I en verden der deltakere stadig blir mer kresne og konkurransen mellom arrangementer vokser, har tilpasning og egen branding blitt avgjørende suksessfaktorer for arrangører.
Enten du organiserer konferanser, festivaler eller kurs, vil graden av profesjonalitet og særpreg være det som skiller ditt arrangement fra mengden.
La oss dykke inn i hvorfor skreddersydde løsninger og en tydelig visuell identitet ikke bare er fint å ha, men helt essensielt for å lykkes i dagens eventlandskap.
Tenk deg at du som deltaker skal melde deg på to liknende arrangementer. Det første møter deg med en generisk påmeldingsside uten klar tilknytning til arrangementets tema, med standardfelt som knapt dekker det grunnleggende.
Det andre presenterer en gjennomført, skreddersydd opplevelse der merkevaren skinner gjennom fra første øyeblikk, med relevante spørsmål og muligheter tilpasset akkurat ditt behov.
Hvilket arrangement har du mest tillit til?
Når du tilpasser hele kundereisen – fra påmelding til oppfølging etter arrangementet – skaper du en sømløs opplevelse som kommuniserer profesjonalitet og omtanke.
Dette er ikke bare estetisk tiltalende, men bygger også tillit og øker sannsynligheten for at deltakerne fullfører påmeldingsprosessen.
Den digitale kundereisen starter lenge før selve arrangementet. For deltakerne begynner opplevelsen i det øyeblikket de klikker på påmeldingslenken. Dette første møtet setter tonen for alt som følger.
Et skreddersydd påmeldingsskjema med din egen branding formidler umiddelbart at du:
En tilpasset påmeldingsløsning gir deg også muligheten til å samle nøyaktig den informasjonen du trenger fra deltakerne. Dette kan inkludere spesielle behov for mat, overnatting, transport eller annet som er relevant for akkurat ditt arrangement.
Ved å stille de riktige spørsmålene i påmeldingsprosessen, reduserer du behovet for oppfølgende e-poster og spørsmål senere.
Les også: 9 tips til hvordan du kan forbedre ditt påmeldingsskjema
Merkevarebygging er ikke forbeholdt store selskaper.
Også enkeltstående arrangementer drar enorm nytte av en gjennomtenkt visuell og verbal identitet. En sterk merkevare for ditt arrangement betyr at du har definert:
Når denne merkevaren implementeres konsekvent gjennom hele arrangementets livsløp – fra markedsføring til påmelding, bekreftelser, påminnelser, navneskilt, program og oppfølging – skaper du en helhetlig og profesjonell opplevelse.
Ønsker du å se et godt eksempel på dette?
Sjekk ut Y Oslo sin nettside her. 👇
Det er en dyp psykologisk effekt knyttet til gjenkjennelighet. Mennesker har en tendens til å stole mer på det de kjenner igjen. Dette kalles "mere-exposure effect" – jo mer vi eksponeres for noe, desto mer positive følelser utvikler vi for det.
Når du sørger for at deltakerne gjentatte ganger møter din visuelle identitet – fra de først oppdager arrangementet ditt på sosiale medier, til de besøker nettsiden, melder seg på, mottar bekreftelser og til slutt deltar fysisk – bygger du gradvis denne tilliten og gjenkjenneligheten.
I et marked med mange liknende arrangementer, kan tilpasning og branding være det som gir deg konkurransefortrinn. Det handler ikke bare om å se bra ut, men om å skille seg ut fra mengden på en måte som resonnerer med målgruppen din.
Før du begynner arbeidet med tilpasning og branding, bør du definere hva som gjør ditt arrangement unikt:
Ved å besvare disse spørsmålene, finner du din unike posisjon i markedet. Dette blir grunnlaget for all visuell og verbal kommunikasjon.
Manuell registrering har vært standardmetoden for arrangører i mange år. Og det funker fortsatt for mindre, enkle arrangementer. Men når du arrangerer konferanser, festivaler eller kurs med flere hundre deltakere, forventer de noe mer. De betaler ikke bare for innholdet, men for hele opplevelsen.
