Regnskap i Checkin 101

Vi ønsker at alle som bruker Checkin skal ha en viss kjennskap til det vi driver med. Vi forstår at regnskapet kan virke gresk til tider, og vi ønsker derfor å lage en oversikt over de mest brukte terminologiene vi bruker samt aktuelle regnskapskontoer.

Vi kommer til å gå igjennom tre punkter i denne oversikten:

1. Ord og uttrykk i Checkin
2. Vanlige regnskapskontoer i Checkin
3. Generelle ord og uttrykk i regnskapsføring

Ord og uttrykk i Checkin

Oppgjørsrapport

Dette er en kvittering på oppgjøret vi utbetaler til dere. Her fremgår all aktivitet som inngår i oppgjøret (Vi anbefaler å åpne en aktuell oppgjørsrapport ved gjennomgang av disse punktene):

• På side 1 finner man oppstillingen av innbetalinger, tilbakebetalinger, gebyrer, avgifter, og saldojusteringer. Man finner også hva som blir utbetalt til hvilken konto.
• På side 2 vil man finne ett gruppert sammendrag. Dette er som på side 1, bare at det er ett sammendrag for hvert arrangement som inngår i oppgjøret.
• Etter det grupperte sammendraget finner man en detaljert transaksjonsoversikt. Denne viser alle transaksjoner som er ført i den aktuelle perioden. Se på det på samme måte som bankens kontoutskrift!

Regnskapsbilag

Dette er en detaljert kontooversikt over alle bevegelser (transaksjoner, fakturaer, kreditnotaer og kvitteringer) som har blitt registrert i perioden. Dette er som regel det en regnskapsfører trenger for å føre regnskapet (Vi anbefaler å åpne ett aktuell regnskapsbilag ved gjennomgang av disse punktene):

• På side 2 finner man balanse, resultat, og utbetalingsoversikt. Dette er en oversikt som viser alle de aktuelle kontoene det har skjedd en bevegelse på.
• På side 3 finner man regnskapstall for motregning. Her finner man regnskapstallene spesifisert til hvilke kontoer de har gått mot i den aktuelle perioden. Her finner man også moms fordeling, avdeling, og eventuelle prosjektnumre. Det er denne oversikten vi anbefaler at føres inn i regnskapet.
• Drill ned i detaljene ved å laste ned Excel filen for å få hver enkelt transaksjon, og hvilke kontoer de er ført mot og på hvilke regnskapskontoer de er fordelt.

Her er en oversikt over saldoen pr dags dato:

• Saldo fra forrige oppgjør – Dette er saldoen som var igjen på kundens Checkin konto etter utbetaling av forrige oppgjør.
• Innbetalinger – Dette er innbetalinger sluttkunder har gjort til diverse arrangement. Inntekten i sin helhet i den aktuelle perioden vil vises her
• Tilbakebetalinger – Dette er tilbakebetalinger som arrangøren har gjort eller godkjent. Dette er som regel fordi sluttkunde har meldt seg av, eller om arrangementet er blitt avlyst.
• Tilbakebetalinger under behandling – Her er tilbakebetalinger som er satt i gang av arrangør, men som ikke kan utføres grunnet manglende dekning på kundens Checkin konto. Det kan også skyldes at tilbakebetalingene er igangsatt og prosesseres av banken og at Checkin venter på å få bekreftelse at tilbakebetalingen er gjennomført fra banken.

Gebyr til Checkin (Denne inkluderer følgende):

• Transaksjonsgebyr – Vi i Checkin har en prismodell som gjør at vi ikke tar oppstartskostnader, men vi tar transaksjonsgebyrer. Dette vil si at vi tar en prosentvis andel pr solgte billett ihht avtale.
• Systemavgift – Dette er an «avgift» for å bruke vårt system. Dette er den faste kr satsen pr billett
• Tilbakebetalingsgebyr – Dette er ett gebyr vi tar for å tilbakebetale til deltager. Dette koster 10kr inkl pr tilbakebetaling.
• Annet gebyr – Kan være sms gebyrer. Her tar vi 0,8kr eks mva, og 1,0kr inkl mva pr sms som sendes ut. Det kan være print gebyrer, dette koster 3kr eks mva. Andre gebyrer er EHF, label utskrift, og gratisbilletter.

Saldo

Dette viser saldoen pr dags dato

Innbetalinger med utsatt utbetaling

Normalt vil arrangementsinnbetalinger frigjøres for utbetaling straks det er bekreftet mottatt på bank, men du har bedt oss om å holde dette inntil en definert dato.

