i flere former:

– Rollespill og leker er virkelig ikke min stil, fortsetter Bjørn. Jeg vil gjerne delta, men kanskje vi kan tenke nytt rundt begrepet «interaktivitet». Som en IT-fyr foretrekker jeg digitale løsninger der man fint kan delta, uten å nødvendigvis rope svaret høyt ut i forsamlingen.

Legg ut navnelapper på forhånd

Vi har alle kjent på følelsen av å komme inn i et rom og ikke helt vite hvor man skal sette seg. Denne situasjonen kan du som arrangør totalt avverge, ved å sette ut navnelapper på alle bord, før deltagerne kommer.

– Skal du ha gruppearbeid og det er stor sannsynlighet for at deltagerne ikke kjenner hverandre, kan det være betryggende å få tildelt en plass. Dette er også en fin måte å få folk til å bli kjent på tvers av arbeidssteder, sier Øystein.

Få foredragene tilsendt digitalt

Seminardager er ofte hektiske, og det er mange inntrykk som skal fordøyes. Etter en lang dag med mye innhold kan det være fint å kunne gå igjennom alt det faglige på egenhånd, uten forstyrrelser.

– Slike eventer krever mye energi, særlig sosialt sett. Derfor er det ikke alltid at jeg har greid å ta innover meg alt det faglige som ble nevnt. Jeg lader og konsentrerer meg best alene, derfor hadde det vært fantastisk om arrangørene kunne sendt meg powerpointer og hovedpunkter fra dagen i etterkant.

Kanskje det kunne vært så enkelt som å gi deltagerne en mulighet for å registrere seg for å få innholdet tilsendt på e-post etterpå. Da har jo arrangøren også fått hentet inn en lead, smiler Bjørn avslutningsvis.

Oppsummering:

For å ta hensyn til den introverte på ditt seminar er det lurt å tenke på dette:

• Send ut programmet for seminaret noen dager i forkant. Slik får alle mulighet til å forberede seg mentalt. Husk å inkludere pauser og mat, i tillegg til det faglige innholdet i programmet.
• Tenk nytt rundt begrepet mingling. Ved å sette opp stands, aktiviteter eller workshops i pausene vil minglingen skje mer naturlig.
• Deltagelsen på seminaret kan like gjerne foregå via digitale hjelpemidler.
• Legg ut navnelapper på forhånd, slik avverger du en «hvor skal jeg gjøre av meg-situasjon».
• Tilby muligheten til å få foredraget med hovedpunkter fra dagen tilsendt i etterkant.

Lykke til!