10 tips til å skape et godt førsteinntrykk for ditt event

“Wow!” “At det går an!” “Dette var bra!” Det er hva du vil folk skal tenke etter at de deltok på ditt arrangement. Hemmeligheten er å fokusere på det magiske førsteinntrykket, som dannes allerede før Ola og Kari setter sine bein i lokalene dine. I denne artikkelen deler jeg 10 tips til hvordan du legger til rette for en enestående deltakeropplevelse for ditt event.

Førsteinntrykk er alfa og omega 

Hvordan du opplever en person, gjenstand eller hendelse i de første syv sekundene danner grunnlaget for hvordan du opplever fortsettelsen. Førsteinntrykket vi får sitter, uansett om antagelsen vår er feil eller ikke.

Folk som jobber med salg og service vet dette og er mestere i å skape gode førsteinntrykk. De er punktlige, kler seg profesjonelt, er forberedt, vennlige og imøtekommende, viser interesse og er obs på hvordan de bruker kroppsspråket, stemmeleiet og øyekontakten. Og ikke minst, de er ekte. Så hvordan kan vi skape samme effekt for arrangementer? 

Her kan du se hvordan innsjekken med Checkin oppleves: 

Gjør disse 10 tingene for å WOWe deltakerne på eventet ditt

Tro meg, arbeidet du legger ned i et godt førsteinntrykk vil påvirke deltakerne hele dagen og styrke deres helhetsopplevelse av arrangementet ditt. Følelsen de skal sitte igjen med etterpå er: “Wow, dette var smooth!” Her er mine tips til hvordan du skaper den godfølelsen: 

1. Planlegg innsjekken og bestill utstyr i god tid. Skal du skrive ut navnelapper for deltakerne, trenger du en PC, en skriver og en skanner. De to siste tingene kan du leie hos Checkin for 1000 kroner. Skal du kun skanne de som kommer inn, uten å skrive ut navnelapper, kan du gjøre det med en app på mobilen din.
   
   

2. Et tips for navneskiltene er å bestille den typen som har to festepunkter. Det gjør at skiltet ikke snur seg og blir blankt. Make your guests look smart!
   
   

3. Be de kollegene som skal hjelpe deg å sette av dagen i kalenderen sin god tid i forveien. Det gjelder både de som skal hjelpe til i innsjekken, men også de som jobber med salg, skal stå på scenen eller har andre ærend på dagen. 
   
   

4. Avklar plasseringen av innsjekken i god tid før arrangementstart. Gjør det enkelt for deltakerne å se hvor de skal sjekke inn og scanne billetten sin (gjerne med synlige og beskrivende skilt) og prøv å unngå flaskehalser. Ingen liker lange køer.
    

5. Forbered utsendelse av SMS med billett og relevant informasjon i god tid før arrangementet, så du slipper å stresse med det rett før arrangementstart. (Dette kan gjøres enkelt i Checkin.)
   
   

6. Send ut billetter på SMS dagen før eller samme morgen som eventet starter. Det er enklere å åpne en tekstmelding på mobilen mens du står ved innsjekkingen enn å rote frem en mail. Ta også med viktig informasjon som når dørene åpner, veibeskrivelse eller hvor de kan parkere. Hva med programmet, sier du? Vel, det kan du lenke til. Hold SMS-er og e-poster “short and sweet”.
   
   

7. Test utstyret kvelden før, så alt er klappet og klart på arrangementsdagen. Lad opp batteriene til PC-er og skannere. Sett ut nok søppelspann og ståbord om du serverer mat i området. Det kan fort bli kaos om noe er glemt når folk strømmer på.
   
   

8. Sørg for å ha nok folk til å hjelpe til med innsjekk og å svare på spørsmål i innsjekksområdet. De bør allerede ha fått opplæring og den informasjonen de trenger, men gi dem likevel en brief litt før arrangement starter.

9. For større arrangementer anbefaler vi å sette opp en dedikert "helpdesk" for generelle spørsmål, og en for dem som ønsker å gjøre endringer i billetten sin eller som kanskje trenger hjelp til å finne mistede billetter.

10. Det kan være smart å ha synlige ansatte i innsjekkingsområdet (med matchende t-skjorter, jakkemerker eller nøkkelbånd med arrangørkort), og ikke bare bak et bord. Deres jobb er å hilse på deltakerne når de kommer med et varmt smil, informere dem om hvor lenge det er til programmet starter og peke dem i riktig retning med en vennlig oppmuntring om å finne frem billettene.

Følg disse tipsene for å skape et positivt førsteinntrykk for deltakerne og gi dem noe å skrive hjem om, eventuelt noe å poste på LinkedIn, Facebook eller TikTok. Vi som driver med events jobber jo først og fremst med opplevelser. Arrangementet er verktøyet for å skape opplevelsen. 

Lykke til med å skape en kjempeopplevelse på ditt neste arrangement. 

Jeg hører gjerne mer om hvordan det gikk!