Vi ser nærmere på hva event-teknologi er, deler sju spennende trender for fysiske og virtuelle eventer og noen tips når du skal velge i jungelen av apper og verktøy.
Hva er Event technology – en definisjon
Hva er event-teknologi, spør du?
I et nøtteskall er det paraplybetegnelsen for verktøy, apper og programvare du bruker for å planlegge, markedsføre, gjennomføre og måle suksessen til et arrangement – enten det er en konsert, konferanse, kurs, webinar, festivaler, idrettsstevner, frokostseminar eller et medlemsmøte.
Begrepet er ganske bredt – det omfatter alt fra billettsalg, påmelding og rapportering, til teknologi som brukes på selve arrangementet for å skape uforglemmelige opplevelser for deltakerne – tenk hologrammer, VR og konkurranser.
Teknologi en viktig del av eventledelse
Event-teknologi er en viktig del av eventledelse (event management) – og undersøkelser viser at de som jobber med arrangementer har blitt mye mer stødige i å bruke ny teknologi gjennom pandemien.
Som eventansvarlig vil du med den riktige teknologien kunne effektivisere prosessen og administrere alt fra påmelding til billettsalg og matservering, og måle lønnsomheten på arrangementet gjennom hele prosessen brutt ned på varelinjer.
Du øker sjansen for at eventet ditt går knirkefritt, og du har data og innsikt som gir deg et stort fortrinn når du skal planlegge ditt neste arrangement.
Tidligere studier viser at event-teknologi kan øke antall deltagere med 20 prosent, senke kostnader med 30 prosent og øke produktiviteten hos de som planlegger arrangementet med 27 prosent.
En bransje i vekst
Det globale markedet for event management-systemer ble i 2021 anslått å være på 7 milliarder dollar. En ny rapport spår at markedet vil femdobles frem til 2026 og nå en verdi på 14,1 milliarder dollar. Det er en årlig vekstrate på 14,9 prosent – og da er ikke all teknologi som brukes på arrangementene tatt med.
7 spennende trender innen event-teknologi
Den hybride revolusjonen som ble spådd i kjølvannet av pandemien har uteblitt. “Den nye normalen” skulle være digitale events, med innslag av såkalte hybride arrangementer, hvor noen få deltar fysisk og resten streamer direkte. I stedet viser det seg at vi strømmer tilbake til fysiske konserter og konferanser. Folk liker å være sammen, og det er jo deilig å se.
Nå vil jeg ta for meg sju teknologiske trender som jeg synes er spennende. Noen er allerede i bruk, mens andre er nye eller gryende teknologier.
1. Påmelding- og billettsystemer
Også kalt Event Management Systems (EMS) eller billettsystemer, er programvare som automatiserer alt rundt registrering, fakturering, betaling, billettutsendelse, regnskap og rapportering. Påmeldingssystemer sparer deg for tid og penger, sørger for lønnsomhet og sikrer en god brukeropplevelse fra første stund. Et godt påmeldingssystem bør ha integrasjon med ditt system for e-postmarkedsføring, kunne generere og sende ut billetter med QR-kode på SMS eller e-post, og ivareta personvernet i henhold til GDPR.
2. RFID-systemer
RFID (Radio Frequency Identification) bruker en chip til å spore gjenstander som billetter og registreringsmerker. Chippen kan brukes i armbånd, så du selv kan scanne deg inn på VIP-områder eller festivalområder, delta på konkurranser, eller betale for måltider og produkter uten kontanter (bidrar til 20 % større omsetning). Hvis du har deltatt i løpekonkurranser, har du sikkert lagt merke til dingsen bakpå startnummeret ditt. Det er en RFID-chip som sporer posisjonen din og måler tiden din. Teknologien gir deg også innsikt i hvordan folk beveger seg rundt på arrangementet, som igjen er verdifullt når du skal planlegge logistikk og oppbygging av neste arrangement.
3. Live-oversettelser
Simultanoversettelse blir stadig viktigere ettersom arrangementer blir flerspråklige og internasjonale – men det inkluderer også teksting eller tegnspråk for døve. Det finnes applikasjoner som lar deltakere på virtuelle events velge språk når de logger seg inn, så de får alt som blir sagt oversett på direkten. Det øker brukeropplevelsen og potensielt også hvor mange mennesker du klarer å nå.
