Økonomi

I denne artikkelen vil du finne alt du trenger å vite om håndtering av den økonomiske siden ved ditt arrangement og bruk av Checkin.

 

I denne artikkelen finner du...

 


ØKONOMI I CHECKIN

Introduksjon til økonomi i Checkin
Dashbord
Åpne poster
Behandling av faktura i åpne poster
Tilbakebetaling
Inkasso og restkontro

 


REGNSKAP

Regnskap
Kontoplan
Regnskapsbilag

 


PRISER

Priser for tjenester i Checkin

 


Introduksjon til økonomi i Checkin 

Checkin er et påmeldingssystem som skal gjøre det enklere for deg å håndtere den økonomiske siden av ditt arrangement. Du kan både gjøre påmelding, ta betalt, og håndtere fakturering på en enkel måte uten papirarbeid. Du har full kontroll på hva som har kommet inn, og hva som er utestående av betalinger fra billettkjøpere. Pengene som kommer inn gjennom dine salg vil bli betalt ut månedlig til kontonummeret du legger inn sammen med et bilag på mail. Her er en introduksjon til hvordan du får full kontroll på det økonomiske i din Checkin profil. 

 


Dashbord 

På dashbordet har du en generell oversikt over din saldo, hva som har kommet av innbetalinger gjeldende måned, hvilke avgifter som vil bli trukket av, og ikke minst hva som er tilgjengelig ved neste utbetaling pr dags dato. Checkin holder som en standard alltid tilbake 3000 kr som en positiv kundesaldo, slik at man skal kunne gjøre tilbakebetalinger til kunder som må melde seg av, sende sms fra systemet (0,90 kr pr stk) selv i perioder med lite aktivitet. Dette står oppført på linjen "Saldo ved siste regnskapsbilag". Skal du ikke bruke Checkin på en stund, og ønsker pengene overført, sender du oss en mail på support@checkin.no. 

 

 

Du finner regnskapsbilagene til høyre i vinduet. Disse utstedes sammen med overføringen av de tilgjengelige midlene for utbetaling én gang pr måned, gjerne den 1. eller 2. hver måned. Det er fullt mulig å sette opp hyppigere utbetaling, dette kan endres inne på fanen "kundeinformasjon". 

Trykker du på det blå ikonet med tre linjer, åpnes en full oversikt over alle bilagene som er utstedt for kontoen. Se bilde nedenfor: 

 

 

For å laste ned bilaget trykker du på "Generert...".  Har du gjort endringer i kontoplan (se avsnitt lenger nede) kan du generere nytt bilag og hente ut et nytt bilag med endringene. Trykk på "Detaljer" for å hente ut bilaget i excel. 

 

Åpne poster

Åpne poster er et sammendrag av de ordrene hvor det gjenstår betaling fra kunden, eller der du som arrangør må gjøre en handling for at balansen skal gå i null i bestillingsvinduet. For å finne åpne poster går du til fanen "Økonomi", og videre til det blå ordet "Åpne poster". 

 

 

Når du trykker på "Åpne poster" kommer du til en oversikt over dine arrangement, og du kan der trykke deg videre til det arrangementet du ønsker å se på. Det kan se for eksempel slik ut: 

 

 

Her kan du enten behandle ordren direkte ved å trykke på valgene helt til høyre (i dette eksempelet: tilbakebetal eller send påminnelse). Du kan også trykke på ordrenummeret for å komme inn i bestillingsvinduet, og behandle utestående betalinger eller tilbakebetalinger her inne. Status kolonnen vil gi deg et inntrykk av hvilken handling som må gjøres, og hvor kritisk det er at du gjennomfører handlingen. 

 

Tips: Er du usikker på hva som har skjedd med bestillingen kan du gå inn i ordren og sjekke arbeidsloggen helt nederst i bestillingsvinduet. Her kan du også se om det er systemet eller en administrator av din arrangørkonto som har gjort en handling. 

 

Behandling av faktura som ikke er betalt i "åpne poster"

Hvis du har fakturaer som ikke er betalt, vil disse dukke opp i åpne poster. Prosessen består primært av disse stegene: 

  1. Checkin sender ut faktura på den dato du har bestemt at den skal sendes ut i påmeldingsoppsettet for ditt arrangment. 
  2. Hvis ikke fakturaen er betalt innen fristen, sender Checkin automatisk ut første påminner til samme epost som faktura ble sendt til, 10 dager etter fristen er utgått. Betalingsfristen blir da oppdatert slik at kunden har mulighet til å betale innen fristen.
  3. Hvis kunden ennå ikke har betalt faktura innen den nye fristen, vil du få opp en knapp med valget "Send ut påminnelse" eller "Send til inkasso". Vi vil anbefale å alltid kontakte kunden før man sender til inkasso, i tilfelle det har skjedd en feil i fakturaadresse. 

