Selv om vi har laget et populært påmeldingssystem, så er vi ikke eksperter på å organisere events. Sist vi holdt frokostseminar var det ikke alt som gikk på skinner, og i kjent Checkin-stil deler vi her ærlig av våre lærdommer med ti tips om typiske feil du bør unngå som ansvarlig for et arrangement.
PS: De tre første feilene gjorde vi på frokostseminaret. De siste sju unngikk vi heldigvis, men du har helt sikkert deltatt på arrangementer der du har opplevd dem.
1. Glemme å be om samtykke for filming og bilder av arrangementet
Du har leid inn fotograf og video-crew, funnet fram passordet til YouTube-kontoen og alt er på stell. Nå skal verden få vite om ditt fantastiske arrangement gjennom levende bilder og fine farger. Ikke sant?
Du vil jo tross alt ha noen gode filmsnutter og bilder til å bruke i en after-movie, en “takk for at du kom”-e-post og til promoteringen av neste arrangement.
Det som da er viktig er at du har innhentet samtykke til å kunne filme og fotografere de som deltar på arrangementet ditt, både publikum og de som skal stå på scenen.
Samtykket kan du innhente ved å inkludere en linje i GDPR-feltet for påmeldingen til arrangementet, hvor du ber om tillatelse til å lagre og behandle deltakerens personopplysninger.
2. Innlegg og innslag som er for lange
Gjesp. Etter femten minutter faller oppmerksomheten vår dramatisk.
Så om foredragsholderen din da kun har pløyd gjennom halvparten av sine 68 slides, kan det forårsake tilfeller av vridning i stol, fikling med mobil og (i noen alvorlige tilfeller) forekomster av snorking eller høylytte sukk.
For oss var det litt pinlig. Vi hadde en paneldebatt med et interessant tema (trender i eventbransjen og tips for arrangører), som dro seg ut til en time. Det er i lengste laget.
Nå finnes det ingen fasit på området, men du skal være en svært dyktig formidler, eller ha et meget attraktivt budskap, for å klare å holde et publikum engasjert i 45 minutter.
Vil du forresten lære fra de beste, last ned vår gratis e-bok: "Ekspertenes tips".
3. Unnlate å teste teknisk utstyr
“Video killed the radio star. But without experience, you don’t get far.”
På forrige frokostseminar gikk det video-tekniske skeis. På vei til seminaret, kom vi på at vi hadde glemt kabelen som gjorde det mulig å ta opp lyd via kameraet. Vi rakk ikke innom Elkjøp, men fikk heldigvis låne en kabel.
Det verste var at kameraet stoppet å filme etter en halvtime, uten at vi merket det. DSLR-kameraer slår seg automatisk av for å unngå overoppheting. Egentlig var det bare å trykke på record igjen, men vi fikk ikke med oss at den stoppet.
Vi hadde ikke prøvd det på så lange opptak før, men har nå lært at vi skal teste alt, alltid!
De neste flausene unngikk vi heldigvis på vårt frokostseminar, men her har våre kunder som er proffe event-arrangører gitt oss innspill.
4. Dårlig innsjekks-opplevelse
Å føle seg velkommen er viktig. En varm velkomst skaper tillit og en følelse av velvære og trygghet hos deltakeren. Derfor er det viktig at velkomsten oppleves som gjennomført og profesjonell.
Det er ingen god opplevelse for deltakerne om de må gå rundt med navneskilt som åpenbart er tusja på i siste liten. Eller om Britt må hete Geir, fordi hun arvet en plass da han ble syk.
Registrer alle gjester og frivillige i ditt påmeldingssystem og skriv ut billetter og navneskilt til alle. Pass på å ha nok folk til å betjene innsjekken, så du får tatt deg av alle. Det skaper gode førsteinntrykk, og alle vinner!
5. Dårlig skilting og manglende informasjon
– Hvor i huleste er dette arrangementet da?
Alle kjenner seg vel igjen i den vonde opplevelsen av å ikke finne frem i tide, når du har hastet deg over brostein i pene sko, litt svett etter en brå start på dagen.
