Å planlegge et arrangement kan være veldig gøy, men det er også viktig å sørge for at du får noe igjen for pengene du legger i det. Her er fem tips som vil hjelpe deg å gjøre eventet ditt så lønnsomt som mulig.
1. Lag et budsjett (med flere scenarier)
Hva vil moroa koste?
Det høres ut som en selvfølgelighet å lage et budsjett, men jeg blir stadig overrasket over hvor mange som dropper det.
Budsjettering er superviktig, og faktisk ganske gøy. Et godt budsjett gir deg stålkontroll og selvtillit til å skride engasjert til verket og lage et heidundranes event. Det sparer deg for tid og penger i det lange løp og reduserer risikoen for uventede kostnader – som igjen reduserer stress.
Før du setter opp budsjettet, må du hente inn priser og regne på kostnader. Du har kanskje historikk fra tidligere arrangementer som du kan bruke i første fase av planleggingen. Her er noen eksempler på hvilke utgiftsposter du bør ha med:
-
Markedsføring
-
Lokaler
-
Foredragsholdere
-
Mat
-
Teknikk, utstyr og materiell
-
Innleie av personell
-
Din og andre ansatte sin tid?
Når du har fått totalbildet av kostnadssiden, kan du dele det på antall deltagere og regne ut hva du minimum bør ta som pris for å gå break even. Lokale, foredragsholdere og mat utgjør ofte en stor del av budsjettet. Hva om dere kun får fylt opp halve salen? Lag en plan A, B og C for billettsalget for å regne på ulike scenarier.
Hvis du ønsker et overskudd, gjør en vurdering av hva markedet er villige til å betale og sett en pris deretter. En lavere pris, hvor du går i underskudd, er noen ganger greit, hvis du ser på det som en markedsføringsinvestering. Husk uansett å avklare dette internt fra starten av.
Det endelige budsjettet inneholder både kostnader og inntekter fra billettsalg og sponsormidler. Nå kan du med god nøyaktighet si om det kommer til å gå med overskudd eller underskudd, og gjøre nødvendige grep for å justere ambisjonsnivå og planer for å komme i havn med et budsjett som dere kan leve med.
TIPS: Ønsker du å dykke dypere i dette temaet, anbefaler jeg webinaret vårt “Ta tilbake kontrollen på eventøkonomien”.
2. Involver regnskapsføreren din
Involver kollegene dine på regnskap og økonomi fra starten av. Få dem til å sette opp arrangementet som et prosjekt i regnskapssystemet, med et eget prosjektnummer. Har du et påmeldingssystem som Checkin, kan du der sette opp en prosjekt- og kontoplan med samme prosjektnummer som i regnskapssystemet.
Når du da får utbetalingsbilagene i påmeldingssystemet ditt, kan regnskapsføreren enkelt føre kostnadene og inntektene inn i prosjektet. Da får du et fortløpende prosjektregnskap, så du kan se hvordan dere ligger an økonomisk.
LES OGSÅ: Ikke glem regnskap når du planlegger arrangementet ditt
3. Forhandle fram gode avtaler (og reduser risiko)
Med pandemi og lockdown friskt i minne er det smart å redusere risiko så mye som mulig i tilfelle dere må avlyse arrangementet.
Ikke godta avtaleforslaget fra foredragsholderen eller hotellet med en gang. Tenk “worst case scenario” og skaff deg manøvreringsrom. Snakk med leverandøren – mange er løsningsorienterte – og du får som regel skrudd avtalen litt bedre:
-
Avtal med hotellet (eller stedet du leier) hva som skal være siste frist for avlysning uten at du trenger å betale. Eksempel: Avlyser du 30 dager før slipper du å betale. Avlyser du mellom 14 og 30 dager før må du betale 50 prosent.
-
Forhandle frem lignende avtaler med foredragsholdere, catering, teknikere og andre leverandører. Hos mange foredragsholdere er det vanlig å kreve betaling umiddelbart. Noen kan gi deg kredittavtaler, så du ikke trenger å betale før etter leveransen, så om likviditet er et fokus kan det være fornuftig.
4. Vær smart i markedsføringen av eventet
Uten deltagere blir det ingen fest og ikke noe event. Markedsføring er derfor alfa og omega. Innen event marketing finnes det mye vi allerede vet funker og som kan gå under betegnelsen “beste praksis”. For eksempel hvordan du bruker en early bird- strategi for å få inn flest mulig påmeldinger tidlig i løpet og hvordan du på best mulig måte bruker e-post og sosiale medier både før, under og etter eventet.
Bruker du penger på annonser hos Facebook, LinkedIn, Google, nettaviser og nisjenettsteder er det viktig å følge med på konverteringsraten helt fra første dag. Når et arrangement får få klikk og få påmeldinger er det som regel ikke kanalens skyld, men budskapet og det kreative. Det kan du endre på hele tiden, og du bør derfor sette av tid til å hele tiden teste og optimalisere for å få mest mulig ut av markedsbudsjettet ditt.
TIPS: Se webinaret vårt med våre tips til hvordan du kan markedsføre dine arrangementer og selge flere billetter.
5. Sørg for at du får inn pengene
Mange har gitt bort overskuddet sitt ved at de må tapsføre hundre tusen kroner de aldri fikk innbetalt. Det er ikke et problem om du kun tar kort og Vipps, men om du sender faktura, så kan det fort hope seg opp en bunke fakturaer som ligger ubetalt etter at røyken har lagt seg. Sørg derfor for at dere fakturerer hyppig, at fakturaen er forståelig og henviser til påmeldingen, og at dere purrer umiddelbart etter at betalingsfristen har gått ut. Jo lenger en regning ligger ubetalt, jo større er sjansen for at den forblir ubetalt.
Konklusjon
Lag et budsjett hvor du tenker: “Hva er det verste som kan skje?” og regner ut en billettpris dere ikke taper penger på. Ta med regnskap i planleggingen. Gjør en god deal med hotell og andre store leverandører, så du får handlingsrom i tilfelle du må avlyse. Mål effekten av markedsføringen fra dag én – og sørg for at du får betalt. Det fortjener du. Lykke til!
Vil du lære mer?
Se opptak av vårt webinar “Ta tilbake kontrollen på eventøkonomien”, og lær om:
- Hva er viktig å tenke på når du skal føre regnskap for ditt arrangement?
- Hvordan gjør man momsen riktig for ulike arrangementer?
- Hva skjer når deltakerne ikke betaler billetten sin og hva bør du tenke på før du sender ut inkasso?
