Prosjektleder for digital- og innovasjonskonferansen Y, Marte Brennbakken, deler sine hemmeligheter med deg.
Av Amund Hestsveen. Påmeldingene er i boks. Alle har betalt. Navneskiltene er trykket. Talerne har bekreftet at de kommer. Hotellrom til alle er i boks. Lyd, lys og bilde?
Det tar heldigvis de proffe seg av. Kan du nevne raskt de tre konferansene som virkelig skapte forandring for deg og din arbeidsplass? Altså…- Tenkte meg det, sier Marte Brennbakken.
Helt til Texas
Brennbakken er prosjektleder i Netlife Design, byrået som hvert år arrangerte Webdagene fra 2014 til 2018 i Oslo Spektrum. I 2019 bestemte de seg for å ikke arrangere Webdagene, men lage en helt ny konferanse, Y.
Lokasjonen ble Youngstorget, målgruppen ble en annen, men formatet det samme. Y ble arrangert i september, det var 700 deltagere over to dager, samt 90 på workshops tirsdag og onsdag.
Flere hundre nordmenn reiser hvert år til SXSW (South By Southwest) i Austin, Texas. Der nede ender de fleste opp med å søke til andre nordmenn, dra på foredrag holdt av nordmenn eller dra på arrangementer holdt av nordmenn. Det er påfallende, og under en av reisene mine til SXSW tenkte jeg: Kan det virkelig være nødvendig å dra så langt for å knytte kontakter og få noe ut av en slik happening?
Hun forteller brennende om engasjementet for Webdagene og Y, som gjennomsyrer hele arbeidsplassen hennes. Det vi forsøker å gjøre med Y, er å skape et lignende klima for å høre gode foredragsholdere, treffe mennesker fra ulike bransjer og utveksle erfaringer og inspirasjon – for det er gjerne den kombinasjonen som gir varig effekt for deltageren, tror Brennbakken.
Handler om mennesker
Hva er suksessformelen for å skape en samlende konferanse der man blir inspirert til forandring? Ligger det i omgivelsene? Lokalet? Foredragsholderne?
Jeg tror det handler om å gi deltagerne en følelse av at det ikke er arrangøren det handler om. At man ikke har tenkt på seg selv, men på de som kommer, svarer Brennbakken. Det handler mye om velkomsten. Førsteserven.
Hvordan man gir informasjon i forkant, og hva som er tonen i det øyeblikket deltageren kommer innenfor dørene. For oss i Netlife er det viktig at du som deltager blir ønsket velkommen med et smil, at du blir gitt akkurat litt mer enn det du hadde forventet gjennom hele eventet, sier hun.
Glem dyre prosjektstyringsverktøy og skyhøye utgifter til pynting av lokalet. Selvsagt håper du på at gjestene dine hatt en bra opplevelse, sånn ellers også? Men det viktigste er om de har fått levert nye verktøy eller metoder fra scenen, slik at de kan se på de daglige arbeidsoppgavene på en ny måte?
Det er det som er avgjørende, om du har med deg nok kraft til endring med deg hjem, hvis ikke har det bare vært en fin fest, liksom, sier hun. Det handler om det menneskelige aspektet. Føler folk seg ivaretatt, velkommen, sett, snakket til?
Både av arrangøren og av foredragsholderne når de står på scenen. Temaet må gjerne være så relevant det bare vil; men er den nye kunnskapen som leveres i foredragene blitt gitt tilstrekkelig matjord og grobunn? Det er jo når man snakker sammen i pausene, i baren, under det sosiale og på toget på veien hjem, man får svaret om konferansen innfridde.
Hjelp folk til å treffes
Det går raskt i svingene når Marte planlegger konferanse. Hun har alt i hodet, og deler det i skybaserte, enkle verktøy som Google Docs, Figma og SketchUp med alle som er i arrangementskomitéen.
Hos Netlife betyr det egentlig: Alle.
Hele bedriften er engasjert i produksjonen av denne konferansen. Vi deler alt, skaper et gigantisk, digitalt mood board, og sletter ingenting. Ingen idéer er for dumme. Sammen skaper vi konferansen, og det styrker oss enormt som arbeidsplass, det er ingen tvil om det.
Y er en ekte hjemmelaget konferanse. Så alt kan skje, spesielt først året vi er på et nytt sted. Folkene du treffer når du ankommer konferansen, er ikke innleide «håndhilsere», det er Netlifere som til vanlig jobber som prosjektledere, innholdsrådgivere, teknologer og daglig leder.
Hun tror det er noe av sjarmen.
