Når bør du bruke et påmeldingssystem?

Å arrangere et event kan være en fantastisk opplevelse, men la oss være ærlig:

Håndtering av påmeldinger, betalinger og deltakerlister kan raskt bli et mareritt uten de riktige verktøyene.

Kanskje du har klart deg med Google Forms, e-poster, Excel-ark hittil.

Det funker greit helt til du oppdager at deltakerlister ikke stemmer, folk glemmer å betale eller du bruker mye tid på å svare på spørsmål som kunne vært automatisert.

Du er ikke den eneste som opplever dette.

Mange bedrifter står i samme situasjon, og kanskje tenker du at et påmeldingssystem ikke er nødvendig for akkurat ditt event.

La oss se på 9 klare tegn på at det er på tide å ta steget og investere i et profesjonelt påmeldingssystem.

1. Påmeldingen tar for lang tid

Mange tror e-post, Google Forms eller Excel er tilstrekkelig for påmeldinger. Men hva når det tar for lang tid?

Når du må håndtere følgende manuelt: 
• Oppdatere lister,
• Sjekke betalinger,
• Sende bekreftelser og påminnelser én og én, og
• Følge opp deltakere som ikke fullfører.

Et påmeldingssystem automatiserer hele prosessen. Du kan samle inn deltakerinformasjon på ett sted og automatisere kommunikasjonen.

Deltakeren kan betale med en gang med kort eller Vipps, eller du kan automatisk sende faktura dersom deltakeren eller bedriften ønsker det.

Dette gjør det enklere for deltakere å melde seg på og du sparer deg selv for masse tid.

Som Guro Sandersen fra ODA-Nettverk sier: "Ved å bruke Checkin til vår årlige konferanse har vi spart over 50 arbeidstimer på administrasjon av påmeldinger, betalinger, endringer og ventelister."

Hvor mye mer kan du få gjort når du har godt over en hel arbeidsuke ekstra?

2. Du bruker et statisk påmeldingsskjema

Hva om du trenger spesifikk informasjon fra hver deltakerne? Eller kanskje du ønsker å bruke ulike billettyper med ulike priser og rabatter?

Med et påmeldingssystem kan du tilpasse påmeldingsprosessen slik at du samler akkurat den informasjonen du trenger. Om det er deltakerens matpreferanser, allergier, spesielle ønsker, eller informasjon om hvordan de ønsker å delta – alt kan tilpasses på en enkel og effektiv måte.

Og ønsker du å ha ulike billettyper med ulike priser, forenkler et påmeldingssystem dette også. En påmeldingsløsning gir deg muligheten til å sette opp alle mulige rabatter, og regner ut prisen automatisk i sammendraget.

Deltakeren føler seg ivaretatt, og du får en enkel oversikt over deltakerne og deltakernes preferanser.

3. Du mangler oversikt over deltakerne

Enkelte ganger kan det være vanskelig å holde oversikt når man prøver å registrere deltakerne manuelt. Hva skjer hvis du mister oversikten over hvem som har meldt seg på og hvem som har betalt?

Med et påmeldingssystem får du:

• Live-oversikt over alle påmeldinger,
• QR-koder for enkel innsjekk, og
• Mulighet til å filtrere og søke gjennom deltakerlistene.

Dette eliminerer behovet for lange e-posttråder og det blir enkelt å håndtere små endringer når arrangementet er i gang.

Et påmeldingssystem gir deg umiddelbar oversikt, og informasjonen er alltid lett tilgjengelig.

4. Du selger billetter

Hvis du selger billetter eller krever inn deltakeravgift, vet du hvor fort det blir rotete når du må tilbakebetale deltakerne eller skal få betalt for ekstra billetter eller tjenester deltakeren har lyst til å kjøpe.

Et moderne påmeldingssystem kan:

• Kobles sammen med betalingsløsninger som Vipps, VISA, og MasterCard,
• Automatisk generere og sende fakturaer,
• Automatisk generere og sende ut kreditnota og ny faktura,
• Holde oversikt over betalingsstatus i sanntid, og
• Eliminere behovet for manuell fakturaoppfølging.

Visste du at:
Det tar cirka 5 minutter å opprette en faktura manuelt.
Å opprette en kreditnota tar vanligvis rundt 10 minutter.

La oss se på et eksempel:
Du har et arrangement med 40 deltakere. Halvparten ønsker å betale med faktura, og 5 personer melder seg på og så melder de seg av igjen, eller gjør endringer.

I dette eksempelet bruker du nesten 3 timer ved å gjøre dette manuelt, mot et påmeldingssystem som tar deg ca et kvarter.

Les også: Så mye kan du spare på regnskapskostnader ved å bruke Checkin.

5. Du ønsker å gi deltakerne en bedre deltakeropplevelse

Din deltakeropplevelse begynner med påmeldingen.

Hvis påmeldingen er enkel, oversiktlig og profesjonell, setter du standarden for resten av arrangementet.

Med et profesjonelt påmeldingssystem kan du:

• Tilpasse designet til din egen merkevare,
• Ha påmeldingen direkte på din nettside – du trenger ikke å sende deltakeren til en ekstern nettside,
• Sikre at alt fungerer perfekt på mobil, og
• Gi deltakerne en rask og enkel registrerings- og betalingsprosess.

Et godt påmeldingssystem bidrar til at deltakerne får en positiv opplevelse allerede før eventet ditt starter.

