Gi bestillingskontakt mulighet til å bestille flere billetter som kan tildeles deltakere senere!
Gå rett til...
Hvordan følge opp uspesifiserte bestillinger
Ved å ta i bruk påmeldingsmodusen "uspesifisert påmelding", gir du mulighet for at den som bestiller kan bestille flere billetter samtidig, uten å måtte fylle ut informasjon for alle deltakerne. Det vil si at de kan bestille 10 billetter og kun legge inn sitt eget navn med kontaktinfo ved bestilling.
Bruk gjerne denne påmeldingstypen dersom det er forventet at store grupper skal melde seg på arrangementet (det kan feks. gjelde store firma eller grupper som er usikker på hvem som skal være med på arrangementet men ønsker å sikre seg gode priser tidlig).
I ordrebekreftelsen vil bestillingskontakt få en oversikt over tilgjengelige billetter og har mulighet til å fylle disse ut med deltakerinfo, eller å sende invitasjon til deltakere per e-post.
OBS! Vær klar over at ved å bruke uspesifisert påmelding i kombinasjon med umiddelbar utsendelse av faktura og tilleggsvalg med betaling (se eget avsnitt under "Skjemabygger"), kan det oppstå endringer i totalbeløp for bestillingen. Dette gjør at man må passe på å håndtere utestående beløp i "åpne poster", og/eller holde igjen faktura en liten periode etter bestillingen er gjort. Dette kan aktiveres i steget "Betaling".
Slik er oversikten som bestiller mottar:
For å tildele billetten kan en enten velge å trykke fyll ut nå og legge inn info, eller å legge til e-postadresse til deltaker og trykke send invitasjon.
Invitasjonen ser slik ut, og deltaker må klikke på "fullfør bestilling" og legge inn deltakerinfo for å motta billetten sin.
Hvordan følge opp uspesifiserte bestillinger
Når en benytter seg av uspesifisert påmelding, risikerer en at bestillingskontakt eller deltakere ikke sender ut invitasjoner/registrerer seg. Det kan derfor være noe manuelt arbeid å følge opp, men det finnes heldigvis et nyttig kommunikasjonsverktøy i Checkin som kan benyttes!
Oversikt over fullførte/ikke fullførte bestillinger:
Gå til ordrerapporten i det aktuelle arrangementet - her vil du få opp følgende oversikt:
Ikke-fullførte bestillinger = billetter der bestillingskontakt ikke har sendt ut invitasjon til deltakere
Ikke-fullførte billetter = deltakere har mottatt invitasjon, men har ikke fullført registreringen
Fullførte billetter = alle fullførte billetter som er tildelt deltakere.
Send påminnelse til bestillingskontakt dersom invitasjoner ikke er sendt ut!
- Klikk på "ikke-fullførte bestillinger" i oversikten ovenfor, slik at den blir markert og det dukker opp en liste med bestillinger.
- For å sende ut en påminnelse klikker du på e-post-ikonet i menyen oppe til høyre.
- Fyll inn ønsket tekst og benytt flettefeltet bestillingsbekreftelse for å gjøre oversikten lett tilgjengelig for bestillingskontakten.
- mottakere er allerede definert, da systemet sender til alle mottakere som ligger på den aktuelle listen du er inne på (ikke-fullførte bestillinger).
- Klikk på send e-post til x unike mottakere.
Eksempel på innhold til e-post:
Det nærmer seg arrangement og vi trenger å vite hvem som skal delta! For å registrere deltakere klikker du inn på (flettefelt bestillingsbekreftelse) og trykk på "fyll ut nå" eller legg inn e-postadresse og trykk på "send invitasjon" for å la deltakeren registrere seg selv.
NB: Billett blir ikke sendt ut før deltaker er registrert - vi ber derfor om at dette utføres i god tid før arrangementet.
Vi ser frem til å se dere!
Send påminnelse til deltakere som ikke har registrert seg!
Dersom bestillingskontakt har sendt invitasjon til deltakere som ikke har registrert seg, vil det være nyttig å sende dem en påminnelse.
- Klikk på "ikke-fullførte billetter" i oversikten ovenfor, slik at den blir markert og det dukker opp en liste. Merk at det kun ligger e-postadresser i denne listen, ettersom navn ikke er registrert enda.
- For å sende påminnelse klikker du på e-post ikonet i menyen oppe til høyre
- Fyll inn ønsket tekst og benytt flettefeltet "Hent inn navn"
- mottakere er allerede definert, da systemet sender til alle mottakere som ligger på den aktuelle listen du er inne på (ikke-fullførte billetter).
- Klikk på send e-post til x unike mottakere.
Eksempel på innhold til e-post:
Det nærmer seg arrangement og vi trenger å vite hvem du er for å kunne sende deg en billett!
VI har tidligere sendt deg en invitasjon for å registrere deg, men for å slippe å lete - kan du klikke deg inn her (flettefelt hent inn navn).
NB: Billett blir ikke sendt ut før du er registrert. Vi ber deg derfor om å gjøre dette i god tid før arrangementet. Vi ser frem til å se deg!
Dersom du sender ut påminnelse nr 2. kan man bytte ut den første setningen med «Vi mangler fortsatt informasjonen din til konferansen.»
Billetten sendes automatisk ut fra systemet når deltaker har registrert seg.
Dersom du ønsker å sende ut tilleggsinfo til deltakerne før arrangementet, benytt listen "fullførte billetter" og følg samme instruksjon som ovenfor.