«Uten mat og drikke, fungerer eventet ikke».
Uansett hvor god underholdningen er, hvor kule foredragsholdere du har eller hvor lett innsjekken er, er det én faktor som kan heve eller senke kvaliteten på ditt event i folks øyne; nemlig maten!
Derfor er det utrolig viktig at du som arrangerer har tatt hensyn til folks behov og ikke minst at du har bestilt inn nok mat.
Vi tok en prat med Stine Holbæk fra Geheb, Line Byremo og Martin Graham fra Madhuset for å få gode tips rundt hva du som arrangør bør tenke på når det gjelder mat til ditt event.
Bestill tidlig
Stine Holbæk jobber som markedssjef hos Geheb Konditori, et lokalt bakeri og konditori i Kristiansand. Hun oppfordrer arrangører som vet de skal bestille mat til sitt event om å bestille så tidlig som mulig.
– Skal du for eksempel arrangere et frokostseminar eller en lunsj, er det supert om bestillingen legges inn så fort du vet hvor mange som skal ha mat. Hos oss jobber vi med ferske råvarer, derfor er det også viktig at den endelige bestillingen blir så korrekt som mulig, så hold oss gjerne oppdatert hvis endringer oppstår. Slik sikrer vi deg topp kvalitet på maten og forhindrer matsvinn, forteller Stine.
Et godt tips er å inkludere mat som et tilleggsvalg allerede når folk kjøper billetten. Dette kan du enkelt gjøre via Checkin sitt påmeldingssystem.
Les mer om Checkin sin skjemabygger her!
En annen ting du som arrangør må tenke på, er om maten skal hentes eller leveres.
– Skal maten leveres handler det hele om logistikk. Vi må sørge for at vi har nok folk til transport og riktig utstyr. Transporten tilpasses etter om du har bestilt varmmat eller om maten må være kald på grunn av meieriprodukter eller lignende. Dessuten handler det om at vi ønsker å respektere bakeriets ansatte sin tid, så de slipper å hive seg rundt i siste liten for å levere på tiden, påpeker Stine videre.
Allergier og andre matpreferanser
En ting er sikkert; du tuller ikke med folks mat og særlig ikke med allergimat.
– Å innhente allergier er kanskje noe av det viktigste du som arrangør gjør når du skal servere mat på arrangementet ditt, da det kan være helsefarlig for folk å få i seg ting de virkelig ikke tåler, opplyser Stine.
Informasjon om allergier bør innhentes så tidlig som mulig, helst som et tilleggsvalg når folk krysser av om de ønsker mat eller ikke, når de bestiller billettene. Det er også viktig at du som arrangør er kritisk til hvor du bestiller mat fra og at leverandøren tar allergener på alvor. – De du bestiller fra skal bruke ulikt utstyr til allergimat, slik at maten er trygg. Når du bestiller, kan det være lurt å stille spørsmål rundt hvordan de håndterer allergier, for å få en pekepinn om leverandøren er seriøs eller ikke, tipser Stine.
Når du skal presentere maten, er det viktig med tydelig og riktig merking, slik at deltakerne føler seg trygge på hva de får i seg. – Hvis vi ser bort fra allergier, er det også mange som har forskjellige livssyn og matpreferanser som bør ivaretas. Derfor bør du også stille med vegetarmat eller veganske alternativer, og merke disse spesifikt. Vi som bakeri deler alltid ut et datablad der vi oppgir alt av allergier og annet hvis det er ønskelig, men du som arrangør må holde tungen rett i munnen og bruke informasjonen du får riktig, fortsetter hun. 
Stine Holbæk er markedssjef hos Geheb Conditori
Presenter nye fristelser
Line Byremo og Martin Graham representerer Madhuset i Kristiansand, som er et av byens største cateringbyråer. Som daglig leder og cateringansvarlige, har de begge gode tips til hva du som arrangør bør tenke på rundt hva slags mat du bestiller til ulike arrangementer. – Det første du må tenke på er hvordan lokalet du skal servere maten i er bygd opp. Finn ut om lokalet tillater folk å sitte under matserveringen, om det finnes nok bord og stoler eller eventuelt en kantine/restaurantområde hvor maten kan serveres, tipser Line.
