Hva skal du gjøre når deltakere ikke betaler?

Noen ganger hører vi om fortvilte arrangører som opplever at de har problemer med sene innbetalinger eller deltakere som ikke betaler i det hele tatt. Det å ikke få betalt er veldig kjedelig og kan ha store konsekvenser når det kommer til likviditeten og for å kunne utvikle virksomheten videre. 

Når faktura for billettsalget er sent ut, men noen deltakere ikke har betalt enda, er det fort gjort å bli urolig. Det kan for mange være litt ubehagelig å ta kontakt med kunder som ikke gjør opp for seg.

Vi har tatt en prat med Geir Grindland i Inkassopartner som deler tips til hvordan du kan gå frem på en god måte slik at sjansen for at deltakere betaler i tide øker.


Geir bw round

Geir er rådgiver og ekspert innenfor inkasso, og tidligere eier av vår samarbeidspartner Inkassopartner. Han blir ofte kontaktet av media for å bidra med kunnskap rundt økonomi- og inkassosaker. Geir har fem konkrete tips til arrangører som opplever at deltakerne ikke betaler: 

1. Ikke bli unødig urolig 

Mange kunder eller billettkjøpere utsetter ofte betalingen til det nærmer seg forfallsdato. En av årsakene til dette kan være at de vil være sikre på at de har nok penger til andre ting som de tenker er mer viktige. Selv om det har gått over forfallsdato er det ofte bare små tiltak som skal til for å få kunden til å betale, så det har ingen hensikt å bli bekymret før du har sett på disse tiltakene. 

Dersom du på forhånd har lagt gode håndteringsplaner og er oppmerksom på at mange kan unnlate å betale for seg, har du en god forutsetning for at det vil løse seg på best mulig måte. En faktura er en bindende avtale, og hvis kunden ikke gjør opp for seg etter purring, kan neste steg være å bruke inkasso for å få pengene sine. 

2. Kontakt deltakeren raskt 

Første steg kan være å sikre at fakturaen du har sendt inneholder informasjon som er korrekt og tydelig. Har du sendt fakturaen til riktig adresse, person eller foretak? Det kan godt være at kunden ikke er helt sikker på hvem fakturaen er fra eller hva det er de betaler for, noe som kan føre til at de drøyer med å betale. 

Etter at du har forsikret deg om dette, er det viktig at du er raskt ute med å kontakte billettkjøperen direkte for å finne ut av hvorfor han eller hun ikke betaler. Ofte er det bare en forglemmelse eller misforståelse. I verste fall kan kunden ha betalingsproblemer.  

Når du har funnet ut av hva som er problemet, kan du eventuelt tilby en nedbetalingsplan. Hvis det viser seg at kunden ikke kan eller vil betale, kan du sette i gang med inkassoprosessen. 

HubSpot Video

Geir prater om hva du bør tenke på før du sender ut en inkasso.  
 

3. Oppfølging av billettkjøperen 


Siden forsinket betaling ofte skyldes en misforståelse, kan det noen ganger bare være noe så enkelt som en telefonsamtale, SMS eller en e-post som skal til før kunden betaler. Uansett er det svært viktig at du følger opp kundene slik at du får beskjed dersom noe er galt. I Checkin kan du automatisk sende ut en betalingspåminnelse til den det gjelder.  

Dersom du har fulgt opp kunden etter at faktura ble sendt, så har du bedre oversikt over hva situasjonen er.  

4. Behold tilliten  

Det kan godt være at kunden faktisk har betalt regningen, men at pengene ikke har kommet inn på din arrangørkonto enda. Hvis du da kontakter kunden med en krass og uhøflig tone kan det føre til at kunden reagerer med sinne og frustrasjon, og dermed blir mindre medgjørlig. I tillegg kan du risikere at kunden ikke vil delta på dine arrangementer i fremtiden.  

I mange tilfeller kan kunder slite med egen likviditet og at det i utgangspunktet ikke er betalingsviljen det er problemer med. En god idé er da å tilby lengre betalingsfrist eller en nedbetalingsplan. 

En hyggelig tone kan være avgjørende for en god og tilfredsstillende prosess for både deg og kunden – samtidig som det kan bidra til at kunden blir mer tilbøyelig til å betale din faktura til riktig tid. 

5. Ha alt skriftlig 

Det å benytte seg av e-post ved kommunikasjon er lurt da det er viktig å ha så mye som mulig skriftlig. Dersom du har en avtale med kunden om for eksempel en betalingsutsettelse hvor de har akseptert å betale innen en viss tid, har du det skriftlig. Med dette kan du henvise til denne samtalen hvis kunden senere skaper problemer ved å si seg uenig i det dere har avtalt. 

Sende ut purring og inkasso 

Når alle stegene over er fullført, men uten resultat, blir det siste steget purring og inkasso. 

Dette kan i mange tilfeller være tidkrevende arbeid. I Checkin har vi integrasjon med Inkassopartner, som gjør det mulig å sende ut purring og inkasso direkte fra vårt påmeldingssystem. Du får dermed mer tid til å gjøre andre viktige ting, mens vi hjelper deg med å få inn penger som ellers ville vært tapt, på en rask måte.   

Ikke glem at du kan spare mye tid og penger ved å ha en god rutine både før og etter at du sender ut faktura, og når det kommer til kontakten du har med billettkjøperne dine. Dette kan igjen føre til at saken ikke går til inkasso - noe som alle parter vil være fornøyde med. 

Opprett gratis arrangørkonto