Vi hilser på deg personlig, ordner kaffe, viser deg hvor du skal sitte og tar alle spørsmål du måtte ha. Så du kommer i gang, liksom. Det er godt å vite, særlig om man kommer alene til konferansen, og ikke er utpreget utadvendt.
Vi tenker mye på de innadvendte, og hvordan det hele tiden må være noe å gjøre i pausene. Når er folk tørste? Er bordene der man får forfriskninger riktig plassert, egnet for å starte nye samtaler?
Vi passer på at ikke folk bare blir stående rett opp og ned, men dette er vanskelig. Vi klarer ikke å ta oss av alle, sier prosjektlederen.
Bærekraft
Under årets Y oppfordret de alle til å ta med sin egen kaffekopp. Da får du så mye kaffe du bare vil, og man sparer miljøet for avfall. Også holder kaffen seg varm. Tim Wendelboe sto for kaffen, og når det er din egen kopp du bærer rundt på, er sjansen mindre for at du setter den fra deg, sier hun med et smil.
Men det bød selvsagt på noen i utfordringer, sier hun, og fortsetter: Vi tenkte ikke på at en takeaway-kopp er 3 dl og ikke 1,5 dl som en pappkopp er. Det var litt pinlig da vi i 10 minutter var tomme for kaffe.
Og dette er grunnen til at jeg elsker arbeidsplassen min. Vi satte i gang brygging på kontoret og på utestedet Yongs. Fraktet kvernede kaffebønner fra Tim i teltet og bar fulle kaffekanner inn igjen på løpende bånd. På generelt grunnlag er folk stadig mer opptatt av miljø, så ved å være omhyggelig med detaljene, kan man raskt gi et sympatisk inntrykk.
Under Y får man ikke utlevert noe av plast. Dette skapte litt utfordringer da de gjerne ville dele ut snacks i pausene, men det finnes lite snacks som passer hygienisk inn i slike anledninger som ikke er kledd i plast. Her håper jeg vi kan utfordre produsentene litt.
Vi har nær sagt løst allergiutfordringen, også. Vi har bestilt 10% glutenfrie, ellers er alt det andre vi serverer fritt for nøtter, laktose og kjøtt og fisk. Serveringen har en aldri så liten vegetarisk snert over seg, forteller Brennbakken.
Men, mat som er så enkelt vil dessverre ikke glede alle, poengterer hun: Det var et tydelig savn etter proteiner og varm mat. Det må vi jobbe med å få løst til neste år. Maten under konferansen er for øvrig produsert av overskuddsmat fra utvalgte restauranter og butikker.
Sømløst
Foredragene, selve bærebjelken under enhver konferanse, holdes av utvalgte talere som er eksperter på sitt felt, men også eksperter i formidling. Vi gjennomproduserer foredragsrekkene, og har et sylproft team som ikke overlater noe til tilfeldighetene, understreker Brennbakken. Dette teamet består også av folk fra oss i Netlife.
To uker før konferansen går av stabelen, må nemlig hver foredragsholder ha sendt fra seg sitt materiale og sine presentasjoner. De kvalitetssjekkes, både for innhold og visuelt preg. Vi går inn i materien. Gir råd om dramaturgi og tempo. Hvis det er noe vi ser at ikke kommer til å fungere, sier vi det rett ut.
Vi prøver å veilede dem så godt som mulig, men når du har over 40 foredrag så er det litt av en jobb, understreker hun. Glem pc-er som ikke vil slå seg på, HDMI-overganger som fusker i svingen eller videofilmer som ikke spilles av med lyd. Vi har alle vært der. Sett folk stå på hodet for å ordne noe teknisk, mens hele salen knirker i utålmodighet.
Så begynner småpraten i rekkene, og magien er brutt. Ingen får komme med sin egen data eller forandre noe i siste liten.
Det er strengt forbudt. Det er profft.
Det handler om respekt for de som betaler for å komme, tenker jeg, sier Marte Brennbakken.
De skal få et sømløst arrangement, så fokuset kan ligge på å absorbere budskapene og stemningen. Det er tross alt det faglige de betaler for, ikke kaffen, snacks, gratis øl eller klistremerker. Målet er at de skal kunne reise hjem og begynne å gjøre noe nytt og annerledes.
Skape endring.
Det er det vi brenner for.
Hva gjør dere så etter konferansen?
Evalueringen er vårt viktigste verktøy. Tar vi ikke det seriøst kan vi bare glemme å gjøre dette igjen. I år skal vi bruke mye tid på evalueringen. Og vi skal gjøre alt i vår makt til å rette på det som ikke funket så bra i 2019.
Nå vet du hvordan du skaper en konferanse folk husker.
Så hva er neste steg: Å finne ut av hvordan du kan markedsføre ditt event og selge billetter.
