Et veldrevet, lønnsomt og anerkjent firma med rundt 30 ansatte og lekre kontorer i Kristiansand. Business object: et komplett digitalt påmeldings- og betalingssystem til små og store aktører som arrangerer messer, konferanser, kurs, konserter, festivaler og teaterforestillinger og lignende.
Hva er egentlig historien bak denne suksessen, som etter all sannsynlighet har sitt utspring fra den kommersielle og konkurransedrevne tech-bransjen?
Gründer Kristian Løining har svaret:
«Utdanning er viktig, men av og til popper det opp gylne muligheter i livet som i kombinasjon med evne, engasjement og frivillighet kan få store ting til å skje.»
Sommerleirene i barndommen
Kristian ble født på Kolsås utenfor Oslo i 1984. Nesten hver sommer i Kristians barndom reiste hele familien til Fredrikstad for å delta på sommerleir arrangert av Oase – en inspirasjons- og fornyelsesbevegelse for kristne i Norge.
Mens de større barna og ungdommene overnattet på nærliggende skoler, innlosjerte de voksne og de minste barna seg gjerne med campingvogn like ved.
Skulle de virkelig flotte seg, hadde de med seg fortelt og koblet seg opp med strøm.
Livet var herlig!
Møtet med frivilligheten
Kristian minnes alle de kjekke aktivitetene og fine opplevelsene sammen med andre barn og voksne. Noe av det som gjorde inntrykk på ham var alle de frivillige som jobbet der, som brukte av sin egen fritid på å få gjennomført arrangementene, til glede og inspirasjon for både små og store.
I ungdomsarbeidet han gikk i, var det spesielt to ungdomsledere som skulle bety mye for Kristian. Fra han var 15-16 år gammel fikk han nemlig opplæring i enkel webutvikling med HTML og CSS. For unge Kristian var dette superspennende.
Forsto seg på bedriftsøkonomi
Omtrent samtidig begynte Kristian på videregående skole og fikk øynene opp for bedriftsøkonomi, eller «bed.øk.» som det gjerne kalles på folkemunne. Ikke bare syntes han det var veldig interessant, han fikk også god prinsipiell forståelse for faget.
I IT-faget hadde Kristian en engasjert og flink lærer, som blant annet lærte ham masse om databaser og bruken av disse.
(FYI: En database er ifølge SNL en samling data lagret på et elektronisk medium. Datasamlingen er organisert og strukturert etter en bestemt strategi eller modell – en databasemodell. Dataene brukes og vedlikeholdes gjennom et bestemt programsystem som kalles et databasesystem eller databasehåndteringssystem.)
Ville gi tilbake til Oase
Kanskje hadde Kristians positive opplevelser i oppveksten gjort ham interessert i undervisning og pedagogikk?
Han begynte i alle fall på lærerskolen i 2003 og fullførte i 2008. Nå skulle han ut i arbeidslivet! Han var da allerede engasjert som frivillig som ungdomsleder i Oase, barndommens ferieparadis.
Han ville gi noe tilbake til denne organisasjonen som hadde gitt ham selv så mye godt.
Så behovet for struktur og «oppdragelse»
Med sitt nye frivillige verv fikk Kristian et godt innblikk i de interne systemene og prosessene rundt arrangementene til Oase, først og fremst når det gjaldt organiseringen av påmeldinger og betalinger.
Det var tydelig at svært mange brikker skulle på plass både før og etter arrangementene, og at det dessverre ikke fantes et godt nok system for å håndtere dem.
Blant annet var det på den tiden vanlig å markedsføre lignende arrangementer med en annonse i avisen. Der stod det gjerne informasjon om priser for de ulike aldersgruppene, med eller uten diverse tillegg som for eksempel måltider, fellessamlinger og leie for campingplass, en adresse man skulle sende påmeldingen sin til, samt et kontonummer for innbetaling. Folk regnet seg frem til det de skulle betale for sin familie og betalte inn.
Kan du tenke deg hvilken jobb de frivillige i Oase hadde med å systematisere alle påmeldingene og innbetalingene, og ikke minst alt ekstraarbeidet ved eventuelle endringer eller avbestillinger?
Flere brukte Excel-ark til å føre påmeldingene inn i, for så å sende dette til regnskap som skulle føre alle innbetalingene.
En annen utfordring på den tiden var en litt dårlig betalings- og påmeldingskultur blant befolkningen. Ikke alle var like flinke til å betale i tide når de hadde meldt seg på, og mange meldte seg på veldig sent. Dette skapte mye press, usikkerhet og uforutsigbarhet fram mot arrangementet.
Det var rett og slett litt kaos!
Fikk en idé som skulle endre på alt
Kristian skjønte fort at her måtte noe gjøres for å lette arbeidet for de frivillige, slik at de kunne bruke mer tid på selve arrangementet, og ikke på det administrative rundt.
Med sin (hjemmesnekrede) kunnskap innen bedriftsøkonomi og IT følte Kristian seg trygg på veien videre og spurte om han kunne få lov til å lage et nytt digitalt påmeldingssystem til Oase.
Det automatiske systemet skulle ta seg av hele prosessen fra deltakerpåmelding til bilag klart for regnskapsfører. Den eneste betingelsen han hadde var at systemet også skulle kunne brukes av andre ideelle og frivillige organisasjoner. Dette gikk Oase gladelig med på.
