5 funksjoner som sparer deg som arrangør for mest tid

Din mest dyrebare ressurs er din tid. Når du planlegger konferanser, festivaler eller kurs for hundrevis av deltakere, er det utallige oppgaver som krever din oppmerksomhet.

Heldigvis finnes det verktøy og funksjoner som kan automatisere mange av disse oppgavene, slik at du kan fokusere på det som virkelig betyr noe – å skape uforglemmelige opplevelser for deltakerne dine.

Tid spart er verdi skapt!

I denne artikkelen skal vi se nærmere på fem funksjoner som kan spare deg som arrangør for mest tid, spesielt på arrangementer med mer enn 200 betalende deltagere årlig.

1. Skreddersydde påmeldingsskjemaer som automatiserer datainnsamling

Når du arrangerer komplekse arrangementer med hundrevis av deltakere, er det avgjørende å samle inn riktig informasjon fra hver enkelt. Tradisjonelle påmeldingsløsninger er ofte for rigide og krever manuell oppfølging.

Hvordan det sparer deg tid:

Med skreddersydde påmeldingsskjemaer kan du:

• Tilpasse feltene etter ditt spesifikke arrangement – enten det er konferanser der du trenger informasjon om workshops, sesjoner og matallergier, eller festivaler der du må vite om campingbehov og billettkategori.
• Smartere påmeldingsskjemaer – relevante spørsmål basert på tidligere svar – for eksempel kan du vise spesifikke spørsmål til VIP-deltakere eller deltakere som har valgt bestemte aktiviteter.
• Automatisk kategorisere deltakere basert på deres svar, noe som gjør det enkelt å organisere grupper som følger bestemte arrangementsspor.

Eksempel:

Tenk deg at du arrangerer en årlig bransjekonferanse med 500 deltakere. Du tilbyr forskjellige workshops, samt har ulike billettpriser fra 1500 til 7000 kr. Mange deltakere har spesielle behov eller preferanser.

Med et skreddersydd påmeldingsskjema kan en deltaker velge "Teknisk spor" og automatisk bli presentert for relevante workshops, mens en annen velger "Ledelsesspor" og ser helt andre alternativer. Systemet registrerer og kategoriserer automatisk disse valgene, slik at du slipper å manuelt sortere hundrevis av påmeldinger.

En av våre kunder, ODA-Nettverk sparte over 50 timer på administrativt arbeid ved å gå fra generiske påmeldingsskjemaer til en skreddersydd løsning med venteliste.

2. Automatisert betaling med flere betalingsmetoder

Å håndtere betalinger fra hundrevis av deltakere kan være en tidkrevende og komplisert prosess. Dette blir spesielt utfordrende når du tilbyr ulike billettkategorier og tilleggsvalg med forskjellige priser.

Hvordan det sparer deg tid:

Med en automatisert betalingsløsning kan du:

• Tilby flere betalingsmetoder som kort, Vipps, faktura og EHF i ett og samme system, slik at deltakerne kan velge den metoden som passer dem best. Du trenger ikke å få din egen avtale med hver av disse leverandørene.
• Automatisere oppfølging av ubetalte fakturaer med påminnelser som sendes ut på forhåndsdefinerte tidspunkter.
• Få øyeblikkelig bekreftelse og oppdatering når en betaling er gjennomført, uten behov for manuell kontroll.

Eksempel:

La oss si at du arrangerer et fagkurs med 400 deltakere, der noen betaler selv, og andre får arbeidsgiver til å betale. Med en automatisert betalingsløsning kan systemet:

1. Motta betaling fra privatpersoner som ønsker å betale med kort eller Vipps.
2. Automatisk fakturere bedrifter med korrekt PO nummer og betalingsinformasjon.
3. Følge opp «Åpne poster» og automatisk purre de som ikke har betalt innen fristen.

3. Regnskapsmodul som integrert del av ditt påmeldingssystem

Regnskapsføring og økonomistyring er ofte en av de mest tidkrevende oppgavene for arrangører. Det er lett å miste oversikten når du skal håndtere hundrevis av transaksjoner, refusjoner, og rapportering.

Hvordan det sparer deg tid:

Med en integrert regnskapsmodul kan du:

• Automatisk bokføre alle transaksjoner direkte fra påmeldings- og betalingssystemet.
• Motta økonomiske rapporter med ett klikk, uten å måtte sette sammen data fra flere systemer. (Inkludert moms rapporter)
• Enkel avstemming av inntekter og utgifter relatert til arrangementet.

Eksempel:

Tenk deg at du arrangerer en konferanse med 450 deltakere som betaler ulike beløp basert på billettkategori, pluss tilleggsvalg som workshops, festmiddag eller overnatting.

En integrert regnskapsmodul vil:

1. Automatisk kategorisere hver inntekt etter type (billettinntekt, workshop, festmiddag osv.)
2. Gi deg sanntidsoppdatering på inntekter og likviditet.
3. Gjøre det enkelt å se hvilke elementer av arrangementet som genererer mest inntekt.
4. Gi deg oppgjørsrapporter og regnskapsbilag automatisk.

