Fem ting du bør tenke på ved valg av påmeldingsløsning

Det er spennende å organisere ditt egen frokostseminar, konferanse eller kurs. Du ønsker å gi deltakerne den best mulige opplevelse. For å klare dette, trenger du en påmeldingsløsning som passer din bedrift og ditt arrangement.

Hvis du og din bedrift har planer å holde ditt egen arrangement, da er det viktig med et solid verktøy for påmelding, innsjekk, regnskap og full oversikt over alle deltakere.

Så hva burde du tenke på?

De 5 viktigste tingene du burde tenke på

Det finnes mange gode påmeldingsløsninger på markedet. Vi har samlet sammen våre tips til hva du bør tenke på når du skal velge riktig påmeldingssystem som passer best for deg og dine arrangementer.

1. Spør folk du stoler på for å få en god oversikt over behovene dine.

Det hørtes ut som en selvfølge, men mange glemmer ofte dette. Våre venner i MFO gjorde et smart valg ved å ta kontakt med andre aktører i samme bransje som hadde samme behov som dem. Når man deler erfaringer med andre aktører, får man bekreftet det du allerede tror at du trengte, men i tillegg avdekker behov du kanskje ikke hadde tenkt på. 

Det å ta kontakt med andre aktører i samme bransje er gull verdt, og kommer til å hjelpe deg med å finne den riktige løsningen som passer deres behov raskere.

Spill videoen for å se hvorfor Oslo Business Forum anbefaler Checkin.

HubSpot Video

 

2. Lag en oversikt over hvilke verktøy som må snakke sammen.

De fleste markedsførere bruker ulike verktøy til ulike formål. For å kunne skape en smidig kundereise, er det viktig at alle systemer snakker sammen og automatisk deler informasjon.

Hver gang du slipper å manuelt taste inn informasjon to (eller flere) ganger, sparer du masse tid, og samtidig sikrer du deg høy datakvalitet som på lang sikt vil lønne seg. Med kun et tastetrykk og i sekundet du publiserer arrangementet ditt, skal påmeldingsskjema kunne legges ut på nettsiden din eller at billettene sendes automatisk ut til deltakerne på et gitt klokkeslett.

Alt bør være automatisk og alt skal funke, slik at du kan fokusere på å skape et arrangement som folk husker. Lag en oversikt over hvilke verktøy som bør snakke sammen, og finn en påmeldingsløsning som tilbyr integrasjon og automatisering.

3. Tilby den betalingsløsningen målgruppen din digger mest å bruke.

Det skal være lekende lett for folk å melde seg på arrangementet ditt, og deretter kunne betale med den betalingsløsningen de foretrekker å bruke. Enten om det er med kort, Vipps eller faktura sendt direkte til deltakeren eller til bedriften de jobber i. Så sjekk hvilke betalingsmåter dine kunder liker å betale med, og finn et system som tilbyr disse.  

4. Prioriter fleksibilitet.

Hvert kurs, frokostseminar og konferanse er unik. Derfor er det viktig at påmeldingssystemet du velger kan tilpasse behovene til de ulike arrangementene dere har. Tenk over behovet for å kunne lage ulike billettyper med ulike priser og rabatter. Om du for eksempel skal tilby en egen billettype som har overnatting og middag. Eller om du tilbyr sponsorpakker, trenger du kanskje et messekart der utstillerne selv kan velge hvilken plassering de ønsker. Derfor anbefaler vi å finne et system som kan tilpasses etter deres behov og deres ulike arrangementer.

5. Sist, men ikke minst: Velg et system som gir deg kontroll på eventøkonomien.

I Checkin drar vi ofte opp eksempelet med å organisere en fest. Det er gøy å planlegge, invitere og holde festen, men ingen gleder seg til oppryddingen dagen derpå. Det samme gjelder for seminarer, kurs og konferanser.

Mange glemmer å tenke på hvordan det finansielle skal ordnes. Og det skjer fort at man ender med nesa opp i Excel-lister, mye manuelt arbeid med utsendelse av faktura og lite fornøyde regnskapsfolk. Automatisert regnskap bør være en del av systemet slik at alt rundt eventøkonomien skjer automatisk i bakgrunnen. 

Hvor starter man?

Vi anbefaler deg å snakke med folk du stoler på og spur de hvilket påmeldingssystem de bruker. Og ikke minst hvorfor de er fornøyd.

Når du vet hva du skal lette etter, sjekk om det er mulig å integrerer de systemer du allerede bruker. Du kan spare masse tid hvis du kan integrer systemet du bruker for regnskap og for å markedsføre arrangementet ditt. 

Når du følger våre tips finner du et system som passer deg, din bedrift og dine arrangementer.

Vi øsnker deg lykke til!

Opprett en gratis arrangørkonto og prøv Checkin selv!

Opprett gratis arrangørkonto