I begynnelsen av hver måned vil du få tilsendt et regnskapsbilag, samt en oppgjørsrapport sammen med opptjente midler fra forrige måned.
Gå rett til...
Hva er en oppgjørsrapport?
Oppgjørsrapporten vil gi overordnet informasjon om oppgjøret. Dette trenger ikke føres, men gir informasjon som er nyttig for dem som administrerer arrangementet.
Det inneholder innbetalingene, tilbakebetalingene, og gebyrene som har skjedd siden sist oppgjør. Første siden gir en aggregert oversikt over alle summer, deretter får dere samme tall gruppert per arrangement, og til slutt en detaljert liste over de enkelte bevegelsene.
Oppgjørsrapporten sendes til e-postadressen som er lagt inn som "E-post til organisasjonen" (fylles inn i "Kundeinformasjon"), og kan se omtrent slik ut:
Hva er et regnskapsbilag?
Regnskapsbilaget vil inneholde informasjonen som trengs for å kunne føre regnskapet. En får tilsendt et oversiktlig kontobasert bilag, hvor det ikke vil være noen "ikke-kategoriserte" beløp, i og med at alle føringer vil være knyttet til en foreslått regnskapskonto som standard.
Man får ett bilag per arrangørkonto, så hvis du har behov for separate regnskapsbilag per arrangement, kan man sette opp en underorganisasjon. Les mer om hvordan dette gjøres her.
Setter man opp egen kontoplan vil dette overstyre det foreslåtte oppsettet fra Checkin. Dette gjør at man kan få alle tall ferdig utregnet i bilaget for føring av regnskapet. Man kan på denne måten også gruppere flere arrangement inn i ett prosjekt for å få en samlet oversikt pr prosjekt i bilaget. Dette kan man sette opp i oppsettet for økonomi, se egen artikkel for å sette opp kontoplan.
Regnskapsbilaget inneholder:
- Oversikt over balansekontoer og resultatkontoer
- Utbetalingsoversikt
- Regnskapstall for motregning
- Aktivitet per arrangement som har hatt inntekt den foregående måneden
Regnskapstall for motregning inneholder nettobeløpet som skal føres på de ulike kontoene.
Dersom noen trenger å hente ut informasjon tilsvarende hovedbok er dette mulig å hente ut under "detaljer" hvor man laster ned dokumentene fra Checkin i fanen "Økonomi".
Regnskapsbilaget vil sendes til e-postadressen som er lagt inn under "E-post til regnskap", og kan se omtrent slik ut:
I denne videoen viser vi deg hvor du finner knappen for å laste ned Excel-dokumentet og hvilken informasjon du får tilgang til.
Lenker i teksten
Bilagene er gjort praktiske ved å legge inn lenker direkte til systemet. Er man logget inn i Checkin, kan man for eksempel trykke på et bestillingsnummer og bli tatt rett inn i ordrevinduet. Dette gjør at man enkelt kan kryssjekke bilaget med ordrene.