Checkin har oppdatert funksjoner knyttet til behandling av åpne poster! Les mer om oppdateringen og våre anbefalinger nedenfor.
Artikkelen er oppdatert 04.07.2023.
Fra 01.01.2023 gikk Checkin fra å føre regnskap basert på kontantprinsippet, til vanlig fakturering med fordringer (les her for mer informasjon om endringen og korreksjonsbilag).
Dette har gjort at håndteringen av "Åpne poster" i Checkin har endret seg, og vi har derfor sett behov for å utvikle funksjoner for å støtte denne endringen.
Endringen medførte at alle tidligere fordringer ble bokført, og bestillinger som tidligere ikke har vært synlige i regnskapet, vil nå ligge som en åpen post som venter på en handling. Dette har gjort at det har blitt utfordrende for noen av kundene våre å holde oversikt på hva som må følges opp - og det ønsker vi å rette opp i.
Generell anbefaling
Den nye funksjonaliteten gjør det nå mulig å rydde opp i åpne poster, der dere som kunde selv avgjør om dere ønsker å sende ut dokumentasjon til kunde. Som en god hovedregel kan du tenke at dersom kunden trenger dokumentasjon til eget regnskap, skal dette alltid sendes ut.
(Unntak: dersom dokumentet er fra tidligere enn 2022, bør du ta en vurdering. Jo eldre dokumentet er, desto større sjanse for å skape støy hos dine kunder om du sender det).
For å gjøre jobben enklest mulig for alle parter, anbefaler Checkin å føre korrigeringen på inneværende måned - men vær obs på at dette vil påvirke resultatet på den måneden det blir ført på.
Alternativ løsning: Det er også mulig å tilbakedatere korrigeringene dersom det er behov for det, men det krever noe ekstra arbeid. Vi i Checkin kan være behjelpelige med dette, men dette arbeidet starter først i august 2023.
- Dere må ta en gjennomgang av hvilke ordre som skal tilbakedateres, og oversende ordrenumrene til support@checkin.no.
- Konsekvens: Ved tilbakedatering vil det bli hull i løpeserien på fakturanummer. Dette har ingen praktisk betydning, men det må opplyses om ved en eventuell revisjon.
Ny funksjonalitet
Utsendelse av dokumentasjon
Checkin har nå utvidet funksjonalitet i bestillingsvinduet til kunder - der du nå kan velge mellom å generere dokumentasjon og sende til kunde, eller å generere uten å sende til kunde.
Dette vinduet blir synlig i alle ordre som krever at det genereres ny faktura eller kreditnota:
Ved å klikke på "see what's changed", vil du få opp en detaljert oversikt over endringene som er utført. Holder du musepekeren over i-ikonet vil du se hvilke dokumenter som vil bli sendt ut.
Transaksjoner knyttes nå til fakturamottaker
Konsekvensen av dette er at du nå vil se mer tydelig hvem det er som har betalt eller skal betale for bestillingen. Det vil også gjøre at det kan se ut som at bestillingen er fullt betalt, men transaksjonen er knyttet til en fordring som er kreditert. Da vil denne stå som tilgodehavende i reskontroen. Se lenger ned i artikkelen for løsningsforslag i de ulike scenatrioene.
Scenario 1: kunde har ikke betalt originalfaktura
Du skal endre fakturamottaker på en kunde, da den opprinnelige er feil.
Når du endrer fakturamottaker vil det opprettes en "ny kunde", og når du sender ut ny faktura vil det automatisk genereres en kreditnota til gammel fakturamottaker.
Dette vil bli synlig i bestillingsvinduet i faktureringshistorikken.
I eksemplet ovenfor er originalkravet en giro til en privatperson, og det er derfor ikke sendt kreditnota.
Scenario 2: kunde har betalt originalfaktura
Dersom du endrer fakturamottaker etter mottatt betaling vil du få opp valget om å flytte betalingen til ny fakturamottaker. Dette er for at det skal bli korrekt regnskapsmessig.
Klikk på knappen i varselvinduet.
Velg deretter om betalingen skal flyttes til ny fakturamottaker, eller om beløpet skal refunderes til gammel fakturamottaker og bekreft:
Dette vil så bli synlig i bestillingsvinduet, oppdelt i to ulike mottakere:
Scenario 3: Originalfaktura blir betalt etter at nye dokumenter er sendt ut
I dette tilfellet vil du ikke få opp muligheten til å flytte betalingen - du må derfor kontakte oss på support@checkin.no for å få flyttet den.
Dette gjelder også eldre bestillinger der det er registrert betaling på gammel fakturamottaker + sendt ut nye dokumenter.