Videre må du se an hva slags event du skal arrangere, for det er selvsagt stor forskjell på hvilken mat folk forventer til et frokost, - dag eller kvelds-event. Foregår eventet på dagen kan sandwicher med forskjellig pålegg eller fristende salater være gode alternativer.
Er det varmmat du er ute etter, tipser Martin om deres bestselger, nemlig å gå for en deilig buffet. – Med en buffet gir du folk valgfrihet og det er enkelt å ta hensyn til alles matallergier og preferanser. Her kan du selvsagt velge å gå for en klassisk tapas, men ønsker du en ny og smakfull vri kan du bestille en karibisk grillbuffet eller noe med asiatiske innslag, forteller han videre.
Tenk på logistikk og overhold tidsskjema
Når mat skal serveres til mange mennesker, er det viktig at alt går så smertefritt som mulig. Line forteller derfor om viktigheten av riktig logistikk under ditt arrangement. – Mat er ferskvare, og med varmmat er det desto viktigere at deltakerne får tydelige beskjeder om når og hvor maten skal serveres. Velger dere en buffet, kan det være lurt å opplyse deltakerne om dette. Med en buffet har de nemlig bedre tid til mingling, ta en telefonsamtale eller lignende før de henter seg mat, enn om det for eksempel er varmmat som serveres ved bordet.
Hun legger også vekt på viktigheten av å overholde tidsskjemaet, slik at cateringbyrået som leverer maten har alle tidspunkter klart foran seg. – Igjen, mat er ferskvare og noen ganger handler det kun om minutter før kjøtt eller grønnsaker kan bli ødelagt hvis det står for lenge. Hold derfor serverings og kjøkkenpersonalet oppdatert hele veien og gi beskjed om eventuelle endringer så raskt som mulig.
– Slik kan vi og andre cateringbyråer sikre at dere som har bestilt kan servere kvalitetsmat til deltakerne, avslutter Martin.
Mat til mingling
Som både Stine og Line har nevnt tidligere i denne artikkelen, bør du tenke på om maten kan spises sittende eller om du legger opp til minglestund med en matbit under ditt arrangement. Velger du sistnevnte, finnes det flere alternativer til hva slags fristelser du kan by på, det viktigste er at maten enkelt kan spises stående og tas i hånda.
– Her kan enkle bagetter eller lett fingermat serveres, tipser Stine fra Geheb.
Ønsker du varmmat her, kan noe som enkelt som pølse i brød serveres. – Det er ikke så mange som tenker på dette som alternativ, da det er relativ enkel mat, men om du bestiller kvalitetspølser og serverer de med spennende tilbehør, kan det virkelig slå an, skyter Martin fra Madhuset inn.
Etter mat er det kanskje ønskelig å servere noe søtt til kaffen og da er god bakst alltid en slager. – Ønsker du et mer elegant uttrykk over arrangementet kan du også servere pannacotta i serveringsglass, biscotti eller makroner, forteller Stine avslutningsvis.
Oppsummering:
Bestill maten tidlig: Få en avklaring på hvor mange av deltakerne dine som skal ha mat og legg inn bestillingen i god tid før eventet. Slik kan de som leverer maten sikre dere de beste råvarene.
Husk på allergier og livssyn: Ta allergier og livssyn på alvor. Sørg for å ha gode alternativer til deltakere som har spesifikke behov i matveien.
Presenter et frisk pust: Husk at det finnes andre alternativer enn bagetter. Hva med en god grillbuffet eller en fristende salat? Valgmulighetene er mange, så ta gjerne anbefalinger fra dem du bestiller fra.
Overhold tidsplan og tenk logistikk: Matservering til mange krever en viss logistikk for å sikre at maten serveres så fersk og raskt som mulig. Ha derfor god oversikt over tidsplanen. Oppdater cateringbyrååene og serveringspersonalet om eventuelle endringer så rask som mulig.
Tenk på lokalet: Skal maten serveres varm eller kald? Finnes det et egnet område eller nødvendig utstyr for matservering? Disse faktorene er viktig å ta med i beregningen når du bestiller mat.
