Checkin er integrert med Inkassopartner som gjør innkrevingen av utestående krav enklere for deg som kunde.
Om dere ønsker å sende en faktura (også EHF faktura) videre til et inkassoselskap, er det mulig å gjøre dette via reskontroen deres hos oss. Vi har et samarbeid med selskapet Oflow (tidligere InkassoPartner) som tar imot sakene.
For å kjøre en inkassosak går dere først inn på Økonomi og videre til "Åpne poster". Der får man en oversikt over reskontro med statusen for alle fakturaene som er utestående.
Forklaring av ulike statuser:
- «Faktura sendt» vil si at fakturaen er blitt sendt og at fristen ikke er gått ut på denne enda. Systemet sender automatisk en betalingspåminnelse 7 dager etter at betalingsfristen har gått ut på fakturaen.
- «Påminnelse sendt» vil si at det er sendt en påminnelse. Dette kan være den automatiske påminnelsen eller en dere har sendt i etterkant. Vær klar over at ved å sende en påminnelse gir man også en ny frist for å betale faktura. Etter påminnelse er sendt vil du få muligheten til å sende til inkasso.
- «Betalt for mye» vil si at kunden har betalt for mye/dere har meldt de av med full refusjon, men ikke tilbakebetalt enda/dere har lagt til en rabatt som tilsier at de skal ha penger tilbakebetalt. Vi anbefaler å gå inn på bestillingen for å sjekke hva som er tilfellet her før dere tilbakebetaler.
- «Venter på faktura» er dersom dere har satt en forsinkelse på utsendingen av fakturaen eller satt en dato frem i tid der fakturaene skal bli sendt ut. Da vil denne stå slik frem til fakturaen blir sendt. Du kan overstyre dette ved å trykke på «Send faktura» dersom det er ønskelig.
- «Inkasso pågår» er statusen som kommer dersom dere har sendt saken til inkasso. Da vil dere ikke kunne sende flere påminnelser fra systemet eller gjøre endringer på bestillingen.
Slik kan en oversikt se ut, dersom man har pågående saker:
Det er ikke mulig å sende en sak til inkasso før det er blitt sendt en påminnelse. For å kunne sende en sak til inkasso må dere ha en postadresse som inkassokravet skal bli sendt til. Dere vil bli bedt om å legge dette inn etter at dere har trykket på «Send til inkasso» dersom dette mangler på bestillingen. Når dere trykker på «Send til inkasso» vil dere alltid bli bedt om å bekrefte at dere ønsker å sende til inkasso. Vi anbefaler å sjekke at informasjonen og beløpet på bestillingen stemmer. Bestillingen vil bli låst for endringer når den er sendt til inkasso.
Det vil bli lagt til renter og gebyr når det blir kjørt en inkassosak. Disse gebyrene tilfaller inkassoselskapet. For alle betalinger for bestillinger sendt til inkasso er det 3% i transaksjonsgebyr + 6% eks. mva for formidling av inkassotjenesten. Dette vil kun bli trukket dersom pengene blir innbetalt. Dersom dere selv velger å trekke saken (ved å trykke på «Tilbakekall inkassosak») vil dere bli belastet salær som inkassoselskapet ville ha fått ved en innbetaling. Dersom kunden deres betaler fakturaen direkte til opprinnelig kontonummer/KID (via Checkin), vil inkassosaken oppdateres og gebyr/vil i utgangspunktet fortsatt innkreves.
I de tilfeller hvor saken ikke løses ved hjelp av inkassovarsel, betalingsoppfordring osv., vil det være mulig å sende kravet til Namsmannen. Det gjør dere ved å trykke på «Send til Namsmann» i reskontroen. Denne vil bare bli aktivert dersom Inkassoselskapet setter status til «Inkasso venter på tilbakemelding fra kreditor». Om status blir satt til dette så er det gjort en kredittsjekk på kunden av inkassoselskapet og de ønsker å vite om de skal gå videre med saken til Namsmann/forliksråd.
Ved oversending av sak til Namsmannen, belastes dere for varekostnader tilknyttet dette. Ved seier i forliksråd/hos Namsmann vil gebyrene normalt dekkes av sluttkunden.