Holdes tilbake for tilbakebetalinger og gebyr

Checkin holder tilbake inntil 3 000 som en positiv kundesaldo, slik at man skal kunne gjøre tilbakebetalinger eller sende SMS fra systemet, selv i perioder med lite aktivitet.

Tilgjengelig for utbetaling pr dags dato

Dette er beløpet kunden kan ta en ekstraordinær utbetaling for.

Hvordan beregner man tilgjengelig for utbetaling

Tilgjengelig for utbetaling = Saldo – Tilbakebetalinger under behandling – 3000kr (Standard sum som skal være igjen på kontoen etter utbetaling) – Innbetalinger med utsatt betaling

Hvordan beregner man manglende dekning (Tilbakebetalinger under behandling)

Manglende dekning = Saldo – Tilbakebetalinger under behandling - 3000kr (Standard sum som skal være igjen på kontoen etter utbetaling) – Innbetalinger med utsatt betaling

Saldojustering

Saldojustering er noe vi blant annet gjør når det er tilbakebetalinger rundt månedsskiftet. Grunnen til dette er at man ikke skal starte ny periode med minus på kontoen. Saldojustering er også noe som kan skje dersom man har innbetalinger med utsatt utbetalingsdato. Da vil saldoen bygge seg opp til man skal ha utbetalingen, og selve utbetalingen vil fremkomme som en saldojustering.

Vanlige regnskapskontoer i Checkin:

Dette er standard kontoplan i Checkin. Arrangør har selv mulighet til å sette opp eget kontoplan hvis standard oppsett ikke er passende.

Balansekontoer:

1500 Kundefordringer

Denne kontoen brukes når det er solgt ett produkt eller en tjeneste, men pengene ikke er kommet inn på bank. Dette skjer blant annet ved faktura salg. Når pengene er kommet inn vil pengene overføres fra konto 1500 til 1921 (Bankinnskudd Checkin)

1920 Bankinnskudd

Dette er kundens egne konto. Siden Checkin ikke har innsyn i denne kontoen vil IB alltid være null. Periodens endring på denne kontoen er hva som utbetales fra oss i perioden.

1921 Bankinnskudd Checkin

Dette er kundens Checkin konto. Denne vil i de fleste tilfeller ha en IB og UB på 3000kr da Checkin normalt sett utbetaler alt minus 3000kr i slutten av hver måned.

2701 Utgående merverdiavgift, høy sats

Dette er en oversikt over periodens utgående mva høy sats. Momsen kommer fra mva pliktige salg som f.eks billetter og bookinger. Altså tjenester eller produkter arrangøren selger videre til deltager som der er høy mva på.

2704 Utgående merverdiavgift, lav sats

Lik som konto 2701, bare med lav sats. Tjenester og produkter her kan f.eks være mat.

2711 Inngående merverdiavgift, høy sats

Dette er en oversikt over periodens inngående mva høy sats. Momsen kommer fra gebyrer og avgifter til Checkin. Dette blir av myndighetene regnet som «produkter» fra Checkin som arrangør/kunde kjøper inn. Dermed gjelder denne momsen både for momsfritatte- og momspliktige selskap. Momsfritatte selskap sender inn en tilleggsoppgave til myndighetene for å få dette tilbakeført.

2900 Gjeld til kunde

Når kunde skal tilbakebetale til deltaker kommer summen inn her.

2965 Forskuddsbetalt inntekt

Dette er en konto hvor man legger den periodiserte salgsinntekten fra konto 3990. Grunnen til at den legges har er fordi arrangementet enda ikke har funnet sted. Derfor kan man ikke føre det som en inntekt helt enda. Når arrangementet er holdt vil pengene føres over til rett regnskapskonto igjen.

• Periodisering er å plassere inntekter og kostnader i rett periode for at regnskapet skal vise ett mest mulig korrekt bilde.
• Eksempel: Hvis man selger «earlybird» billetter til neste års arrangement kommer pengene først inn på konto 3990.
• Deretter går pengene rett inn på konto 2965 (Konto 2965 og 3990 vil gå i balanse i regnskapsbilaget til den aktuelle perioden).
• Når det er tid for å avholde arrangementet kan man føre midlene fra konto 2965 til de aktuelle salgskontoene og dermed føre midlene som inntekt.

3xxx Salgskontoer (Alle «tre tusen» kontoer)

Disse føres opp etter eget oppsett. Her kan man legge inn aktuelle inntektskilder som man vil skille ut i ulike kontoer. I Checkin er dette noen av de vanligste kontoene her:

- 3000 – Salgsinntekt, mva pliktig

- 3200 – Salgsinntekt, unntatt mva

- 3990 – Periodisert salgsinntekt

*Eksempler på inntekter er billetter, bestillinger, tilleggsvalg, overnattingsbooking osv.

