Vi vil at alle som benytter seg av Checkin skal ha en god forståelse av tjenestene våre. Vi er klar over at regnskap kan oppleves komplisert, og derfor ønsker vi å presentere en oversikt over de mest brukte begrepene og relevante regnskapskontoer.
Se også video om hvordan man fører regnskapsbilag fra Checkin her.
En kort oppsummering:
Det er kun regnskapsbilaget som skal føres, og da hovedsaklig regnskapstall for motregning som finnes på side 3.
Tallene på side to er kun en oversikt og forklaring av tallene på side 3, og IB/UB, slik at man har en oversikt over status på balansen og hva som er utbetalt i perioden.
Oppgjørsrapporten er en "kvittering" for det som blir utbetalt hver 14. dag, og er knyttet til regnskapskonto 1920 (bankinnskudd).
I denne artikkelen går vi gjennom tre hoveddeler:
- Ord og uttrykk i Checkin
- Standard regnskapskontoer i Checkin
- Generelle ord og uttrykk i regnskapsføring
1. Ord og uttrykk i Checkin
Oppgjørsrapport
Dette er en kvittering på oppgjøret vi utbetaler til dere.
Vi anbefaler å åpne en aktuell oppgjørsrapport når du leser videre.
- Side 1: Oversikt over hva som inngår i oppgjøret. Innbetalinger, tilbakebetalinger, gebyrer, og avgifter.
- Side 2: Sammendrag per arrangement som inngår i oppgjøret.
- Etter sammendraget: Detaljert transaksjonsoversikt – tilsvarende en kontoutskrift fra banken.
Regnskapsbilag
En detaljert oversikt over alle bevegelser (transaksjoner, fordringer, kreditnotaer, osv.) i den aktuelle perioden. Det er normalt sett dette regnskapsføreren trenger for å føre regnskapet.
Vi anbefaler å åpne et regnskapsbilag når du leser videre.
- Side 2: Balanse, resultat og utbetalingsoversikt – viser alle kontoer det har vært bevegelser på.
- Side 3: Regnskapstall for motregning – spesifisert mot hvilke kontoer postene har gått. Inkluderer mva-fordeling, avdeling og prosjektnumre.
→ Dette er oversikten vi anbefaler å føre direkte i regnskapet. - Detaljer: Last ned Excel-filen for full oversikt over alle for- og motposteringer.
(Normalt på side 3)
Saldooversikten i Checkin (Økonomi dashboard)
- Innbetalinger: Beløp sluttkunder har betalt i perioden.
- Tilbakebetalinger: Refunderinger arrangør har gjennomført i perioden, f.eks. ved avmelding eller avlysning.
- Gebyr til Checkin:
- Transaksjonsgebyr: Prosentandel per solgte billett.
- Systemavgift: Prosentandel og fast kronebeløp per billett.
- Tilbakebetalingsgebyr: 10 kr inkl. mva per tilbakebetaling.
- Andre gebyrer: SMS, print, EHF, etikettutskrift, gratisbilletter.
- Saldo: Saldo på kundens Checkin-konto.
- Innbetalinger som venter på bekreftelse fra bank: Midler som enda ikke er bekreftet av bank. Kortbetalinger kan ta 1-2 virkedager å få bekreftet.
- Tilgjengelig for utbetaling: Beløpet som kan tas ut av deres Checkin-konto (eller som blir utbetalt)
- Tilbakebetalinger under behandling: Refusjoner som ikke er fullført grunnet manglende dekning eller bankbekreftelse.
2. Standard regnskapskontoer i Checkin
Dette er standard kontoplan hos oss. Arrangør kan tilpasse eget oppsett ved behov.
Balansekontoer
- 1500 Kundefordringer: Salg der betalingen ikke er mottatt. Eks. en faktura som enda ikke er betalt av sluttkunden.
- 1920 Bankinnskudd: Kundens egen bankkonto. Dette er kontoen oppgjør går via. Her vil summen for alle oppgjør i den aktuelle perioden stå.
- 1921 Bankinnskudd Checkin: Kundens saldo i Checkin. Tar utgangspunkt i saldoen på økonomisiden i Checkin.
- 2701 Utgående mva høy sats: Mva fra mva-pliktige salg (f.eks. billetter).
- 2704 Utgående mva lav sats: Mva fra salg med lav sats (f.eks. mat).
- 2711 Inngående mva høy sats: Mva på gebyrer og avgifter fra Checkin.
- 2900 Gjeld til kunde: Beløp som deltaker har betalt for mye iht bestillingen.
- 2965 Forskuddsbetalt inntekt: Periodisert inntekt før arrangementet er avholdt. Man skal ikke inntektsføre salg av et arrangement før arrangementet er avholdt. Derfor brukes konto 2965 til dette, motposteringen er konto 3990.
Salgskontoer (3xxx)
- 3000: Salgsinntekt, mva-pliktig.
- 3200: Salgsinntekt, unntatt mva.
- 3990: Periodisert salgsinntekt (brukes sammen med 2965).
Varekostnadskontoer (4xxx). Dette er gebyrer og avgifter til Checkin
- 4300: Varekostnad inkl. mva..
- 4335: Varekostnad uten mva.
Eksempler: transaksjonsgebyr, tilbakebetalingsgebyr, systemavgift, SMS.
Andre vanlige kontoer
- 7745 Øreavrunding: Om differansen på en bestilling og en betaling er på under 50 øre vil dette bli avrundet
- 7770 Internasjonalt overføringsgebyr: Gebyrer for internasjonale betalinger
- 7800 Tapsføring av fordringer: Tapsføring av fordringer
- 7835 Tapsføring av fordringer, ikke fradragsberettiget: Tapsføring av fordringer som ikke er fradragsberettigede
3. Generelle ord og uttrykk i regnskapsføring
- Debet: Penger inn på konto (balanse) eller kostnad (resultat).
- Kredit: Penger ut av konto (balanse) eller inntekt (resultat).
- Faktura: Betalingskrav sendt til kunde.
- Kreditnota: Reduksjon av tidligere faktura.
- Tilleggsfaktura: Økning av tidligere faktura.
- Resultatregnskap: Viser inntekter, kostnader og årets resultat.
- Balanse: Oversikt over eiendeler, gjeld og egenkapital.
- Åpne poster: Ubetalte fakturaer.
- IB (Inngående balanse): Saldo ved periodestart.
- UB (Utgående balanse): Saldo ved periodeslutt.
Tips: Bruk oppgjørsrapport og regnskapsbilag sammen for å sikre at alle poster føres korrekt.
Dette gir både deg og regnskapsføreren full kontroll.