ODA-Nettverk

ODA-Nettverk: En suksesshistorie om effektivisering og mangfold med Checkin 

I hjertet av Norges teknologisektor finner vi ODA-Nettverk, en pionerinstitusjon som har dedikert seg til å fremme mangfold og inkludering i en bransje som tradisjonelt har vært mannsdominert.  

Fra inspirasjon til handling

Historien om ODA-Nettverk startet med en konferanse i USA. Grunnleggerne, som var blant de få kvinnene til stede, oppdaget hvor stor skjevheten i kjønnsbalanse faktisk var. Da de kom tilbake til Norge, satte de i gang en bevegelse som skulle gi kvinner bedre muligheter og synlighet i teknologibransjen.

Siden den gang har ODA-Nettverk vokst til å organisere flere store arrangementer, inkludert den årlige Inspirasjonsdagen med 1400 deltakere, månedlige nettverksmøter, og et omfattende mentorprogram. Selv med stor suksess, førte denne veksten til økte organisatoriske utfordringer.

Vekst skapte nye utfordringer 

Som en frivillig organisasjon med begrensede ressurser sto ODA-Nettverk overfor flere utfordringer. Påmeldinger var en av de største hindringene, da arrangementene ofte ble fullbooket i løpet av få timer, noe som gjorde ventelistehåndtering komplisert og tidkrevende. Kommunikasjonen med hundrevis av deltakere var også krevende, da det tok mye tid å sikre effektiv informasjonsflyt. På selve arrangementsdagen skapte manuell innsjekk lange køer og unødvendig stress for både frivillige og deltakere. I tillegg var innsamling og analyse av deltakermønstre utfordrende uten tilgang til riktig teknologi.

"Vi så et akutt behov for å effektivisere prosessene våre," sier Guro Sandersen, nestleder og leder av ODA Inspirasjonsdagen. "Med våre frivilliges tid som en knapp ressurs, måtte vi finne en smartere løsning."

Checkin revolusjonerte arrangementshåndteringen

Løsningen ble Checkin, et moderne system for billett- og arrangementsadministrasjon. Etter anbefalinger fra andre arrangører, som Oslo Business Forum, valgte Oda-Nettverk å teste ut påmeldingssytemet på Inspirasjonsdagen. Resultatene var umiddelbart merkbare.

Med Checkin fikk ODA-Nettverk tilgang til:

1. Automatisert påmeldingssystem som håndterer høy pågang og oppdaterer ventelister automatisk.
2. Integrert kommunikasjonsplattform som forenkler kontakt via SMS og e-post.
3. QR-kodebasert innsjekkingssystem som eliminerer køer og manuelle feil.
4. Brukervennlig administrasjon, perfekt tilpasset en frivillig organisasjon.
5. Datadrevet innsikt som gir verdifull informasjon om deltakermønstre og arrangementssuksess.

Konkret tidsbesparelse

Overgangen til Checkin frigjorde betydelige ressurser. "Ved å bruke Checkin sparer vi over 50 arbeidstimer knyttet til håndtering av påmeldinger og ventelister til vår årlige konferanse," forklarer Sandersen. "Denne besparelsen gir oss mer tid til det som virkelig betyr noe: å jobbe for økt mangfold i teknologibransjen."

Resultater og gevinster

Effektene av Checkin har vært banebrytende for ODA-Nettverk. SMS-påminnelser har gjort kommunikasjonen mer effektiv, noe som har redusert antall som uteblir og forbedret deltakernes opplevelse. Innsjekkingsprosessen er blitt strømlinjeformet, og QR-koder gjør det mulig å registrere hundrevis av deltakere i løpet av minutter. I tillegg har automatisert ventelistehåndtering sikret maksimal oppmøtekapasitet. Rapporteringen gir også bedre datainnsikt, som igjen danner grunnlag for smartere beslutninger ved planlegging av fremtidige arrangementer.

"Deltakerne legger merke til hvor profesjonelt alt er blitt," sier Guro Sandersen. "Vi hører ofte kommentarer om hvor sømløs prosessen er, fra påmelding til innsjekking."

En fremtid med mangfold og teknologi

Med Checkin som en pålitelig partner ser ODA-Nettverk fremover mot nye muligheter. "Vi vurderer nå å integrere Checkin med vårt medlemssystem for en enda bedre opplevelse," forteller Sandersen. Organisasjonen planlegger også å bruke teknologien for å støtte internasjonal ekspansjon.

For ODA-Nettverk har Checkin vært en katalysator for innovasjon og vekst. "Checkin har hjulpet oss å effektivisere, profesjonalisere og fokusere på vår kjerneoppgave," avslutter Sandersen. "Det er et partnerskap som gir oss verktøyene vi trenger for å fortsette å skape endring i teknologibransjen."