3990 Periodisert salgsinntekt

Her samles all inntekten opp fra 3xxx kontoene for å periodiseres før ett arrangement finner sted. Når ett arrangement finner sted, vil inntekten realiseres. Se eksempelet under 2965 Forskuddsbetalt inntekt.

4xxx Varekostnadskontoer (Alle «fire tusen» kontoer)

Her er all varekostnaden som er knyttet til det aktuelle arrangementet. Her kan man legge inn aktuelle kostnadskilder som man vil skille ut i ulike kontoer. Vanlige 4xxx kontoer i Checkin er:

- 4300 – Varekosntad (inkl.mva)

- 4335 – Varekostnad (ingen mva)

*Eksempler på varekostnadet er transaksjonsgebyr, tilbakebetalingsgebyr, systemavgift, sms, osv.

7200 Billettavgift og provisjon

Her er kostnaden Checkin tar for bruk av systemet ihht avtale.

Generelle ord og uttrykk:

Debet = Penger inn på konto

• Hvis man skal debetere en balansekonto vil det si at det kommer midler inn som pluss i regnskapet
• Hvis man skal debetere en resultatkonto vil det si at det kommer midler inn som minus i regnskapet

Eksempel:

En kunde har bestilt en billett, men regningen skal komme på faktura. Dette føres først med minus på konto 3000 (Resultatkonto), deretter med pluss på konto 1500 (Balansekonto). Grunnen er at det først skjer ett salg på en salgskonto, men så har pengene ikke kommet på konto. Dermed økes balansekontoen kundefordringer frem til kunden har betalt regningen.

Kredit = Penger ut av konto

• Hvis man skal kreditere en balansekonto vil det si at det går midler ut som minus i regnskapet
• Hvis man skal kreditere en resultatkonto vil det si at det går midler ut som pluss i regnskapet

Eksempel:

En kunde har avbestilt billetten sin. Da vil balansekontoen beløpet lå på krediteres med minus, og resultatkontoen krediteres med pluss slik at denne bestillingen nulles ut.

Faktura = Betalingskrav

Det at man sender ut en faktura vil si at man gir kunden mulighet til å gjøre opp på ett senere tidspunkt. Dette er normalt hvis man er bedrifter da både kjøpet og regnskapsføringen skal være korrekt ihht kundes regnskap. Fakturering er ikke like vanlig når man er privatpersoner, men det kan forekomme.

Kreditnota = Redusering etter fakturering

Hvis en sluttkunde av en eller annen grunn har fått lavere pris på sin originale bestilling vil det sendes ut en kreditnota. Se under for eksempel:

• 1500kr (Original bestilling/faktura) – 500kr (Kreditnota) = 1000kr (Nytt betalingskrav)
• Grunner til dette kan være avbestillinger, defekte produkter, rabatter som ikke er lagt ved, etc.

Tilleggsfaktura = Økning etter fakturering

Hvis en sluttkunde av en eller annen grunn har fått økt pris etter sin originale bestilling vil det sendes ut en tilleggsfaktura. Se under for eksempel:

• 1500kr (Original bestilling/faktura) + 500kr (Tilleggsfaktura) = 2000kr (Nytt betalingskrav)
• Grunner til dette kan være ekstrabestilling, endring av bestilling, ekstra ytelser utover original bestilling.

Årsregnskap = Den årlige oversikten

Alle selskap må levere en årsrapport. Denne inneholder ett resultatregnskap, balanse, og forklarende noter som viser årets resultat og endringer.

Resultatregnskap = Resultatet for året

Her viser selskapet resultatpostene som utgjør årets over/underskudd. Her vises inntekter, kostnader, skatt, og hvor mye som skal overføres til årets resultat (konto 8960 Annen Egenkapital)

Balanse = Selskapets eiendeler, egenkapital, og gjeld

Her vises poster som har økonomisk betydning for selskapet, men som ikke har resultateffekt for årsregnskapet pr 31.12.xx. Dette kan være anleggsmidler, egenkapital, gjeld, kundefordringer, osv.

Åpne poster = Ubetalte fakturaer

Dette er folk som av en eller annen grunn ikke har gjort opp regningen sin. Dette følges opp av selskapet

IB = Inngående balanse

IB og UB er ofte brukte terminologier når man avstemmer måned for måned, eller år for år. Disse viser hva man startet måneden med, og hva man avsluttet måneden med. IB vil være forrige periodes UB.

UB = Utgående balanse

UB vil være IB pluss periodens endringer.