Ved å tilpasse alle aspekter av arrangementet til ditt unike konsept og målgruppe, skaper du en helhetlig opplevelse som føles eksklusiv og gjennomtenkt. Dette rettferdiggjør høyere billettpriser og øker sjansen for at deltakerne kommer tilbake år etter år.
Utover markedsføringsfordelen, gir tilpassede løsninger for arrangementshåndtering også praktiske fordeler som direkte påvirker bunnlinjen din.
Med en skreddersydd påmeldingsløsning kan du:
Dette sparer tid og reduserer risikoen for feil. Tenk deg at du har 400 deltakere som hver har spesifikke valg for workshops, måltider og overnatting.
Med en standardisert løsning ville håndteringen av denne informasjonen krevd utallige timer med manuelt arbeid. Med en tilpasset løsning kan du designe systemet slik at det automatisk sorterer og organiserer denne informasjonen for deg.
Et tilpasset påmeldingssystem gir deg også muligheten til å samle verdifull innsikt om deltakerne dine:
Denne informasjonen kan brukes til å forbedre fremtidige arrangementer og til å skape mer målrettet markedsføring. Ved å forstå deltakerne dine bedre, kan du skreddersy tilbudet ditt enda mer presist.
La oss se på hvordan du kan implementere tilpasning og branding for ulike typer arrangementer.
Konferanser har ofte komplekse påmeldingsprosesser med ulike prisklasser, parallelle sesjoner og tilleggsvalg. Her er noen tilpasninger som kan gjøre en stor forskjell:
En konferanse med 400+ deltakere og billettpriser på 5000-7000 kroner krever et profesjonelt oppsett som reflekterer verdien deltakerne får. Ved å tilby en smidig, tilpasset påmeldingsopplevelse signaliserer du at resten av konferansen vil være like gjennomtenkt.
Festivaler og leier har sine egne unike utfordringer, spesielt rundt billettyper, adgangskontroll og merchandise:
For festivalarrangører er den visuelle identiteten spesielt viktig, siden den ofte er en stor del av markedsføringen. En tilpasset påmeldingsløsning som viderefører denne identiteten, skaper en sammenhengende opplevelse fra første markedsføringskampanje til festivalarmbåndet er på.
Kurs og opplæringsarrangementer har ofte behov for å samle spesifikk informasjon om deltakernes forkunnskaper og forventninger:
For kursleverandører kan en profesjonell, merket påmeldingsopplevelse være avgjørende for å bygge tillit til kvaliteten på kurset. Dette er spesielt viktig når kursdeltakere eller deres arbeidsgivere investerer betydelige beløp i opplæringen.
For å realisere alle fordelene med tilpasning og branding, trenger du teknologiske løsninger som er fleksible nok til å møte dine spesifikke behov.
Et påmeldingssystem som virkelig støtter tilpasning og egen branding bør tilby:
Systemet bør være enkelt nok til at du kan gjøre endringer selv, men kraftig nok til å håndtere kompleksiteten i ditt arrangement.
For å skape en virkelig sømløs opplevelse, bør påmeldingssystemet kunne integreres med andre systemer du bruker:
Jo bedre disse systemene snakker sammen, desto mer helhetlig blir opplevelsen for både deg som arrangør og for deltakerne.
La oss se på noen eksempler på hvordan tilpasning og branding kan implementeres i praksis:
Oslo Business Forum er en årlig konferanse med over 3300 fysiske deltakere og en billettpris som starter på 14 995 kr. Ved å implementere en fullstendig tilpasset påmeldingsløsning oppnådde de:
Nøkkelen til suksessen var en sømløs brukeropplevelse fra markedsføring til påmelding, med tydelig branding og relevante valgmuligheter tilpasset målgruppen deres.
En nasjonal konferanse med 1000+ deltakere og billettpriser på 10 000 kr, implementerte en tilpasset påmeldingsløsning som:
Resultatet er en mer profesjonell opplevelse som skaper merverdi for deltakerne og reduserer arbeidsmengden for arrangørene betydelig.