6. Du ønsker å fjerne tidstyver og spare tid

Husk at tiden din som arrangør er verdifull.

Tiden du bruker på å sende påminnelser, kommunisere med deltakerne, og å samle deltakerinformasjon kunne vært brukt på andre viktigere oppgaver.

Et påmeldingssystem automatiserer:

• Bekreftelse av påmeldinger,
• Utsending av billetter,
• Utsending av deltakerkommunikasjon og påminnelser,
• Innsamling av deltakerinformasjon, og
• Innsjekk på når arrangementet starter (både med app og skanner + printere).

Dette frigir tid så du kan fokusere på å lage et fantastisk event.

7. Du bruker for mye tid på innsjekk

Når deltakerne dine kommer til arrangementet ditt, ønsker de seg kjapt inn, få seg en kaffe (kanskje noe å spise) og mingle med andre deltakere. De vil ikke stå i kø og vente til det er deres tur.

Innsjekk skal være rask og sømløs.

Når du bruker Excel-lister eller papir er det tidkrevende å finne deltakeren og sjekke hen inn.

Med et påmeldingssystem kan du bruke skanner eller mobilapp for å skanne billetten til deltakeren. Når du bruker skanner og printer skrives navnelappen ut automatisk.

Dette gir deg 6 fordeler:

1. Innsjekk er køfri og går raskere,
2. Alle deltakere har riktig navn (uten kulepenn-retting),
3. Du får en liste over alle personer tilstede, i tilfelle det skjer noe,
4. Du kan sende viktig informasjon til deltakerne via e-post og SMS,
5. Ditt arrangement blir mer bærekraftig – papirløs innsjekk, og
6. Innsjekk på et event setter stemningen for resten av dagen. Ikke la dette ødelegge ditt arrangement.

8. Du ønsker bedre rapportering og innsikt

Å få innsikt i påmeldinger er viktig for å kunne ta kvalifiserte beslutninger.

Et påmeldingssystem gir deg tilgang til detaljerte rapporter som viser hvem som har meldt seg på, hvem som ikke har betalt for seg enda, og mye mer.

Et påmeldingssystem gir deg tilgang til:

• Detaljerte deltakerlister,
• Betalingsoversikter,
• Statistikk over påmeldingsmønstre, og
• Innsikt som kan brukes til å optimalisere fremtidige arrangementer.

Med denne informasjonen kan du optimalisere fremtidige arrangementer, forstå hva som fungerte bra, og justere påmeldingsprosessen om nødvendig.

9. Manglende økonomiske rapporter og oversikt

Etter arrangementet er det viktig å føre regnskap og rapportere resultat. Når du ikke har oversikt er det tidkrevende å samle alle tallene etter arrangementet.

I tillegg er det unødvendig tidkrevende og dyrt, avhengig av om du bruker en regnskapsfører eller fakturerer selv, å kreve betaling fra deltakerne.

En av de største fordelene med et påmeldingssystem er de automatiserte økonomiske rapportene det genererer. I stedet for å bruke timevis på å manuelt registrere betalinger, sette opp fakturaer og beregne moms, kan systemet gi deg klare, detaljerte rapporter som du enkelt kan overlevere til regnskapsføreren din.

Dette sparer både deg og regnskapsføreren for mye tid og reduserer risikoen for feil.

Med en påmeldingsløsning får du:

• Klare, detaljerte rapporter for regnskapsføreren,
• Full oversikt over inntekter og kostnader, og
• Automatisk momsberegning.

Ved å ha full oversikt over inntektene og kostnadene, kan du enkelt vurdere arrangementets økonomiske bærekraft og ta informerte beslutninger for fremtidige arrangementer.

Er ditt nåværende påmeldingssystem bra nok?

Eller bør du bruke tiden din mer effektivt, så du har muligheten til å fokusere på innholdet på arrangementet ditt? Eller kanskje frigjøre tid til flere arrangementer?

Et påmeldingssystem er mer enn bare et verktøy - det er en investering i effektivitet, tidsbesparelse og profesjonalitet. Som vi har sett gjennom de ni punktene, kan et godt påmeldingssystem:

1. Automatisere tidkrevende oppgaver og spare deg for mange arbeidstimer,
2. Gi deg fleksibilitet til å tilpasse skjemaer og billettyper etter behov,
3. Skape bedre oversikt over deltakere og betalinger,
4. Forenkle betalingsprosessen for både deg og deltakerne,
5. Forbedre deltakeropplevelsen fra påmelding til innsjekk,
6. Frigjøre verdifull tid som du kan bruke på innholdet i arrangementet,
7. Effektivisere innsjekk og gi en profesjonell velkomst,
8. Gi deg verdifull innsikt og rapporter for fremtidige arrangementer, og
9. Sikre god økonomisk oversikt og enklere regnskapsføring.

Dersom du organiserer arrangementer og kjenner deg igjen i flere av punktene i denne artikkelen, så er det på tide å vurdere et bedre påmeldingssystem.

Med et påmeldingssystem kan du bruke tiden din på det som virkelig betyr noe: å lage et event deltakerne vil huske.

Du kan opprette en gratis arrangørkonto og teste Checkin sin påmeldingsløsning så lenge du vil, med så mange du vil. Du betaler oss ingenting før du har solgt din første billett.

Vil du ha hjelp til å sette opp ditt første arrangement i Checkin?

Book en gratis konsulenttime, helt uten forpliktelser.
Vi hjelper deg i gang.