Som sagt så gjort. Kristian utviklet helt på egen hånd et komplett påmeldings- og betalingssystem som han kalte for Stevne-Nett AS. Han var meget fornøyd med å ha laget en digital løsning for hele kristen-Norge som kunne redusere tidsbruken deres på organisering av påmeldinger og betalinger.
Han hadde bare ett problem: Han ble stadig ringt opp av folk som lurte på hva slags firma han drev. Nesten alle trodde det var en datingtjeneste. Da gikk det ikke lang tid før Kristian endret navnet til Checkin – som forhåpentligvis var noe mer selvforklarende.
Gründerbedriften fikk flere kunder
På dette tidspunktet, rundt 2010, visste Kristian at enkelte andre organisasjoner i kristenmarkedet også strevde med de samme utfordringene med påmeldinger og betalinger, men at omfanget skulle være så stort hadde han ikke sett for seg.
Det tikket inn stadig flere arrangører som ønsket å bruke Kristians påmeldingssystem til sine kristne leirer og ungdomsfestivaler, også kalt hjemmemarkedet.
For å lette arbeidet både for Oase, de andre arrangørene og seg selv, ble Checkin satt opp slik at alle transaksjoner ble betalt inn til en felles klientmiddelkonto.
Planen var å ha oppgjør hver måned med utbetaling til de ulike arrangørene, sammen med ett enkelt regnskapsbilag som dokumenterte inntektene deres. I tillegg opprettet han kortavtaler og gjorde alt klart til å begynne å legge kunder inn i systemet.
Fra én til tre ansatte
Tiden gikk, arrangørene var godt fornøyde, og i 2012 ble det såpass mye arbeid med Checkin at Kristian valgte å slutte som lærer for å jobbe i gründerbedriften på heltid. Dette var en stor milepæl for Kristian; gutteprosjektet hadde gått over til å bli full satsing. I starten hadde han med seg Erlend Frøen, som hjalp til med kundesupport.
Veksten i hjemmemarkedet bare fortsatte, og i 2016 så Kristian seg nødt til å ha flere folk på laget. Han fikk med seg Roy Mersland (styreleder) med økonomisk bakgrunn, Sigmund Brocks på utvikling, samt Kjell Ingvar Torvik som hadde kommersiell teft og kompetanse.
Sammen skulle de videreføre Checkins misjon: å forenkle arrangementshåndtering.
Gikk til bedriftsmarkedet
Etter mange diskusjoner på kammerset bestemte Checkin-gjengen seg for å teste produktet sitt i bedriftsmarkedet også. De var usikre på om dette ville lykkes, for de var (nesten) overbevist om at bedriftene hadde full kontroll på alt av påmelding, betaling og fakturering.
Det de etter hvert fant ut var at de fleste bedriftene hadde et greit system for påmeldingene, men absolutt ikke for resten av prosessen. Det var den økonomiske delen som var akilleshælen i arrangementshåndteringen, med betaling, fakturering og bilagsføring.
Alt arbeidet med dette måtte regnskapsførerne gjøre, enten de var leid inn eller ansatt i bedriftene. De fikk i beste fall Excel-ark med påmeldingene og tilhørende priser, og sendte ut fakturaer basert på denne informasjonen.
Dukket det opp endringer eller avmeldinger måtte noen fra arrangøren informere om dette, enten på e-post eller telefon, og så måtte regnskapsførerne endre, og i verste fall kreditere og sende ny faktura. Denne ordningen førte også til at bedriftene fikk mange kunder i regnskapssystemet som de strengt tatt ikke trengte å ha der.
Oppdaget et stort behov og formet identiteten
Det var med andre ord ikke vanskelig å forstå at bedriftsmarkedet tente veldig på muligheten til å bruke Checkin, et system som kunne forenkle ikke bare påmelding, men viktigst av alt; økonomien.
Det var nettopp i denne prosessen at Checkin skjønte at de måtte spisse identiteten sin. De gikk fra å være et påmeldingssystem til å være «the accountants choice» eller «regnskapsførerens bestevenn». Det var det bedriftskundene trigget på.
Dermed omprofilerte Checkin seg i 2021, sammen med Scandinavian Design Group. De endret identitet fra å være et rent påmeldingsystem til også å ha stort fokus på økonomiaspektet. Dette ble godt mottatt, og ble brekkstangen til Checkin inn mot bedriftsmarkedet.
Checkin i dag; same but different
Grunnpilarene i Checkin er i dag nesten identisk med det systemet Kristian utviklet på gutterommet i 2008, med noen få unntak. Og blant de ti første kundene til Checkin er så godt som alle fortsatt med. Oase er med på 15. året!
Dette er til stor glede for Checkin, og spesielt for Kristian, fordi det gjør at han og resten av gjengen hver dag kan huske på hva som var, og fortsatt er, drivkraften bak påmeldingssystemet. Det er på bakgrunn av dette at alle ideelle og frivillige organisasjoner enten får gratis eller sterkt rabatterte priser hos Checkin.
Men det har uten tvil skjedd en stor endring i påmeldingsadferden hos folk etter at arrangørene begynte å ta i bruk Checkin. Før meldte mange seg på rett før arrangementet. Nå melder de fleste seg på raskt for å sikre seg plass.
I tillegg er det tydelig at betalingsviljen og -kulturen blant deltakerne er større nå. Folk betaler gladelig i forkant, og de tar det hele mer seriøst.
Checkin tror selv at disse positive endringene kommer av at deltakerreisen har blitt mer smidig og profesjonell, med superenkel påmelding og betaling, viktige oppdateringer underveis, og en generell trygghet for at alle detaljer er godt ivaretatt.
