“Det kostet fort mye mer enn det smakte!” sa Knut Wicklund Hansen, rådgiver i et av Norges største eventbyråer da vi spurte han hvorfor de byttet fra en egenutviklet arrangementsløsning til Checkin påmeldingssystem.
Når man bruker et egenutviklet arrangementssystem, med excel-filer og Google forms, havner du fort i en situasjon hvor du bruker mye tid på manuelt arbeid. Og du vil oppleve at det fort blir mye rot og styr når folk vil gjennomføre endringer eller vil melde seg av.
Heldigvis så finnes det en løsning som tilbyr en enkel og lavterskel måte å gjennomføre et arrangement:
Nemlig et påmeldingssystem.
Hva er et påmeldingssystem?
Et påmeldingssystem er et system som deg mulighet å selge billetter og kommunisere med deltakere via e-post og SMS. Deltakere kan melde seg på og kjøpe billetter for arrangementet ditt ved å fylle ut et påmeldingssystem. Et påmeldingssystem samler inn all informasjon av deltakere du trenger for å kunne kommunisere med dem, å kunne fakturere dem, og for å sende ut billettene.
Et påmeldingssystem er et verktøy som forenkler jobben din når du skal holde et arrangement ved å automatisere arbeidsoppgaver, holde kontroll på økonomien og føre regnskap i etterkant av ditt arrangement.
Noen bruker Excel
Noen velger å bruke Excel når de planlegger og gjennomfører sitt første arrangement. Dette kan være på grunn av at Excel er perfekt for å lage budsjetter og analysere data. Men når du bruker Excel for å holde kontroll på arrangementet ditt, så kan det være at du utsetter deg for mye manuelt arbeid.
Les også: Hvorfor et påmeldingssystem er bedre en Excel.
De som jobber kun med arrangementer hele året, som Macsimum og Oslo Business Forum, kan fortelle deg at de tidligere bruker mye tid på å håndtere og endre bestillinger frem til de begynte å bruke et påmeldingssystem for arrangementene deres.
Når du bruker et påmeldingssystem blir det mye enklere å endre bestillinger, sende ut ny eller tilleggsfaktura, og sende ut riktige billetter til hver eneste kunde.
Du som arrangør kan også gi deltakere selv mulighet å endre sine bestillinger, slik at du ikke trenger å bruke tid på å gjøre dette selv. En deltaker kan da gå inn og endre for eksempel allergener eller avbestille billetten sin.
Derfor sparer du mye tid som du nå kan bruke på andre ting til å markedsføre ditt arrangement for eksempel.
Og dette er ikke den eneste fordelen.
9 fordeler av et påmeldingssystem
Det er mange fordeler av å bruke et påmeldingssystem.
Et moderne påmeldingssystem gir deg alle funksjoner du trenger for å planlegge, organisere, administrere og gjennomføre arrangementer på en profesjonell måte.
Vi har oppsummert de 9 viktigste fordeler for deg.
1. Samle inn viktig informasjon
Et påmeldingsskjema er et effektivt verktøy for å samle in informasjon over deltakerne dine. Data du kan bruke for å markedsføre fremtidige arrangementer.
Et påmeldingsskjema gir deg muligheten til å samle inn kontakt informasjon, men også deltakeres preferanser og interesser. Dette vil hjelpe deg å sende riktig informasjon til riktig person.
2. Det er enkelt å håndtere endringer
Et påmeldingssystem gjør det mye enklere å håndtere og endre bestillinger. Dette er spesielt viktig hvis du tilbyr flere elementer som overnatting og mat.
Når billettprisene er høyt er det viktig at kundene dine betaler for det de ønsker å bestille.
Et påmeldingssystem sørger for at du har full oversikt over hva deltakere har bestilt, gjør det enkelt å endre bestillingen, og det er lett å holde oversikt over de endringer som har blitt gjort av deg, kollegaene dine, eller kundene selv.
3. Forenkle kommunikasjon med deltakere
Med et påmeldingssystem blir det enklere å kommunisere med deres deltakere før, under og etter arrangementet. Du kan kommunisere med alle deltakere og det er lett å holde oversikt over hvilken informasjon du har sendt til hvilke deltakere.
4. Gjør det enkelt for kundene å betale
Et påmeldingssystem gjør det enkelt for dine kunder å betale med Vipps, kort eller EHF faktura. Kunden kan selv velge hvilken betalingsløsning de ønsker å bruke uten at du må gå inn avtaler får å kunne tilby betaling med Vipps, kort eller EHF faktura.
5. Markedskommunikasjon og branding – og hvorfor det er viktig
Din markedskommunikasjon og branding hjelper deg å formidle ditt budskap. Ved hjelp av et påmeldingssystem kan du gjennomføre din grafiske profil i alt. Fra invitasjon på sosiale media og e-poster, ditt innebygd påmeldingsskjema, nettsiden, og alle andre elementer du deler med kundene dine.
Ved å sørge at alt følger og viser din merkevare vil du se mer profesjonell ut, og det blir lettere for folk å kjenne din brand igjen.
6. Gjør det enkelt å tilby ulike billettyper
Med et påmeldingssystem er det enkelt å sette opp ulike billettyper med ulike priser. Noen systemer gir deg også mulighet å lage pakkepriser (hvor systemet tar hensyn til ulik moms). Du kan sette opp standard, VIP, og Early Bird billetter.
Les mer om hvordan og hvorfor Early bird billetter funker.