Techpoint arrangerer årlig Norges største teknologikonferanse med over 800 deltakere fra IT- og teknologibransjen. Med en billettpris på 6900 kr stod de ovenfor utfordringen med å levere en digital opplevelse som matchet det høye faglige nivået på konferansen.
Ved å implementere en fullstendig tilpasset påmeldingsløsning med egen branding oppnådde Techpoint flere betydelige forbedringer:
Selv om fordelene er mange, er det noen fallgruver du bør unngå når du implementerer tilpasning og branding for ditt arrangement:
Ikke tilpass bare for tilpasningens skyld. Hvert element du legger til eller endrer bør ha et formål og gi merverdi. For mange unødvendige felt i påmeldingsskjemaet kan for eksempel redusere konverteringsraten.
En av de vanligste feilene er mangel på konsistens i brandingen. Hvis logofarger, fonter eller tone varierer mellom ulike berøringspunkter, svekker det den helhetlige opplevelsen.
Sørg for at alle elementer – fra markedsføringsmateriale, til e-poster og billetter – følger samme visuelle retningslinjer.
Valg av feil teknologisk plattform kan begrense mulighetene for tilpasning. Investering i fleksible systemer som vokser med dine behov er avgjørende for langsiktig suksess.
Ikke undervurder behovet for grundig testing av alle tilpasninger før lansering. En dårlig fungerende påmeldingsløsning kan gjøre mer skade enn nytte, uansett hvor fin den ser ut.
For å vite om investeringen i tilpasning og branding gir resultater, bør du etablere måleparametere:
Ved å følge disse parameterne over tid, kan du dokumentere verdien av investeringen i tilpasning og branding, og kontinuerlig forbedre opplevelsen.
Teknologiutviklingen fortsetter å skape nye muligheter for personalisering og tilpasning av arrangementer. Her er noen trender å være oppmerksom på:
Fremtidens arrangementssystemer vil muliggjøre enda mer detaljert personalisering, der hver deltaker får en unikt tilpasset opplevelse basert på tidligere atferd, preferanser og interesser.
Grensen mellom fysiske og digitale opplevelser vil fortsette å viskes ut, med løsninger som skaper sammenhengende opplevelser på tvers av alle berøringspunkter – fra mobil til fysisk oppmøte.
Analyser av deltakeratferd og -preferanser vil i økende grad drive beslutninger om arrangementets innhold, format og markedsføring, med systemer som automatisk identifiserer forbedringsmuligheter.
I en verden der deltakere forventer stadig mer personlige og sømløse opplevelser, er tilpasning og egen branding ikke lenger luksus, men en nødvendighet for arrangører som ønsker å skille seg ut og skape merverdi.
Ved å investere i løsninger som tillater deg å skreddersy hele kundereisen – fra oppdagelse til påmelding, deltakelse og oppfølging – skaper du ikke bare et mer profesjonelt inntrykk, men sparer også tid og ressurser på administrativt arbeid.
Et gjennomført, profesjonelt oppsett signaliserer kvalitet og bygger tillit, noe som rettferdiggjør høyere billettpriser og øker sannsynligheten for gjenkjøp.
Husk at tilpasning ikke er et mål i seg selv, men et middel for å skape en bedre opplevelse for deltakerne og en mer effektiv drift for deg som arrangør. Start med å definere hva som gjør ditt arrangement unikt, og bygg tilpasningen rundt dette.
I dagens konkurransepregede marked er det de arrangørene som klarer å skape helhetlige, gjennomtenkte opplevelser som vil vinne deltakernes lojalitet og sikre langsiktig suksess. Investering i tilpasning og egen branding er ikke bare en investering i ditt neste arrangement, men i hele din fremtid som arrangør.
Har du lyst å se hvordan Checkin kan hjelpe deg å spare tid ved å automatisere oppgaver du bruker for mye tid på? Book en gratis demo nå.