Hvordan håndtere bestillinger i Checkin?

Når du har publisert arrangementet og bestillingene strømmer inn, lønner det seg å få en oversikt over deltakerne dine. Nedenfor lærer du hvordan du håndterer bestillinger og gjør endringer.

Gå direkte til...

Video: Hvordan håndtere bestillinger i Checkin?

Hvor finner jeg bestillingene?

Hvordan endre en bestilling?

Hvordan tilbakebetale eller sende kreditnota?

Se hjelpevideo

I videoen nedenfor tar vi deg gjennom hvordan du kan håndtere bestillinger i Checkin:

  • Hvor finner jeg bestillingene i Checkin?
  • Hvordan kommunisere med deltakere direkte fra Checkin?
  • Hvordan utføre endringer på en ordre?

Se videoen, eller les mer om hvert enkelt steg videre i artikkelen.

 

HubSpot Video

 

Hvor finner jeg bestillingene som er gjort i et arrangement?

Bestillingssammendrag: en oversikt over antall billetter solgt per billettype, samt per tilleggsvalg. 

Ordrerapport: en fullstendig liste over alle bestillinger og deltakere. 

 

faner på arrangement

Bestillingssammendrag

I bestillingsammendraget vil du få oversikt over deltakerutviklingen og hvor mange billetter som er solgt pr billettype, hvor mange som er avmeldt og annen nyttig info når man bruker innsjekk. 

 

Bestillinger-Bestillingssammendrag-oversikt

 

De blå tallene er link til deltakerlister over disse gruppene. F.eks. hvis man ønsker å skrive ut en liste eller sende e-post til de forventede deltakerne med VIP- billett, kan man trykke på tallet og komme frem til de utvalgte deltakerne i denne kategorien. Når du har funnet listen, kan du bruke e-post eller SMS ikonet for å sende meldinger. 

Se eget avsnitt om hvordan man sender SMS og e-post i systemet her.


Ordrerapport

I ordrerapporten kan du søke opp navn på personen du skal gjøre en endring for, eller gå direkte til bestillingsvinduet ved å trykke på bestillingsnummer/ordrenummer. Dette nummeret vil deltakeren få per e-post i ordrebekreftelsen ved fullført kjøp/bestilling. 

ibruk-endringer-orderapport


Klikk deg inn på bestillingsvinduet og få oversikt over følgende:

  • Bestillingskontakten – personen som har bestilt på vegne av seg selv eller andre
  • Fakturaadresse
  • Deltakerinformasjon med billetter og eventuelle tilleggsvalg
  • Betalingsinformasjon
  • Registrerte transaksjoner
  • Fakturahistorikk
  • Arbeidslogg – hvem har gjort endringer i ordren.
  • Notater – brukes kun internt for å kommentere eventuelle endringer eller spesielle forhold.

 

Hvordan endre en bestilling – og hvilke endringer er det mulig å utføre?

For å gjøre endringer, må du åpne det aktuelle bestillingsvinduet. Dette dukker opp når du klikker på det aktuelle bestillingsnummeret i ordrerapporten.

Endringer kan utføres ved å trykke på blyantene i de ulike vinduene, samt endre-knappene (se markerte ikoner i bilde nedenfor).

ibruk-endringer-bestillingsvinduet


Du kan utføre følgende endringer:

  • Endre informasjon til bestillingskontakten eller fakturamottaker – benytt blyantene i ruten for bestillingskontakt eller fakturadresse.

  • Bytte ut deltakeren – dersom en deltaker ikke kan stille og ønsker å endre navn på billetten gjøres dette under «endreknappen» på den aktuelle deltakeren. Deretter velger du «bytt ut deltaker» og fyller inn ny informasjon. 
    knapp som viser bytt ut deltaker
    Du kan også endre brukerinfo på eksisterende deltaker – men merk at dersom du gjør endringer her, vil endringen være gjeldende på alle bestillinger hvor vedkommende har vært involvert tidligere.

  • Endre betalingsmåte – klikk på blyanten oppe i høyre hjørne, ved arrangementsnavnet. Dersom du endrer fra faktura til kort/Vipps, sender du betalingsinformasjon til kunde ved å sende ny ordrebekreftelse. I ordrebekreftelsen er det en «betal nå» knapp.

  • Endre billettype eller tilleggsvalg – gjøres på «endre» knappen til høyre på den aktuelle deltakeren.
    MERK: dersom endringen medfører endring i pris, må du huske å genere ny faktura og eventuelt velge tilbakebetale (kommer opp varsel på høyre side i bestillingsvinduet).

  • Legge til flere deltakere på samme bestilling – klikk «legg til deltaker (rosa knapp), fyll ut og velg billettype/tilleggsvalg. Husk å sende ny betalingsinformasjon (ordrebekreftelse) eller ny faktura dersom det medfører ekstra kostnad.

  • Melde av deltakere – Dersom alt i bestillingen skal kanselleres, trykk på «meld av» knappen og velg hvordan/om beløpet skal refunderes. Dersom det gjelder én eller flere deltakere i en større bestilling, må du trykke deg inn på endreknappen på de deltakerne det gjelder og velge «meld av» knappen der.
    MERK: Dersom kunde har betalt og beløpet skal refunderes, sender du oppdatert faktura/kreditnota og velger «tilbakebetal tilgodehavende».

  • Sende billetter på nytt – velg «Send billetter (e-post)». Hvis kunden ikke får billettene – sjekk om e-postadressen de har lagt inn er korrekt.

  • Endre pris på billetter eller tilleggsvalg – klikk på «endre» knappen på den aktuelle deltakeren og legg inn rabatt, evt. en manuell økning i pris. Husk å oppdatere faktura eller send ut ny ordrebekreftelse for betaling med kort eller Vipps.

Arbeidslogg - Hvis du er usikker på hva som har skjedd av endringer i bestillingsvinduet kan du alltid følge med i "Arbeidsloggen" helt nederst til høyre. Her loggføres det hvem som har gjort handlingen, om det er systemet (Checkin) eller en administrator hos arrangør.

 



Tilbakebetale og/eller sende kreditnota

Hvis du har gjort endringer i en bestilling etter at faktura er sendt ut eller etter at betalingen har skjedd, må du inn i bestillingsvinduet å gjøre en tilbakebetaling eller sende en kreditnota. 

  • Er det kommet opp en melding om at kunden har beløp til gode, må du trykke på "Tilbakebetal tilgodehavende". 

  • Er det endring i bestilling som gjør at kunden skal betale mer kan du konfigurere ny faktura, eller sende en ordrebekreftelse på nytt, hvis kunden skal betale det gjenstående beløpet på kort. Da kan kunden via ordrebekreftelsen gå inn betale med kort eller vipps. 

Tips! Skriv gjerne en kommentar til handlinger som blir gjort i ordrevinduet under "Notater" slik at andre som håndterer bestillingene og oss i Checkin kan forstå hvorfor noe er gjort.