De store tidsbesparelsene er den største fordelen!

Den lille bedriften med den store kompetansen

Det er ikke mer enn 14 ansatte i Region Stavanger, men kombinasjonen av erfarne folk med lang fartstid i bransjen og ivrige nyutdannede gir dem en unik kompetanse og drivkraft som salgs- og markedsføringsorgan for Stavangerregionen. 

De er flinke på å spille hverandre gode, og det gir resultater. De er rett og slett “sabla goe på alt så e’ løye” i Stavanger og omegn!

Vi har tatt en prat med Eirill Gitlesen, som er leder for bedriftsarrangementer med hovedansvar for å promotere regionen for å få flere turister til å komme på besøk. Hun har jobbet i Region Stavanger i 5 år og kunne ikke vært stoltere av jobben og regionen sin. Hun har tross alt selv vokst opp i Stavanger og mener at regionen har en fantastisk sammensetning av opplevelser.

– Stavangerregionen er en unik plass å bo og besøke med tanke på alle mulighetene og kvalitetene som finnes. Vi kan tilby et stort mangfold med alt fra urbane bystrøk, et variert kulturliv og spektakulær natur til fantastiske distrikter med førsteklasses lokalmat som genererer Michelin-stjerner, sier Eirill. 

Se Eirill fortelle om deres erfaringer med å bruke Checkin som påmeldingssystem til deres konferanse.

Løfter fram medlemmene og regionen

Region Stavanger er en medlemsbasert organisasjon som ble etablert for 20 år siden. Den gangen hadde de ikke fullt så mange medlemmer, og mange av kommunene så ikke behovet for markedsføring av regionen og destinasjonene.

I dag har Region Stavanger over 200 medlemmer fra kategoriene reiseliv, hotell, restaurant, aktivitetsleverandører og kommuner. Hele 13 kommuner er nå medlemmer!

Til tross for stor medlemsmasse har Region Stavanger tett dialog med medlemmene, og det er viktig for organisasjonen å få medlemmene til å skinne og markedsføre dem på en god måte, både overfor andre medlemmer og overfor turister og besøkende til regionen. 

Det viktigste de gjør hver dag er å løfte fram medlemmene, både de små og de store. Alle er like viktige for Region Stavanger.

Arrangerer bransjetreff og nettverkssamlinger 

For å utveksle kompetanse og erfaringer, bli kjent og se på mulig samarbeid arrangerer Region Stavanger jevnlige bransjetreff eller nettverkstreff for sine medlemsbedrifter og reiselivsnæringen i regionen. Det blir i gjennomsnitt 1-2 treff i måneden.

Region Stavanger selger også inn konferanser, alt fra store internasjonale næringslivskonferanser og verdenskongresser til små og store idrettsarrangementer. De inviterer både nasjonal og internasjonal presse for å nå enda lenger ut med informasjon og nyheter om hva som skjer i regionen. 

I tillegg drifter Region Stavanger turistinformasjonene i Stavanger og Sandnes.

Slik sparer de tid med påmeldingssystemet Checkin 

Gitlesen forteller at de begynte å bruke Checkin i 2022. Grunnen til at de valgte å gå over til et digitalt påmeldingssystem var i hovedsak for å kunne organisere påmeldinger og invitasjoner til deres jevnlige bransjetreff og nettverkssamlinger på en bedre måte. De trengte et automatisert system som kunne fungere smidig og enkelt både for de ansatte i Region Stavanger og for de som melder seg på.

Før de tok i bruk Checkin sendte de ut e-poster manuelt, plottet deltakerne inn i Excel-lister og sendte fakturaer for hver enkelt påmeldt. Det var ganske tidkrevende og tungvint.

Automatikk og spesialtilpassing i skjønn forening 

Med Checkin lager de nå påmeldingsskjemaer og invitasjonsmailer, setter opp betalingsmuligheter, legger inn allergier og mye mer. Det er enkelt å håndtere eventuelle avmeldinger eller «no shows», gjøre refunderinger og sende ut skreddersydde påminnelser på SMS eller mail. De kan selv velge hvilken tekst de skal ha med og hvem som skal få svar på disse e-postene internt. 

Alt i alt en veldig fin balanse mellom automatikk og mulighet for spesialtilpasning.

– I Checkin har vi kontroll på alt, og systemet er både enkelt, smidig og oversiktlig. Det blir færre menneskelige feil da systemet tar seg av fortløpende endringer. Det ruller og går av seg selv. Den største fordelen med Checkin er uten tvil de store tidsbesparelsene, både for oss og for vår regnskapsfører, sier Eirill. 

Favorittfunksjonen(e)

Den absolutte favorittfunksjonen hennes er at de kan skreddersy påmeldingsskjemaene. Det mener hun er en stor fordel, enten for å skape egne visuelle uttrykk for de ulike arrangementene eller for å ha skjemaene i samme grafiske profil som resten av nettsidene.

Ventelistefunksjonen er også veldig praktisk, for eksempel hvis de har begrenset antall plasser til et arrangement eller til en konkret aktivitet på selve arrangementet, for eksempel det å holde en presentasjon for de andre deltakerne.

Checkin er rett og slett helt genialt ifølge Gitlesen og resten av gjengen i Region Stavanger, som varmt kan anbefale systemet til alle aktører som organiserer små eller store arrangementer.