På ett kvartal har en gjennomsnittlig arrangør 2864 bilag og 4000 bilagslinjer i omløp, fordelt på bestillinger, fakturaer, kvitteringer, kreditnotaer, innbetalinger og tilbakebetalinger.

Av disse 2864 bilagene er det 982 fakturaer og 114 kreditnotaer.

Hvis vi tar utgangspunkt i at det tar rundt 5 minutter for regnskapsfører å opprette en faktura manuelt i regnskapssystemet ditt og rundt 10 minutter å opprette en kreditnota manuelt, får vi en tidsbruk på omtrent (82 + 19) 101 timer. (noe som kan koste opp til 125 000 nok i kvartalet)

Med en regnskapsmodul kan du redusere dette til kun 5 timer. I tillegg vil det gjennomsnittlige antallet bilagslinjer i regnskapssystemet ditt reduseres fra 4000 til 35, noe som tilsvarer en besparelse på 88 %!

Les også: Så mye sparer du i regnskapskostnader ved å bruke Checkin

4. Automatisert deltakerkommunikasjon og -oppfølging

Effektiv kommunikasjon med deltakere før, under og etter arrangementet er avgjørende for suksess. Når du har hundrevis av deltakere kan personlig oppfølging bli en fulltidsjobb i seg selv.

Hvordan det sparer deg tid:

Med automatisert deltakerkommunikasjon kan du:

• Sette opp forhåndsdefinerte e-postsekvenser som sender relevant informasjon til riktig tid.
• Sette opp forhåndsdefinerte SMS meldinger som vil øke oppmøte og redusere no-shows med 38%.
• Segmentere kommunikasjonen basert på deltakerkategorier, påmeldingsalternativer eller andre kriterier.
• Koble din påmeldingsløsning med din markedføringsløsning, som HubSpot, MailChimp, osv. 

Eksempel:

For en konferanse med 500 deltakere kan du sette opp følgende automatiserte kommunikasjonsflyt:

1. Bekreftelsesmail umiddelbart etter påmelding, med personlig tilpasset informasjon.
2. Informasjonsmail 30 dager før arrangementet med praktiske detaljer.
3. Påminnelse 7 dager før arrangementet med program og siste oppdateringer.
4. Daglige oppdateringer under arrangementet om endringer eller viktig informasjon.
5. Oppfølgingsmail etter arrangementet med tilgang til presentasjoner og forespørsel om tilbakemelding.

Hvor bra kommuniserer du med dine deltakere?
Les mer om hvordan du kan forbedre din deltakerkommunikasjon.

5. Rapportering og analyseløsninger som gir deg oversikt i sanntid

Å holde oversikt over påmeldinger, inntekter, deltakerinformasjon og andre viktige data er essensielt for å ta informerte beslutninger. Uten et godt analyseverktøy kan datainnsamling og rapportering ta mye tid.

Hvordan det sparer deg tid:

Med integrerte rapporterings- og analyseløsninger kan du:

• Få sanntidsoversikt over påmeldinger, billettsalg, inntekter og andre viktige KPI-er.
• Generere skreddersydde rapporter med ett klikk, uten å måtte samle data fra forskjellige steder.
• Identifisere trender og mønstre som kan hjelpe deg med å optimalisere fremtidige arrangementer.
• Enkel deling av rapporter med interessenter og samarbeidspartnere.

Eksempel:

For en festival med flere tusen deltakere fordelt på flere dager og overnattingslokasjoner, kan du bruke analyseløsninger til å:

1. Få øyeblikkelig oversikt over påmeldingstall og inntekter for hver festivaldag.
2. Sammenligne ulike overnattingslokasjoner for å se hvilke som er mest populære.
3. Analysere demografiske data om deltakerne for å tilpasse markedsføring og innhold.
4. Identifisere hvilke tilleggsvalg som er mest populære og lønnsomme.

Oppsummering: Tid spart er verdi skapt

Som arrangør av større arrangementer med hundrevis av deltakere er tiden din mest verdifulle ressurs.

Ved å bruke disse fem funksjonene:

1. Skreddersydde påmeldingsskjemaer,
2. Automatiserte betalingsløsninger,
3. Helhetlig regnskapsmodul,
4. Automatisert deltakerkommunikasjon, og
5. Omfattende rapporteringsløsninger,

kan du frigjøre betydelig tid som kan brukes på det som virkelig betyr noe: å skape unike og minnerike opplevelser for deltakerne dine.

Basert på erfaringer fra våre kunder som arrangerer konferanser, festivaler og kurs kan disse funksjonene samlet spare deg for flere hundre timer i året.

Dette er tid du kan bruke på å forbedre innholdet, styrke nettverket ditt, samt fokusere på de kreative og strategiske aspektene ved arrangementet ditt.

Ingen liker å rydde opp etter en fest, men med de riktige verktøyene hjelper vi deg å gjøre det. La teknologien ta seg av de administrative oppgavene, så kan du være den arrangøren du ønsker å være og samtidig skape arrangementer som deltagerne dine aldri vil glemme.

Har du lyst å se hvordan Checkin kan hjelpe deg å spare tid ved å automatisere oppgaver du bruker for mye tid på? Book en gratis demo nå.