 

Merk: Velger du å kjøre saken til inkasso tilfaller et ekstra gebyr på 3% i transaksjonsgebyr + 6% eks. mva for formidling av inkassotjenesten. Se egen artikkel om inkasso og reskontro her.

 

Tilbakebetale tilgodehavende når du har gjort en endring eller noen er meldt av

Hvis du på noe tidspunkt gjør en endring i bestillingen, feks melder av en deltaker, endrer tilleggsvalg e.l. vil du trenge å trykke på "Generer og send ny faktura". Dette gjelder når bestiller har valgt faktura som betalingsmåte. Meldingen vil se slik ut inne i bestillingsvinduet: 

 

 

Hvis du melder av alle deltakere, vil du få opp mulighetene om å skulle refundere hele beløpet eller deler av beløpet, alt etter hvilke betingelser du har satt for kjøpet. Det er et gebyr på kr 10,- pr tilbakebetaling, så det kan være lurt å sette opp et avbestillingsgebyr på minimum 10 kr. Hvis deltakeren har brukt kort eller vipps for å betale, vil du kunne tilbakebetale direkte til kontonummeret betalingen kom fra. Følg instruksjonen i ordrevinduet: 

 

 

NB! Husk å legge inn betingelser for påmeldingen hvis du skal ta et avbestillingsgebyr eller andre betingelser for ditt arrangment. Dette gjør du i steget "Vilkår" når du oppretter påmeldingen. 

 

Inkasso og reskontro

Om dere ønsker å sende en faktura videre til et inkassoselskap, er det mulig å gjøre dette via reskontroen deres hos oss. Vi har et samarbeid med selskapet InkassoPartner AS som tar imot sakene.

For å kjøre en inkassosak går dere først inn på Økonomi og Reskontro. Der kan dere se statusen på alle fakturaene som er utestående. 

Forklaring av 

  • «Faktura sendt» vil si at fakturaen er blitt sendt og at fristen ikke er gått ut på denne enda. Systemet sender automatisk en betalingspåminnelse 10 dager etter at betalingsfristen har gått ut på fakturaen. 
  • «Påminnelse sendt» vil si at det er sendt en påminnelse. Dette kan være den automatiske påminnelsen eller en dere har sendt i etterkant. Vær klar over at ved å sende en påminnelse gir man også en ny frist for å betale faktura. Etter påminnelse er sendt vil du få muligheten til å sende til inkasso. 
  • «Betalt for mye» vil si at kunden har betalt for mye/dere har meldt de av med full refusjon, men ikke tilbakebetalt enda/dere har lagt til en rabatt som tilsier at de skal ha penger tilbakebetalt. Vi anbefaler å gå inn på bestillingen for å sjekke hva som er tilfellet her før dere tilbakebetaler.
  • «Venter på faktura» er dersom dere har satt en forsinkelse på utsendingen av fakturaen eller satt en dato frem i tid der fakturaene skal bli sendt ut. Da vil denne stå slik frem til fakturaen blir sendt. Du kan overstyre dette ved å trykke på «Send faktura» dersom det er ønskelig.
  • «Inkasso pågår» er statusen som kommer dersom dere har sendt saken til inkasso. Da vil dere ikke kunne sende flere påminnelser fra systemet eller gjøre endringer på bestillingen.

Slik kan en oversikt se ut, dersom man har pågående saker: 

 

 

Det er ikke mulig å sende en sak til inkasso før det er blitt sendt en påminnelse. For å kunne sende en sak til inkasso må dere ha en postadresse som inkassokravet skal bli sendt til. Dere vil bli bedt om å legge dette inn etter at dere har trykket på «Send til inkasso» dersom dette mangler på bestillingen. Når dere trykker på «Send til inkasso» vil dere alltid bli bedt om å bekrefte at dere ønsker å sende til inkasso. Vi anbefaler å sjekke at informasjonen og beløpet på bestillingen stemmer. Bestillingen vil bli låst for endringer når den er sendt til inkasso.

Det vil bli lagt til renter og gebyr når det blir kjørt en inkassosak. Disse gebyrene tilfaller inkassoselskapet. For alle betalinger for bestillinger sendt til inkasso er det 3% i transaksjonsgebyr + 6% eks. mva for formidling av inkassotjenesten. Dette vil bare bli trukket dersom pengene blir innbetalt. Dersom dere selv velger å trekke saken (ved å trykke på «Tilbakekall inkassosak») vil dere bli belastet salær som inkassoselskapet ville ha fått ved en innbetaling. Dersom kunden deres betaler fakturaen direkte til opprinnelig kontonummer/KID (via Checkin), vil inkassosaken oppdateres og gebyr/vil i utgangspunktet fortsatt innkreves.

