Når vi nevner "innsjekk", refererer vi selvsagt til prosessen der deltakerne registrerer seg på selve arrangementsdagen. Men siden dette skjer så raskt og enkelt med vårt påmeldingssystem, ville det egentlig bare tatt noen få linjer å forklare det i denne artikkelen. Uansett, la oss nå inkludere hva som skjer fra det øyeblikket deltakerne melder seg på arrangementet og frem til de er trygt inne. Og det beste av alt, det kan skje helt stressfritt - både for deg som arrangør og for deltakeren.
Det hele starter med et digitalt påmeldingsskjema, som utformes etter behov. Her kan man benytte Checkins landingside eller integrere skjemaet i egen nettside. I de fleste tilfeller foretrekkes det å ha skjemaet på en egen nettside, på forsiden eller et annet valgfritt sted i menystrukturen. Da får du skjemaet i samme visuelle uttrykk som resten av nettsidene eller arrangementet, og de som skal melde seg på får en fin og sømløs påmeldingsopplevelse, hele tiden på dine nettsider.
Les også «Hva er et påmeldingssystem?»
Påmeldingsskjemaet kan være enkelt eller litt mer avansert, avhengig av faktorer som størrelsen på arrangementet, om det skal være gratis eller koste penger, om du skal la deltakerne få mange ulike tilleggsvalg og så videre. Det meste kan ordnes. Du kan til og med legge til en ventelistefunksjon i påmeldingsskjemaet, for de arrangementene hvor du har begrenset antall plasser eller bare ønsker å kunne vurdere om de interesserte faktisk skal få lov til å melde seg på eller ikke.
Les også om en av våre fornøyde kunder, Norsk Fotballtrenerforening, som ikke lenger gruer seg til innsjekk.
Et helt enkelt påmeldingsskjema, med krav om at deltakerne skal fylle ut informasjonen sin før du bekrefter bestillingen, kan foregå på denne måten:
(Tips: Du kan også velge å tillate at bestiller, for eksempel en leder, kjøper et visst antall billetter, og så fyller de respektive ansatte ut kontaktinformasjonen sin senere)
Påmeldingskjemaet kan se ut slik som dette.
Trykker «Fortsett»
Trykker «Fortsett»
Slik kan påmeldingskjemaet se ut.
Trykker «Neste – bekreftelse»
Trykker «Neste – bekreftelse»
Slik vil takkemeldingen se ut.
Les gjerne også denne detaljerte artikkelen om innsjekk!
For å ha mest mulig kontroll på arrangementet ditt og antall påmeldte er det mest hensiktsmessig at deltakerne ikke kan gjøre endringer på eller avbestille billetten sin selv. Men det er mulig å tillate dette for enkelte deltakere i en tidsbegrenset periode om du som arrangør ønsker det. Dette kan være en fin måte å gi enkelte bedrifter eller deltakere et ekstra privilegium.
Les også “10 tips til å skape et godt førsteinntrykk for ditt event”
I tiden frem mot arrangementet kan du gjerne sende ut enkle e-poster eller tekstmeldinger fra din arrangørkonto til de som har meldt seg på. Dette kan for eksempel være en vennlig påminnelse om arrangementet hvor du legger ved billettene eller formidler viktig informasjon.
I slike e-poster kan du også inkludere ulike flettefelt, det vil si personlig informasjon til hver enkelt deltaker. For eksempel link til billetten deres, info om deres tilleggsvalg på arrangementet, eller om du har noen ekstra tilleggsvalg som du ønsker at de skal se på.
Slik kan billetten se ut for deltakeren.
Et tips fra oss er å sende ut billettene på SMS, for eksempel dagen før eller noen timer før de ankommer. Dette gjør det superenkelt for deltakeren å finne frem billetten når de kommer i døra. Til konserter, konferanser og teaterforestillinger med mange deltakere er dette ganske vanlig, blant annet for å sikre at billettene kommer frem og er godt tilgjengelig for deltakeren når arrangementet finner sted.
Les også «11 tips til hvordan skape en konferanse som deltakerne kommer til å elske!»
Billettene som deltakerne har mottatt på e-post (og eventuelt tekstmelding) inkluderer en QR-kode, navn på billett og deltakerens navn. Det er denne deltakerne må vise ved ankomst til arrangementet, og som kan scannes hvis du vil ha statistikk for hvor mange som har ankommet eller skal skrive ut navnelapper.
På selve arrangementet er det alltid hyggelig å ha representanter fra arrangøren som ønsker deltakerne velkommen med et stort smil. Og vet du hva? Checkin tilbyr til og med utleie av innsjekkspersonell som kan ta seg av alt det praktiske. Vi har også utstyr tilgjengelig, som skannere og printere til navnelapper. Så du kan være sikker på at innsjekksprosessen går helt smertefritt!
Om du gjør innsjekken selv, eller leier inn personell, er det i hovedsak tre alternative måter å gjennomføre innsjekken:
Fordelen med å skanne QR-kodene er at da får du i Checkin full oversikt i sanntid over hvem som har kommet. Dette er veldig praktisk hvis du for eksempel ønsker å sende melding til deltakerne under selve arrangementet. Da kan kun de som faktisk har kommet få meldingen.
Alle disse tre alternativene gir minimalt med kø ved innsjekken, noe deltakerne setter stor pris på. Dette er en av de store fordelene ved å bruke et påmeldingssystem som Checkin.
Les også «Våre 5 tips når du skal velge et påmeldingssystem»
Kontakt oss hvis du er interessert i et påmeldingssystem for dine arrangementer!