Endre billetter? Null stress
Et digitalt påmeldingssystem for arrangementer skal gjøre det enkelt for deg som arrangør å håndtere deltaker-påmeldinger, inkludert endringer som måtte oppstå underveis.
Det hadde selvfølgelig vært deilig å slippe alle endringer, men dette er dessverre bare ønsketenkning. En stor trøst for alle tidsbevisste arrangører er å vite at med Checkin får du i det minste gjort endringene på den mest effektive måten!
Kort om digitalt påmeldingssystem
Et digitalt påmeldingssystem gir deg mulighet å selge og håndtere billetter til ditt arrangement og kommunisere med deltakerne via e-post og SMS før, under og etter arrangementet.
Det første kontaktpunktet mellom deltaker og arrangør er et påmeldingsskjema som i de fleste tilfeller ligger på arrangørens eller arrangementets nettside. Her samler påmeldingssystemet inn all nødvendig informasjon om deltakerne slik at du har det som trengs for å kunne kommunisere med dem, sende dem rett type billetter og fakturere dem på ønsket måte.
Les mer om påmeldingssystem i artikkelen «Hva er et påmeldingssystem?»
Les også «Hva du burde tenke på når du bygger et påmeldingsskjema»
Hvilke billettendringer er mest vanlig?
I perioden etter at deltakerne har kjøpt eller bestilt billettene, vil det ofte dukke opp en eller annen form for endring. Det de aller fleste deltakerne ønsker eller har behov for å endre på har med betaling og fakturering å gjøre. For eksempel å endre fakturamottaker fra privat til bedrift, endre fakturaadresse og endre fakturamåte fra e-post til EHF.
Andre ganske vanlige endringer har med kontaktinformasjonen til deltakerne å gjøre. Det kan være å endre selve deltakeren til en annen deltaker, endre deltakerens etternavn, e-postadresse eller telefonnummer, og til og med endre deltakerens kjønn! Selv om sistnevnte ikke skjer fullt så ofte.
Av og til ønsker også deltakerne å endre billettype de har valgt eller tilleggsvalg de har gjort. For eksempel å endre en billett fra dagsbillett til helgebillett og endre fra én middag til to middager på arrangementet, eller fra med overnatting til uten overnatting.
Alle disse endringene kan du lett gjøre i Checkin.
Les også «Slik overbeviser du sjefen om at Checkin er verdt pengene»
Hvordan endre billettene?
For å endre en deltakers billett må du som arrangør gå inn på den aktuelle deltakeren sin bestilling i Checkin, gjøre de endringene du skal, trykke lagre, og vipps – så er endringen utført på deltakerens profil. Denne handlingen trigger også en oppdatering av andre steder i systemet hvor deltakeren er nevnt, for eksempel i en rapport eller i en deltakerliste. Hvis du vil sende en ny, oppdatert billett til deltakeren kan du gjøre det ved å trykke “Send billett”.
Les mer om "hvordan du håndterer bestiller i Checkin"
Hva skjer når billettene har blitt endret?
Hvis endringen du gjorde også medførte kostnadsendringer, kan du ved hjelp av et tastetrykk enten generere og sende en tilleggsfaktura til deltakeren, eller generere og sende en kreditnota og en ny faktura. Hvis det bare er snakk om en mindre endring, er det mest praktisk å sende en tilleggsfaktura.
Fakturering er en funksjon som våre arrangørkunder er meget fornøyde med, og som få andre leverandører av påmeldingssystemer kan tilby. Checkin tar seg av alt av betaling, fakturering og eventuell inkasso.
Det er ikke uten grunn at vi kaller oss regnskapsførerens beste venn!
Følelsen av å være effektiv
Det er få ting i vår hektiske hverdag som er mer tilfredsstillende enn følelsen av å være effektiv. Få unna gjøremål som har en tendens til å hope seg opp og bli liggende som et tårn av dårlig samvittighet. Med Checkin som system for dine arrangementer vil du få den gode følelsen av effektivitet og tidsbesparelser. Ikke bare når du skal gjøre endringer i billettene, men også ved opprettelse av arrangementer og håndtering av betalinger.
Les gjerne om Region Stavanger som opplevde store tidsbesparelser når de gikk fra å bruke Excel til å bruke Checkin til sine bransjetreff og nettverkssamlinger.
Oppsummering
Tradisjonell håndtering av påmeldinger til arrangementer, altså uten bruk av et påmeldingssystem, krever mye manuelt arbeid som både er tidkrevende, men som også føles unødvendig å holde på med i dagens digitale samfunn. For eksempel endring av billetter.
Ved å bruke Checkin som digitalt påmeldingssystem, vil du enkelt kunne utføre alle slags endringer med få tastetrykk, og kjenne på den gode følelsen av å være effektiv.
Les også "Hvorfor et påmeldingssystem er bedre enn Excel" her