I de tilfeller hvor saken ikke løses ved hjelp av inkassovarsel, betalingsoppfordring osv., vil det være mulig å sende kravet til Namsmannen. Det gjør dere ved å trykke på «Send til Namsmann» i reskontroen. Denne vil bare bli aktivert dersom Inkassoselskapet setter status til «Inkasso venter på tilbakemelding fra kreditor». Om status blir satt til dette så er det gjort en kredittsjekk på kunden av inkassoselskapet og de ønsker å vite om de skal gå videre med saken til Namsmann/forliksråd.

Ved oversending av sak til Namsmannen, belastes dere for varekostnader tilknyttet dette. Ved seier i forliksråd/hos Namsmann vil gebyrene normalt dekkes av sluttkunden.

 

Regnskap 

Checkin ønsker å forenkle ditt regnskapsarbeid. Derfor får du mulighet til å sette opp avdelinger, kontoer og prosjektnummer for hvert arrangement som deretter vil gjenspeile seg i et mer oversiktlig bilag. Bilaget vil sendes ut samtidig som transaksjonen gjøres av dine oppsamlede midler fra billettinntekter ved hvert månedsskifte. 

 

Sette opp kontoplan i regnskapet

I Checkin kan du sette opp en kontoplan med avdeling og prosjekt, slik at du får det samme oppsettet på regnskapsbilagene fra oss, som det du har i ditt eget regnskap. Dette forenkler regnskapsføringen betydelig. Se video som viser hvordan dette gjøres. 

 

HubSpot Video

 

Gå til fanen "Regnskap" og sett inn øsnker informasjon for alle fanene som her kommer opp: 

Kontoer: Her fører du inn kontonavn og nummer som tidligere er brukt i deres regnskapssystem. Trykk på "+" for å legge til. 

Avdelinger: Her fører du opp de avdelingene som er aktuelle å koble inntektene eller avgiftene til. Dette merkes med en kode, en beskrivelse og en kontaktperson. 

Prosjekter: Hvis du ønsker å merke med prosjektnummer kan du føre inn dette her.  

Koblinger: Her kan du sette opp koblingene for hvert arrangement. Du kan også lage en standard mal på "Standard innstillinger". Mange ønsker å gjøre dette individuelt pr arrangement, da går man videre inn på hvert arrangement man har oppretter og setter opp individuell kontoplan. 

 

Tips! Du kan sette opp kontoplan også i etterkant av et arrangement og generere bilagene på nytt i dashbordet. Vær da obs på at de gamle bilagene vil forsvinne.  

 

 

Priser for tjenester i Checkin

Makspris og minstepris

Hovedmodellen for bruk av Checkin systemet er at du ikke betaler en fast avgift eller lisens, men 8 kr per solgte billett + 3,5% av den totale bookingen. Dette betyr at du som arrangør kun betaler for Checkin når du faktisk har arrangementer. 

Makspris er 350,- kroner for faktura. Det betyr at transaksjonsgebyret per billett ved fakturabetaling aldri vil overstige 350 kr. På kort og Vipps er det ikke makspris da vi har dynamiske leverandørkostnader i prosent.

Minste pris for en billett er 18,- kroner. Det vil si at billetter fra ca. 300 kr og mindre, koster 18 kr per stk. For gratisbilletter er minstepris 8,-. 

 

Ekstratjenester i Checkin 

  • Print per navnelapp ved innsjekk: 3 kr eks mva
  • Tilbakeføring av penger (til deltakere): 10,- (50,- ved sletting av bestilling)
  • SMS utsendelse: 90 øre/stk (eksl. mva)
  • Ekstra utbetaling: 35,- (det utbetales penger den 1. hver måned uten gebyr)
  • Betaling direkte: Dersom det tas imot betaling utenom Checkin: 8 kr eks mva + 3,5%
  • Setekart: 7500,- eks mva (5000,- fra setekart nr 2)
  • Utsendelse av giro per post: 30,- (kun utsendelse, innbetaling i tillegg for billetten)
  • Inkasso: Alle løste inkassosaker beregnes det et gebyr på 3,5% transaksjonsavgift + 6% inkassogebyr (eks mva)
  • Bistand til Zapier integrasjon: 2000 kr eks mva.
  • Leie av utstyr for innsjekk:
    • 500,- eks mva per skanner
    • 500,- eks mva per printer

 

Ideell organisasjon?

Checkin har en egen prismodell for alle ideelle organisasjoner. Dette gjelder alle med sektorkode 7000 i Brønnøysundregisteret. Du kan sjekke dette selv på www.brreg.no

Når du registrerer en ny konto i Checkin vil systemet automatisk hente informasjon og endre takstene hvis din organisasjon er registrert som ideell i Brønnøysundregistrene. 

 

De særegne prisene for ideelle organisasjoner er:

- 3kr eks mva + 3% uavhengig av betalingsmåte
- Minstepris er 5 kroner per billett
- Gratisarrangementer er gratis

 

Noe du ikke finner eller trenger hjelp med? Kontakt support på +47 380 27 000 eller på support@checkin.no.