4. Hologrammer
Hologrammer har eksistert en stund, men bruken har først nylig begynt å ta av. De blir mer realistiske og naturtro hele tiden. I dag kan du faktisk sette president Obama på scenen, så publikum ser han tredimensjonalt og i full størrelse – mens han egentlig holder foredraget fra sitt eget hjem i USA. Ja, med AI og hologramteknologi kombinert er det vel ikke noe som hindrer deg i å sette Abraham Lincoln på podiet, om du vil.
5. Digitale fotobokser
Det er ingen tvil om at digitale fotobokser (virtual photo booths) er en fin måte å legge til litt moro og spenning til et virtuelt arrangement og skape en kollektiv følelse av å ha deltatt på noe sammen, når man kan ta et bilde av seg selv med en predefinert bakgrunn og poste den i sosiale medier. Det samme kan du gjenskape på en stand på et fysisk event.
6. AR og VR
Virtual reality (VR) og Augmented reality (AR) er teknologier som kan skape sterke, uforglemmelige visuelle opplevelser for deltakere. Ikke bare kan det være en underholdende wow-faktor å spasere rundt på månen eller inni menneskekroppen, men også pedagogisk. Og bruksområdene er kun begrenset av fantasien.
7. Eventapper
For store arrangementer på en viss størrelse og varighet – gjerne over en hel eller flere dager – kan en app styrke opplevelsen til deltakerne betraktelig og gi deg som arrangør en unik kommunikasjonskanal, både om det skulle oppstå en unntakssituasjon, endringer i programmet eller for å gi deltakere muligheten til å kommunisere med hverandre, bruker vouchere til å kjøpe drikke og snacks, eller få tilgang til VIP-områder eller sesjoner på en konferanse med mange parallelle spor.
I praksis ser vi at det kan være krevende å få deltakere til å laste ned en app, så vurder nytteverdien du tenker man får, og vær sikker på at verdien deltaker opplever, gjør at de er villige til å laste ned og ikke minst bruke appen.
Lær hvordan Avfall Norge lykkes med sine arrangementer.
Tips før du kjøper inn event-teknologi
Det er ingen mangel på teknologi som kan løfte arrangementet ditt både i backend og frontend – og som eventansvarlig må du tenke på begge deler når du prioriterer budsjettet du har til rådighet. Målet ditt er å skape et arrangement deltakeren elsker, og som i tillegg er lønnsomt.
Førsteinntrykket skapes allerede når noen melder seg på. Et godt påmeldingssystem er et “must” for de fleste arrangementer, og vil sannsynligvis ikke utgjøre den største posten i teknologibudsjettet ditt. Resten av tech budsjettet kan du bruke på teknologi som er med på å skape et uforglemmelig event.
Her er noen tips med på veien til deg som vurderer å kjøpe inn teknologi til ditt event:
- Sett sikkerhet i høysetet fra første stund. Vern om deltakernes personopplysninger ved å forsikre deg om at leverandøren overholder GDPR-lovverket og lagrer brukerdata forsvarlig på en europeisk server.
- Involver regnskapsavdelingen eller regnskapsføreren i valg av påmeldingssystem. Mange løsninger mangler linken til regnskap og tilbyr heller ikke løsninger for betaling via faktura.
- Sett deg inn i hvordan prismodellen fungerer og hvor skalerbar løsningen er etter hvert som du øker antall deltakere og antall arrangementer.
- Undersøk hvor brukervennlig og pålitelig løsninger er – både for deltakerne og for dere som jobber med arrangementet. Hvis det er en skybasert løsning, har de mye nedetid? Er den mobilvennlig? Sjekk kundeuttalelser og reviews.
- Kundeservice – velg en leverandør som gir rask og god support. Det vil være nyttig i oppstarten, men også underveis og under selve arrangementet. Finn også ut om de har en god onboardingprosess.
- Integrasjoner – tenk gjennom hvilke funksjoner du ønsker deg av løsningen og hvordan den skal samspille med resten av techstakken din.
Ta også en kikk på sofapraten jeg hadde med Erik Norman Hansen og Knut Wicklund-Hansen om hva du bør tenke på når du arrangerer et digitalt event:
Konklusjon
Event-teknologi er en kritisk komponent i kundeopplevelsen og kan øke lønnsomheten til arrangementet ditt. Det er mange spennende trender i horisonten, som kan skape wow-faktoren og opplevelser som kan gjøre ditt event til en snakkis. Men fiks de små friksjonspunktene i kundereisen først, så reisen fra bestilling til deltakelse gå knirkefritt, og så kan du krydre med all den teknologien budsjettet ditt tillater.
Lykke til med ditt event!
