Vi veileder deg til hva du må gjøre dersom du skal avlyse et arrangement med påmeldte deltakere.
Følg stegene:Stoppe påmeldingen
Før du starter å melde av deltakerne er det viktig at du endrer informasjonen for arrangementet slik at ikke flere melder seg på eller mottar billetter. Det første du gjør er å gå inn på "Oppsett" og til "Generelt" og endrer følgende informasjonen der:
Legg inn "AVLYST" eller "UTSATT" i arrangementets navn. Lukk så påmeldingen ved å endre dato for påmeldingsfrist.
Gå deretter til "Betaling" og stopp utsendelsen av faktura ved å deaktivere denne funksjonen.
Vi anbefaler å skrive "Avlyst" i både tittelen og beskrivelsen for å tydeliggjøre at arrangementet er avlyst. Steng påmeldingen ved å sette dato til for eksempel gårsdagens dato. Om fakturaer enda ikke er sendt ut kan det også være lurt å utsette denne ytterligere til dere får meldt av alle deltakerne.
Husk å trykke "Lagre endringer" oppe i høyre hjørne når du har gjort endringene.
Stoppe billettutsending
Neste steg er å stoppe billettusendingen hvis dette er noe som er aktivert. Dette finner du ved å gå inn på "Oppsett" og videre til "Billettutsending". Stopp utsendelse av møtelink dersom du har et digitalt arrangement.
Dersom du ikke allerede har gitt beskjed til deltakerne om at arrangementet er avlyst, anbefaler vi å gjøre dette før du setter i gang med å melde av og/eller tilbakebetale. Dette kan du gjøre ved å sende en e-post eller en melding fra ordrerapporten. Gå til ordrerapport og trykk på ikonet SMS eller E-post. Sms koster 0,80 øre pr stk.
Melde av deltakerne
Her har du to alternativer, avhengig av hvor individuelle tilbakebetalingene skal være. Vi har i noen tilfeller sett at deltakere ønsker å gi billettprisen som støtte til arrangøren, eller at noen ønsker å gi deler av prisen som gave. Dersom du har ulik pris du skal tilbakebetale til deltakerne så anbefaler vi å gå inn og melde av en og en bestilling og sette opp tilbakebetalingen.
Det andre alternativet er å melde av alle deltakerne samtidig ved å gå inn på Oppsett - Innstillinger og avlyse arrangementet der:
Da vil du få opp en pop-up med alternativ for refusjon:
Dersom deltakeren skal ha hele beløpet tilbakebetalt så velger du "Full refusjon". "Ingen refusjon" blir brukt dersom dere skal opprettholde kravet mot deltakeren og de fortsatt skal betale for billetten.
NB! Vær obs på at tilbakebetalingene ikke gjennomføres automatisk når du avlyser arrangementet. Du må fortsatt sette opp tilbakebetalingene per bestilling. Se nedenfor hvordan man finner de avmeldte deltakerne.
Når du har meldt av deltakerne ved å avlyse arrangementet, vil deltakerne forsvinne fra ordrerapporten. Du kan likevel finne dem i dashbordet for arrangementet under "Avmeldt" kolonnen.
Slik kan du også finne og kontakte de avmeldte deltakerene hvis du ikke fikk gjort det før du meldte de av.
Tilbakebetale
De som har betalt og skal ha tilbakebetalt vil havne i reskontroen/åpne poster. Dit kan du komme ved å gå til "Økonomi" og videre til "Åpne poster", eller ved å trykke på "Totalt utestående" i bestillingssammendraget for arrangmenetet.
Inne på reskontroen så vil det stå en knapp som heter "Tilbakebetal".
Denne benytter du deg av for å gjøre selve tilbakebetalingen. I pop-upen som dukker opp når du trykker på denne så velger du om du vil tilbakebetale til der betalingen kom fra eller om du vil tilbakebetale til et egendefinert kontonummer. Du kan også gå inn på bestillingen via reskontroen og gjøre tilbakebetalingen der.
NB! Det er et gebyr fra Checkin på 10 kr per tilbakebetaling. Noen arrangører velger derfor å legge inn et avbestillingsgebyr for sin billett.
Det er viktig å være oppmerksom på at det ikke blir sendt en kreditnota når de setter opp tilbakebetalingen direkte fra reskontroen. Da må du inn på bestillingen og sende denne. De som har fått tilsendt fakturaen men ikke betalt denne enda trenger også å få tilsendt en kreditnota.
Kreditnota
Dersom det er gjort endringer i bestillingen, skal det som hovedregel sendes ut dokumentasjon som bekrefter endringen - enten i form av en delfaktura eller en kreditnota. I bestillingsvinduet vil det dukke opp en boks som gir deg mulighet til å sende ut en kreditnota/delfaktura, eller å generere dokumentasjon i bakhånd uten å sende ut til kunde. Vi anbefaler å alltid sende ut dokumentasjon, men dersom du av spesielle årsaker ikke ønsker å sende ut til kunde kan du klikke på "generer uten å sende".
De fleste bedrifter eller organisasjoner som skal betale for bestillingen, ønsker gjerne en kreditnota for regnskapets del, selv om de ikke ennå har betalt den opprinnelige fakturaen. Andre (feks privatpersoner) kan bare se bort ifra opprinnelig faktura og betale den nye som blir generert. Dersom fakturaen er sendt på EHF så må organisasjonen motta en kreditnota for å kunne motregne denne i systemet sitt. Du kan se om en faktura er sendt i arbeidsloggen på bestillingen. Dersom fakturaen ikke er sendt så er det ikke nødvendig å sende en kreditnota. Det samme gjelder dersom de bare har mottatt en kvittering.
Dersom du har valgt "Avbestillingsgebyr" når du meldte av deltakeren og de har fått en faktura, vil de motta en kreditnota på hele beløpet og så en ny faktura med bare avbestillingsgebyret.
Vær klar over at registreringen av kreditnotaer i noen tilfeller kan ta litt tid hos kunden. Dette betyr at noen ender opp med å betale fakturaen selv om du har sendt de en kreditnota.
Da vil du få opp et varsel som sier at du må tilbakebetale kunden:
I dette eksempelet er betalingen registrert etter at kreditnotaen er sendt. I de tilfellene trenger du bare å sette opp tilbakebetalingen. De har allerede mottatt kreditnotaen som de skal bruke for å føre tilbakebetalingen.
Manglende midler
Dersom pengene allerede er utbetalt for arrangementet før dere avlyste arrangementet vil dere få opp en beskjed om at "Tilbakebetalinger er satt i kø", etter hvert som tilbakebetalinger blir satt opp.
Dette betyr at tilbakebetalingen bli satt i kø og bli utført så snart dere har penger på kundekontoen deres igjen.
I dette tilfellet anbefaler vi å sette opp alle tilbakebetalingene først og så gå inn på Økonomi fanen for å finne oversikten. Der vil dere se hvor mye dere har i manglende midler dere har.
Sette inn penger på kundekonto
Hvis midlene allerede er utbetalt til deres kontonummer må du kontakte oss på support@checkin.no for å få oppgitt bankkontonummer og kid som pengene kan føres tilbake til.
Det er viktig at dere benytter dere av det KID-nummeret du får tilsendt, for at innbetalingen skal bli koblet direkte til deres kundekonto. Hvis tilbakebetalingene til kundene er satt i kø, vil de gå ut til deres kunde så snart pengene er registrert hos oss.
Etter dette kan man begynne å behandle tilbakebetalingene i åpne poster.