I denne artikkelen finner du informasjon om ulike rapporter i Checkin, som Excel rapport, ordrerapport og prosjektrapport. Du finner også informasjon om hvordan du kan sende e-post og SMS fra systemet.
I denne artikkelen finner du...
Hente ut excel rapport fra Checkin systemet
Sende sms og e-post til deltakere
RAPPORTER FOR ØKONOMI
Hva betyr de ulike linjene i prosjektrapporten
Innbetalt og totalt utestående
ORDRERAPPORT
For å komme inn til ordrerapporten, går du inn på arrangementet og finner "Ordrerapport" i den vannrette menylinjen. Ordrerapporten gir deg en oversikt over alle som har meldt seg på eller kjøpt billetter til ditt arrangement. I dette avsnittet finner du informasjon om ulik funksjonalitet i ordrerapporten og hvordan disse brukes, blant annet hvordan sende SMS og e-post til utvalgte deltakere og hente ut ulike rapporter.
Hente ut Excel rapporter fra Checkin systemet
Om du trenger å hente ut en Excel rapport for ditt arrangement, kan du gå inn til ordrerapporten og filtrere listen etter ønskede filter og kolonner før du henter ut et Excel dokument. Ønsker du en full oversikt over all informasjon som er hentet inn, trykker du kun på "Totalrapport" oppe i høyre hjørne. Hvis du ønsker å sortere Excel filen før du laster ned dokumentet, se avsnittene nedenfor.
Kolonner
Bruker du "Kolonner" kan du sortere listen over deltakere etter hvilken informasjon du ønsker å få frem i listen før du henter ut en Excel rapport. Etter du har valgt ønskede kolonner kan du laste ned en Excel fil ved å trykke på Excel ikonet.
Filter
Trykker du på "Filter (BETA)" kan du filtrere deltakerne etter hvilke valg og kategorier de har valgt underveis i sin påmelding. Her vil alle tilleggsvalg dukke opp, og du kan gjøre flere filtreringer samtidig og kombinere med med kolonnene du ønsker å få frem i listen.
Slik vil valg for filter se ut, hvis du har lagt til tilleggsvalg:
Trykk på de filtrene du ønsker å bruke og trykk "Vis rapport". Når du har gjort dette vil ordrerapporten vise kun de deltakerne som har huket av for tilleggsvalgene i sin påmelding, og du kan hente ut Excel rapporten med de utvalgte kolonnene og filtreringene.
Når man har valgt ønskede kolonner og/eller filter, vil ordrelisten vise kolonnene og bestillinger sortert på de valgte filtrene. Trykk så på Excel ikonet for å laste ned filen til din datamaskin.
Sende SMS og E-post til hele eller utvalgte grupper av din deltakermasse
I ordrerapporten finner du en oversikt over alle påmeldte til ditt arrangment. Her kan du enkelt søke opp ett navn og sende sms eller e-post til deltakeren. Lar du søkefeltet stå tomt og trykker på "SMS", vil du sende sms til alle som ligger i listen.
Bruker du "Kolonner" kan du sortere listen over deltakere etter hvilken informasjon du ønsker å få frem i listen før du sender en melding. Etter du har valgt ønskede kolonner kan du sende sms eller e-post, ved å trykke på ikonene.
Trykker du på "Filter (BETA)" kan du filtrere deltakerne etter hvilke valg og kategorier de har valgt underveis i sin påmelding. Her vil alle tilleggsvalg dukke opp, og du kan gjøre flere filtreringer samtidig og kombinere med med kolonnene du ønsker å få frem i listen.
Slik vil valg for filter se ut, hvis du har lagt til tilleggsvalg:
Trykk på de filtrene du ønsker å bruke og trykk "Vis rapport". Når du har gjort dette vil ordrerapporten vise kun de deltakerne som har huket av for tilleggsvalgene i sin påmelding, og du kan sende en SMS eller e-post kun til disse utvalgte deltakerne ved å trykke på ikonene.
Hvordan sende ut SMS eller e-post og gjøre en test
Trykk på ikonet "SMS" eller "E-post". For å gjøre beskjeden i en SMS eller e-post mer brukervennlig kan du legge til flettefelt i meldingen. Se eksempel under (E-post vinduet vil se likt ut):
Fyll ut tekst i vinduet, og bruk ønskede flettefelt hvis du ønsker å sende billett, eller andre oppdateringer.
NB! Ønsker du å gjøre en test på e-post eller SMS kan du gjøre dette, men vær obs på at flettefeltene henter informasjon fra en reell ordre. Dette gjør at flettefeltene vil falle vekk hvis du ikke har gjort en fullstendig test-ordre på arrangementet ditt med e-post addressen eller telefonnummeret du tester til.
Du kan velge å sende ut alle på en gang, eller gjøre dette med intervaller. Vær oppmerksom på at det kan ta litt tid før alle meldingene er sendt ut hvis du har mange deltakere.
RAPPORTER FOR ØKONOMI
Prosjektrapport
Prosjektrapporten ligger i dashbordet for ditt arrangement. Dette er et sammendrag av aktiviteten for påmeldingen til ditt arrangement.
Hva betyr de ulike linjene i prosjektrapporten?
Den øverste delen beskriver inntekt. Eventuelle manuelle rabatter (gitt av arrangør etter at bestillingen er gjennomført) trekkes fra, og vil stå som et negativt beløp. Salg hvor det er brukt rabattkoder under påmelding inkluderes ikke i billettsalget, men vil være synlig i en egen oversikt.
Den nederste delen består av transaksjonsgebyr og andre gebyr som vil bli trukket av hvis man bruker feks SMS, gratisbilletter eller andre gebyrer (gjelder ikke hvis din organisasjon er ideell eller har sektorkode 7000).
Innbetalt og totalt utestående
Hvis man trykker på "innebetalt" eller "totalt utestående" får man en totaloversikt over det som allerede er betalt inn, og eventuelt det som er utestående hvis noe venter i bank eller utestående fra faktura.
Innbetalt vil gi oversikt over de bestillingene hvor transaksjoenen er fullført, samt en oversikt over hvilken måte pengene har kommet inn på (kort, vipps eller faktura).
Totalt utestående vil gi en oversikt over reskontro, alt utestående. Her kan man gjøre flere ulike handlinger basert på status. Se mer om reskontro og økonomi her.