7. Forenkle regnskapsføring
Påmeldingssystemer som samler inn alle pengene for deg og betaler de ut ukentlig eller månedlig, gir deg også gode bilags- og momsspesifiserte regnskapsrapporter som gjør det lett å føre regnskap over ditt arrangement. Her kan du spare deg mye tid og penger ved å automatisere fakturering.
8. Innsjekk og oppmøte
Når ditt arrangement er i gang vil du ha full oversikt over de som faktisk er med på ditt arrangement. Ikke bare pga. brannvernforskrifter, men det kan også være en fordel å ha oversikt over de som ikke deltok.
Du kan for eksempel sende de som ikke deltok opptak av ditt arrangement eller sende de et gebyr for å ikke møte opp.
9. Gode og fleksible rapporter
Uten et påmeldingssystem kan det være vanskelig å få en god oversikt over hvem som kommer, hvem som skal spise, og hvem som skal overnatte.
Med et påmeldingssystem har du muligheten til å bruke standard rapporter som gir deg den informasjon du trenger med kun et taste trykk.
På denne måte bruker du mindre tid for å endre bestillinger, og kan bruke du mer tid for å gi kundene dine en fantastisk kundeopplevelse.
Det finnes mange påmeldingssystemer på markedet, så vi kan tenke oss at det er vanskelig å bestemme seg for den løsningen som er riktig for deres arrangementer. Derfor har vi skrevet en artikkel som fremhever 5 ting du burde tenke på når du vurderer bruke å et påmeldingssystem.
Hva koster et påmeldingssystem?
Du lurer kanskje på hva koster egentlig et påmeldingsystem?
Mange ulike leverandører av påmeldingssystem bruker ulike prismodeller. Dette kan være alt ifra en pris per måned til hvor mange deltakere eller billetter du selger til dine arrangement.
Hvordan velger man det mest passende påmeldingssystemet?
Valg av det mest passende påmeldingssystemet for et spesifikt arrangement avhenger av flere faktorer, inkludert arrangementets omfang, antall deltakere, ønsket funksjonalitet, og tilgjengelig budsjett.
Det er viktig å vurdere hvilke behov og krav arrangementet har, for eksempel om det kreves integrasjon med andre verktøy eller tilpasningsmuligheter for ulike billettkategorier.
Å gjøre grundig research på ulike påmeldingssystemer, lese anmeldelser, og be om anbefalinger fra andre arrangører kan hjelpe med å finne det beste alternativet som passer både behovene og budsjettet til arrangementet.
Hva er de potensielle risikoene eller ulempene ved å bruke Excel og Google Forms?
Potensielle risikoer eller ulemper ved å bruke Excel og Google Forms sammenlignet med å bruke et påmeldingssystem inkluderer følgende:
- Manuelt arbeid: Bruk av Excel og Google Forms krever ofte mye manuelt arbeid for å organisere og administrere arrangementet. Dette kan føre til feil, tidkrevende prosesser og behov for ekstra administrasjonstid.
- Begrenset funksjonalitet: Excel og Google Forms kan ha begrenset funksjonalitet sammenlignet med dedikerte påmeldingssystemer. Dette kan begrense mulighetene for tilpasning, automatisering og integrasjon med andre verktøy og plattformer.
- Manglende brukervennlighet: Bruk av Excel og Google Forms kan være utfordrende for både arrangører og deltakere, spesielt for de som ikke er kjent med disse verktøyene. Et påmeldingssystem kan tilby et mer brukervennlig grensesnitt og enklere prosesser for både arrangører og deltakere.
- Risiko for feil: Med manuell datainnsamling og administrasjon i Excel og Google Forms er det større risiko for feil, for eksempel feilaktig inntasting av data eller tap av informasjon. Et påmeldingssystem kan automatisere mange av disse prosessene og redusere risikoen for feil.
- Manglende støtte og oppfølging: Mens dedikerte påmeldingssystemer vanligvis tilbyr kundestøtte og opplæring for brukerne, kan støtten være begrenset eller manglende når man bruker Excel og Google Forms. Dette kan føre til vanskeligheter med å løse problemer eller spørsmål som oppstår underveis i prosessen.
Du kan lese mer om hvorfor et påmeldingssystem er bedre enn Excel her.
Hvilke kriterier bør man vurdere når man sammenligner ulike påmeldingssystemer?
Det er mye man burde tenke på for å sikre at ditt påmeldingssystem oppfyller din forventninger og behov, spesielt med tanke på funksjonalitet, brukervennlighet, og kundesupport.
Noen viktige faktorer inkluderer:
- Funksjonalitet,
- tilpasningsmuligheter,
- brukervennlighet og grensesnittdesign,
- pålitelighet og ytelse,
- kostnad og prisstruktur,
- samt kundesupport og tilgjengelig opplæring.
Det er også viktig å vurdere eventuelle integrasjoner med andre verktøy eller plattformer som arrangementet krever. Tenker du på disse kriteriene kan du velge det påmeldingssystemet som best passer for dine spesifikke behov og forventninger.
Kort oppsummert
Det finnes mange fordeler ved å bruke et påmeldingssystem. Det gjør det enklere for deltakerne dine. Det gjør det enklere for deg som arrangør. Og det gjør det enklere for de som må føre regnskap for arrangementet ditt.
Så i alt kan du spare mye tid og penger ved å bruke et påmeldingssystem.
Da vi spurt Knut Wicklund-Hansen fra Macsimum hva han ville ha gjort annerledes hvis han hadde muligheten å gå tilbake i tiden.
“Da ville vi nok ha sluttet å bruke egen utviklete løsninger og byttet til Checkin mye tidligere!” sa han.
Les også: Hva er unikt med Checkin?.
