GEOPUBLISHING EVENTS

"Vi skulle valgt Checkin tidligere" – Slik forenklet GeoPublishing Events arbeidet med sine konferanser

GeoPublishing Events ble startet av Ingvild Ryggen Carstens’ far for over 25 år siden, den gang som en publikasjon til geologer. I dag arrangerer de fem årlige konferanser, med fokus på teknologi og digitalisering innen leting og produksjon – nå med støtte fra påmeldingssystemet Checkin.

Skaper fremragende events sammen med fagmiljøene

GeoPublishing Events har spesialisert seg på å arrangere konferanser om det som skjer under havbunnen, altså subsurface. Konferansene tiltrekker seg hundrevis av deltakere fra hele verden som ønsker å lære mer om temaer som utvinning av havbunnsmineraler og leting på den norske kontinentalsokkelen. Denne spissingen er et av suksesskriteriene deres, mener Ingvild, men det stiller også høye krav til kvaliteten på programmet.

– Mange av våre konkurrenter tilbyr bredere konferanser, men vi skiller oss ut med en smal og spesialisert nisje. Vi jobber tett med fagmiljøene i bransjen, og for hver konferanse oppretter vi programkomiteer for å sikre et program med høy faglig verdi.

Behovet for et bedre påmeldingssystem

Tidligere brukte GeoPublishing Events et egenutviklet påmeldingssystem som var svært tidkrevende å drifte. Ingvild var derfor på jakt etter en enklere og skybasert løsning.

– Jeg trengte noe som kunne gjøre hverdagen min enklere. Med Checkin fant jeg nettopp det, forteller hun.

Sparer både tid og penger med Checkin

I dag bruker de Checkin til påmeldinger, hotellbooking, og kommunikasjon med deltakerne. Checkins regnskapsmodul har også gjort hverdagen enklere for selskapet.

– Vi sparer både tid og penger med Checkins regnskapsmodul. Den gjør det enkelt for regnskapsføreren å holde kontroll på posteringene, noe som forenkler regnskapsarbeidet, forteller Ingvild.

En smidigere påmeldingsprosess

En av de største fordelene med Checkin er hvor enkel påmeldingsprosessen har blitt. GeoPublishing Events kan enkelt duplisere arrangementer og håndtere deltakerinformasjon på en effektiv og oversiktlig måte.

– Checkin gjør påmeldingsprosessen mye smidigere. Takket være betalingsløsningen til Checkin, trenger vi ikke bekymre for at kundene ikke betaler i tide. Alt går sømløst, forklarer Ingvild. – Det beste med Checkin er grensesnittet og hvor intuitivt det er. Det gjør alt enklere for både oss og deltakerne.

Fornøyde deltakere merker forskjellen

Ikke bare har Ingvild og GeoPublishing Events fått en enklere og mer effektiv hverdag, men deltakerne har også lagt merke til forbedringene.

– Jeg opplever at deltakerne våre er veldig fornøyde med Checkin. Systemet er enkelt og intuitivt å bruke, sier Ingvild.

Hun er ikke i tvil om at Checkin har vært et riktig valg: – Hvis jeg kunne gitt meg selv et råd, hadde det vært å begynne å bruke Checkin tidligere. Etter at vi tok det i bruk, har jeg vært utrolig fornøyd.