I Checkin tilbyr vi en egen modul for bestilling av overnatting, som kan legges til sammen med billettkjøpet. Denne modulen gir deltakerne muligheten til å enkelt registrere seg for overnatting i tillegg til å kjøpe billetter.
NYHET! I april 2025 lanserte vi en helt ny og enklere variant av overnattingsmodulen som erstatter det som tidligere het 'avansert booking'.
I denne artikkelen finner du...
Hvordan aktivere overnattingsmodulen
Hvilke rapporter kan du forvente fra registreringen av overnatting?
Hvordan endrer man en overnatting for en bestilling?
Se også opptak fra webinar om overnatting:
Hvordan aktivere overnattingsmodulen
For å aktivere overnattingsmodulen i påmeldingen din, må du krysse av for denne funksjonen i "innledende oppsett". Når du gjør dette, vil et nytt trinn i oppsettet bli tilgjengelig, og det vil vises underveis i veiviseren.
Hvordan sette opp overnatting
Gå til steget "Overnatting" som skal komme frem når du har aktivert det i innledende oppsett.
Det første du bør tenke på, er hvilke datoer du ønsker å tilby overnatting, samt om du vil gi deltakerne muligheten til å bestille ekstra overnatting før eller etter selve arrangementet.
Hvis du for eksempel vil gi deltakerne mulighet til å overnatte en dag før eller en ekstra natt etter arrangementet, kan du enkelt legge til dette ved å klikke på "Endre overnattingsdatoer". Klikk videre på "+1 dag før" eller "+1 dag etter".
Neste steg er å legge til en lokasjon. Dette kan for eksempel være et hotell dere samarbeider med, leirsted, camping, en gruppe med hytter eller liknende.
Tips! Mange arrangører velger å reservere et antall rom på et nærliggende hotell i forbindelse med arrangementet, og tilbyr disse rommene til deltakerne via påmeldingen i Checkin. Dette forenkler bestillingsprosessen, ettersom deltakerne kan ordne både deltakelse og overnatting i én samlet bestilling. I tillegg gir dette muligheter for mersalg og bidrar til at deltakerne får en mer helhetlig opplevelse av arrangementet.
Trykk på knappen "+ legg til lokasjon". Her kan du legge inn spesifikasjoner for overnattingsstedet du skal benytte.
Trykk "Opprett" for å legge dette til.
Nå kan du legge til rom og eventuelle romtyper som er tilgjengelige ved overnattingsstedet. Dersom du har en leirplass eller camping, kan du spesifisere enhetene under "Romnavn". Eksempler på dette kan være teltplass, hytte eller plass for campingvogn.
Trykk på "+ Legg til rom"
Fasiliteter legges til ved å skrive inn navnet på hver enkelt fasilitet og deretter trykke enter ↵ på tastaturet. Når du legger til flere fasiliteter, vil det opprettes et bibliotek som kan brukes på de andre overnattingslokasjonene du har for arrangementet. Dette gjør det enklere å administrere og gjenbruke informasjonen.
Neste steg er å legge til personer og antall senger per rom. Oppgi antall fysiske senger per rom på feltet "Antall senger". En dobbeltseng = 1, to enkeltsenger = 2.
Neste steg er å definere prismodellen. Du må først velge om prisen skal være per deltaker (per person) eller per rom. Deretter angir du om prisen gjelder per natt eller for hele oppholdet. Det er vanlig at overnattingspriser inkluderer merverdiavgift (mva) på 12%, men dette kan justeres etter behov.
Når du har fylt ut alle detaljer om lokasjonene, kan du gå videre til eventuelle tilleggstjenester. Tillegg kan inkludere frokost eller andre betalte tjenester med varierende merverdiavgift, som for eksempel tilgang til strøm på campingplasser eller bruk av treningsrom på hoteller.
Trykk på "+ Legg til tillegg" for å begynne. Her kan du spesifisere detaljene for tilleggstjenesten, inkludert valg av prismodell, på samme måte som for romtypene. Vurder også om dette tillegget skal gjelde for alle overnattingslokasjonene du tilbyr i forbindelse med arrangementet, dersom du har flere alternativer tilgjengelig.
Dette vil blant annet spesifiseres på kvittering og på faktura.
Når du har lagt til tilleggstjenesten, vil den vises i oversikten under de ulike lokasjonene.
Når du har lagt til alle tillegg og lagret endringene, kan du gå videre til de neste stegene i oppsettet. Vi anbefaler at du tester påmeldingen din ved å klikke på 'Se påmeldingen'. Dette gir deg muligheten til å gjennomgå påmeldingsflyten og sikre at alt er satt opp slik du ønsker.
Hvilke rapporter kan du forvente av registrering av overnatting?
Når ditt billettsalg eller påmelding er lansert, kan du følge med på bestillingene i bestillingssammendraget. Gå til arrangementet ditt under "Min side", og se detaljene under salget for de ulike billettypene.
Ønsker du å se en liste over de enkelte rommene eller per lokasjon, kan du trykke på ordene som er merket med blå farge. Disse tar deg alle inn på hver sin liste over deltakere/bestillinger som har bestilt overnatting.
Du kan velge mellom å fremvise listen per deltaker eller per bestilling.
Dersom overnattingsstedet har behov for en rapport, kan du enkelt hente den ved å navigere til listen for hver lokasjon og klikke på Excel-ikonet.
Hvordan endrer man en overnatting for en bestilling?
For å endre en overnatting, må du gå til den aktuelle bestillingen via ordrerapporten. Trykk på bestillingsnummeret.Når du har åpnet ordrevinduet, vil detaljene om overnattingen vises under informasjonen som beskriver billetten deltakeren har kjøpt.
For å foreta endringer i den aktuelle overnattingen, klikker du på "Handling" og deretter velger "Endre".
Legg inn endringene du ønsker og lagre. Hvis det er gjort prismessige endringer, må du generere ny faktura eller eventuelt kreditere og tilbakebetale. Sjekk status i bestillingsvinduet.
Neste steg i oppsettet er "Betaling"