Beste praksis er å sende en SMS eller e-post med adresse, veibeskrivelse, parkerings- og reisealternativer dagen før. Legg gjerne ved din kontaktinformasjon, om noen skulle være forsinket eller trenger hjelp til å finne fram.
På store bygg, hvor det er mange ting som skjer, bør du sette ut tydelige skilt som peker vei og viser gjenkjennbare symboler som arrangement- og arrangørnavn eller logo. Ha gjerne folk som kan sende deltakerne videre innover.
Og glem ikke nettsidene dine. Deltakerne forventer å finne informasjon der, om de skulle ha spørsmål eller ikke finne fram.
Til slutt: Endringer kan skje. Plutselig må lunsjen flyttes til et annet lokale, eller inngang D blir stengt. Alle slike ting bør du kommunisere via SMS.
6. Være utilgjengelig for deltakerne under eventet
– Hallo, er det noen her?
Du må aldri “ghoste” deltakerne dine, så de ikke vet hvor eller hvem de skal henvende seg til når de har spørsmål.
Har du et stort event bør du ha en informasjonsskranke, og er eventet over flere dager bør du sannsynligvis ha et eget “stevnekontor”.
Om du ikke har en infodesk, kan du kle opp noen av medarbeiderne dine med t-skjorter eller skilt med “Spør meg”. Slik unngår du at deltakere spør de som ikke vet.
7. Overbooke lokalet
– Beklager, her er det fullt.
Det er en kjip beskjed både å gi og motta, når noen har meldt seg på et arrangement og forventninger er skapt.
Overbooking kan unngås ved at du bruker et påmeldingssystem som har støtte for plassbegrensning. Blir eventet fullt, kan deltakerne da velge å sette seg på en venteliste.
8. Ignorere allergier og diettbehov
Ikke tull med maten til folk!
Mellom 1-3 prosent av Norges befolkning har matallergier, og ifølge Orklas bærekraftsbarometer er hele 11 prosent vegetarianere eller veganere. Dette bør du ta på alvor for å oppleves som en seriøs aktør av alle.
Legger du til pescetarianere og fleksitarianere, sier hele 27 prosent i Norge at de har en av disse fire mat-identitetene.
Husk derfor å spørre om allergier og matpreferanser i påmeldingsskjemaet.
Tilby alternative måltider for deltakere med spesielle diett-behov, og vær transparent på hvilke ingredienser som brukes. Merk også maten på eventet nøye.
Dette vil bidra til å skape en inkluderende atmosfære og sikre at alle deltakerne får en positiv opplevelse.
9. Ikke overholde tidsskjemaet
Foredragsholderen er langt fra ferdig, men har nå holdt på sju minutter over avtalt tid, og har dermed forskjøvet alle tidspunkter fremover. Du ser på klokka, biter negler og prøver å få øyekontakt. Til ingen nytte. Slik trenger det ikke å være.
Dette er nemlig bare én av flere mulige tidstyver på et arrangement, dog kanskje den verste. Bruk en klokke på scenen, eller gjør en tydelig avtale om lengde på innlegget og avtal med foredragsholder at du holder opp fem fingre når det gjenstår fem minutter.
Publikum trenger også ledelse. Bruk en bjelle eller snakk i mikrofonen for å gi beskjed om at ting starter opp igjen etter lunsj og pauser. Når det er sagt, planlegg nok tid til pausene. Lag også en plan B om uforutsette ting skulle skje.
10. Dårlig kommunikasjon med teamet og frivillige
Til slutt, aldri undervurder viktigheten av å kommunisere med alle som jobber med arrangementet og andre frivillige. Disse skal representere konferansen og/eller din bedrift. Det forebygger forvirring og ineffektivitet.
Hold regelmessige møter, oppdater dem om endringer og sørg for at alle vet hva deres ansvarsområder er. En felles Slack- eller Teams-kanal kan være nyttig, og et skybasert område for å lagre og dele dokumenter.
Sørg for at teamet og frivillige får tilstrekkelig opplæring og ressurser for å kunne utføre sine oppgaver effektivt. Det bidrar til en vellykket gjennomføring av eventet og en god opplevelse for deltakerne.
Lykke til!
