Da vi først startet med å holde inspirasjonswebinarer i Checkin skal vi ærlig innrømme at noe gikk galt, hver eneste gang. Likevel holdt vi fast i ordtaket av «øvelse gjør mester» og nå får vi spørsmål inn i innboksen om vi kan dele hvordan vi kjører webinar, noe som er veldig stas!
Vi deler derfor gladelig vårt webinaroppsett for å vise dere hvor lite som egentlig kreves for å komme i gang!
To forskjellige webinar
Hos oss kjører vi to typer webinar, hvor begge selvsagt er gratis.
Det første er et ukentlig opplæringswebinar hvor kunder og andre som er nysgjerrige på Checkin får opplæring i systemet. Her deler våre to opplæringsansvarlige, Sandra og Karoline, tips og triks til hvordan kunder kan bruke Checkin til å forbedre billettsalg og håndtere regnskapet etter endt arrangement.
Dessuten kjører vi også et månedlig inspirasjonswebinar der vi ofte inviterer inn gjester og eksperter fra ulike områder innen event-planlegging. Vi ønsker å tilby våre kunder og følgere den beste kompetansen som finnes på markedet, men er likevel fullt klar over at vi ikke alltid sitter med den nødvendige kompetansen internt.
Vi lever etter prinsippet «sharing is caring», noe vi er glade for at våre samarbeidspartnere ønsker å være med på!
Sandra og Karoline kjører gratis opplæringswebinar, hver eneste uke
Meld deg på vårt neste opplæringswebinar her!
Teknisk rigg til opplæringswebinar
Nå skal vi over til det tekniske, for når gjester og tematikk er satt, er det utrolig viktig at det tekniske går så smertefritt som mulig. Derfor vil vi her dele to ulike oppsett. På vårt ukentlige opplæringswebinar bruker vi en relativt enkel rigg, da dette kjøres oftere og kundekontakt står i fokus. På disse webinarene har vi som regel mellom 15-30 deltakere.Siden webinaret kjøres såpass ofte, velger vi å ikke ta det opp. Når vi utelukker opptak, trenger heller ikke videokvaliteten å være på topp.
Derfor behøver du kun: en Mac, en tripod og en mobil med et godt kamera for å komme i gang.
Her ser du oppsettet til det vi kaller for vår «basic rigg»
Kameraet vi bruker til denne riggen er altså et enkelt iPhone-kamera, som vi deretter kobler direkte til Mac ́en ved å bruke en mini USB-hub.
Dette oppsettet er altså “plug and play”. Enkelt, men sørger samtidig for god bildekvalitet.
Som bakgrunnsbilde har vi en vegg til vegg-plate med logoen vår som er montert på veggen i studioet vi bruker. Studioet er kun et simpelt møterom som vi har valgt å rigge om, altså ikke noe hokus pokus der.
Vi bruker en Røde USB mikrofon. Dette er en allsidig mikrofon som kan brukes til webinar, podcast og mye annet. For å kontrollere lys og farger bruker vi to LED-lys. Utenpå disse har vi hengt opp to softbokser, eller lysdempere om du vil. Disse har doble diffusjonsduker, noe som gir en myk belysning.
Under selve webinaret har Karoline og Sandra en ekstra skjerm foran seg som de bruker til å dele det de ser på sin egen skjerm når de gjennomfører opplæringen av Checkin -systemet.
Webinargeek – en allsidig programvare
For å holde et webinar trenger du å lage selve webinaret i en programvare. Her finnes det mange å velge mellom, men vi bruker konsekvent Webinargeek.
Programmet tillater oss å se hvem som deltar, og det gir oss enkel tilgang til å se hva vi deler på skjermen underveis. Webinar-vertene kan dessuten enkelt følge med på chatten og svare på spørsmål fortløpende.
Så, hva koster dette oppsettet?
Da dette er et relativt enkelt webinaroppsett, holdes heldigvis kostnadene nede. Telefonen og Mac ́en har du mest sannsynlig fra før, så det eneste du trenger å kjøpe er en Røde Mikrofon og en mini USB hub for å koble det hele sammen. Vi anslår at vi har brukt ca. 2000 kroner hvis vi ser bort fra komponentene vi allerede hadde.
Inspirasjonswebinarer med mer avansert rigg
Vi holder også inspirasjonswebinarer månedlig. Vi tar alltid opptak av disse webinarene, slik at de kan brukes i videre markedsføring og sendes ut til kunder som ikke hadde anledning til å se det live. Derfor velger vi å bruke en mer avansert rigg, men da dette webinaret holdes sjeldnere, går det også helt fint.
Som du ser, bruker vi litt mer utstyr når vi holder inspirasjonswebinarer. Mer utstyr innebærer digitale kameraer sørger for ulike vinkler og skaper dynamikk gjennom hele webinaret.
Begge kameraene kobles til vår Mac, en slags hovedbase, ved hjelp av en liten boks fra Elgato (HD60). Denne lille enheten gjør at vi kan bruke et hvilket som helst kamera som et slags webkamera, noe som fort kan øke bildekvaliteten. God bildekvalitet krever også godt lys, noe vi oppnår ved hjelp av egne LED-lamper i forkant.
Vi benytter også trådløse myggmikrofoner fra Røde (Røde Wireless GO II) som sørger for bedre lyd, samtidig som de ikke tar opp mye plass da de festes i skjortekragen. Mikrofonene har vi koblet til en mikser fra Røde (RødeCaster Pro II) for å justere lydnivået på hver tilkoblede enhet. Den samme mikseren håndterer også lyden fra eventuelle datamaskiner, mobiltelefoner eller andre lydkilder som skal være med i sendingen.
Når selve utstyret er på plass, styrer vi hele sendingen via en programvare som heter Ecamm. Dette programmet brukes til å koordinere hva seerne faktisk ser og hører fra alle våre kilder, som for eksempel å sette opp bilde-i-bilde, samtidig som en presentasjon vises fra en av våre tilkoblede PC-er eller Mac-er. Deretter sendes dette bildet ut til streamen som vises via Webinargeek og ut til seerne.
Når vi har en rigg som benytter seg av såpass mange ulike deler, elementer og programvarer, er det en stor hjelp at vi også har en Stream Deck fra Elgato. Dette fungerer som en slags fjernkontroll med forhåndsprogrammerte kommandoer, som for eksempel å bytte kameravinkel, eller for å veksle mellom presentasjon og person i bildet.
Erik fra markedsavdelingen er tekniker under våre inspirasjonswebinarer
Så, hvordan kan du enkelt komme i gang?
Hvis du ønsker å komme i gang med å holde webinar, trenger det altså ikke være dyrt.
Bruker du vårt enkle plug and play oppsett, vil kostnadene holdes nede og du vil få god erfaring med hvordan du kjører et webinar. Hvis du ved en senere anledning ønsker å oppgradere, kan du selvfølgelig gjøre dette.
Uansett hvilket utstyr du ønsker å ta i bruk, håper vi at du ble inspirert til å komme i gang med webinar for å markedsføre ditt arrangement.
Lykke til!
Har du noe spørsmål eller lurer du på noe? Ikke nøl og ta kontakt med oss.
Vi hjelper deg gjerne!
