Økonomi

I denne artikkelen vil du finne alt du trenger å vite om håndtering av den økonomiske siden ved ditt arrangement og bruk av Checkin.

I denne artikkelen finner du...

 

---

ØKONOMI I CHECKIN

Introduksjon til økonomi i Checkin
Økonomi dashboard
Åpne poster
Behandling av faktura i åpne poster
Tilbakebetaling
Inkasso og restkontro
Pakketering

 

---

REGNSKAP

Regnskap
Bilag
Kontoplan

 

---

PRISER

Priser for tjenester i Checkin

 

 

---

Introduksjon til økonomi i Checkin 

Checkin er et påmeldingssystem som skal gjøre det enklere for deg å håndtere den økonomiske siden av ditt arrangement. Du kan både gjøre påmelding, ta betalt, og håndtere fakturering på en enkel måte uten papirarbeid. Du har full kontroll på hva som har kommet inn, og hva som er utestående av betalinger fra billettkjøpere. Pengene som kommer inn gjennom dine salg vil bli betalt ut månedlig til kontonummeret du legger inn sammen med et bilag på mail. Her er en introduksjon til hvordan du får full kontroll på det økonomiske i din Checkin profil. 

 

---

Økonomi dashboard 

På dashboardet har du en generell oversikt over din saldo, hva som har kommet av innbetalinger gjeldende måned, hvilke avgifter som vil bli trukket av, og ikke minst hva som er tilgjengelig ved neste utbetaling pr dags dato. Checkin holder som en standard alltid tilbake 3000 kr som en positiv kundesaldo, slik at man skal kunne gjøre tilbakebetalinger til kunder som må melde seg av og sende sms fra systemet (0,80 kr pr stk eks mva) selv i perioder med lite aktivitet. Dette står oppført på linjen "Saldo ved siste regnskapsbilag".

Hvis man har flere underorganisasjoner eller utbetalingskontoer vil det holdes tilbake kr 3000,- pr konto i organisasjonskartet. Skal du ikke bruke Checkin på en stund og ønsker pengene overført, eller vil justere saldoen som holdes tilbake, sender du oss en e-post på support@checkin.no. 

 

 

 

Du finner regnskapsbilagene til høyre i vinduet. Disse utstedes sammen med overføringen av de tilgjengelige midlene for utbetaling én gang pr måned, gjerne den 1. eller 2. hver måned. Det er fullt mulig å sette opp hyppigere utbetaling, dette kan endres inne på fanen "kundeinformasjon". 

Trykker du på det blå ikonet med tre linjer, åpnes en full oversikt over alle bilagene som er utstedt for kontoen. Se bilde nedenfor: 

 

 

For å laste ned bilaget trykker du på "Generert...".  Har du gjort endringer i kontoplan (se avsnitt lenger nede) kan du generere nytt bilag og hente ut et nytt bilag med endringene. Trykk på "Detaljer" for å hente ut bilaget i excel. 

 

---

Åpne poster

Åpne poster er et sammendrag av de ordrene hvor det gjenstår betaling fra kunden, eller der du som arrangør må gjøre en handling for at balansen skal gå i null i bestillingsvinduet. For å finne åpne poster går du til fanen "Økonomi", og videre til "Åpne poster". 

 

 

Når du trykker på "Åpne poster" kommer du til en oversikt over dine arrangement, og du kan der trykke deg videre til det arrangementet du ønsker å se på. Det kan se for eksempel slik ut: 

 

 

Her kan du enten behandle ordren direkte ved å trykke på valgene helt til høyre (i dette eksempelet: tilbakebetal eller send påminnelse). Du kan også trykke på ordrenummeret for å komme inn i bestillingsvinduet, og behandle utestående betalinger eller tilbakebetalinger her inne. Status kolonnen vil gi deg et inntrykk av hvilken handling som må gjøres, og hvor kritisk det er at du gjennomfører handlingen. 

 

 

Behandling av faktura som ikke er betalt i "åpne poster"

Hvis du har fakturaer som ikke er betalt, vil disse dukke opp i åpne poster. Prosessen består primært av disse følgende: 

Checkin sender ut faktura (og EHF faktura) på den dato du har bestemt at den skal sendes ut i påmeldingsoppsettet for ditt arrangment. Hvis ikke fakturaen er betalt innen fristen, sender Checkin automatisk ut første påminner til samme e-post som faktura ble sendt til, 10 dager etter fristen er utgått. Betalingsfristen blir da oppdatert slik at kunden har mulighet til å betale innen fristen.

Hvis kunden ennå ikke har betalt faktura innen den nye fristen, vil du få opp en knapp med valget "Send ny påminnelse" eller "Send til inkasso". Det er alltid vår anbefaling å ta kontakt med bestillingskontakten direkte utenom systemet, i tilfelle det er gjort en feil i faktura informasjon. Vi vil anbefale å alltid kontakte kunden før man sender til inkasso, i tilfelle det har skjedd en feil i fakturaadresse. 

Hvis du/dere ikke ønsker dette merarbeidet, kan man fjerne bestillingen fra "åpne poster" ved å melde av deltaker, eller alternativt føre bestillingen som tap. Dette kan du gjøre ved å fjerne prisen inne på hver deltaker, eller legget til en rabatt for hele bestillingsbeløpet. 

 

 

Tilbakebetale tilgodehavende når du har gjort en endring eller noen er meldt av

Hvis du på noe tidspunkt gjør en endring i bestillingen, feks melder av en deltaker, endrer tilleggsvalg e.l. vil du trenge å trykke på "Generer og send ny faktura". Dette gjelder når bestiller har valgt faktura (eller benytter EHF faktura) som betalingsmåte. Meldingen vil se slik ut inne i bestillingsvinduet: 

 

 

Hvis du melder av alle deltakere, vil du få opp mulighetene om å skulle refundere hele beløpet eller deler av beløpet, alt etter hvilke betingelser du har satt for kjøpet. Det er et gebyr på kr 10,- pr tilbakebetaling, så det kan være lurt å sette opp et avbestillingsgebyr på minimum 10 kr. Hvis deltakeren har brukt kort eller vipps for å betale, vil du kunne tilbakebetale direkte til kontonummeret betalingen kom fra. Følg instruksjonen i ordrevinduet: 

 

 

 

---

Inkasso og reskontro

Om dere ønsker å sende en faktura (også EHF faktura) videre til et inkassoselskap, er det mulig å gjøre dette via reskontroen deres hos oss. Vi har et samarbeid med selskapet InkassoPartner AS som tar imot sakene.

For å kjøre en inkassosak går dere først inn på Økonomi og videre til "Åpne poster". Der får man en oversikt over restkontro med statusen for alle fakturaene som er utestående. 

 

Forklaring av ulike statuser: 

• «Faktura sendt» vil si at fakturaen er blitt sendt og at fristen ikke er gått ut på denne enda. Systemet sender automatisk en betalingspåminnelse 10 dager etter at betalingsfristen har gått ut på fakturaen. 
• «Påminnelse sendt» vil si at det er sendt en påminnelse. Dette kan være den automatiske påminnelsen eller en dere har sendt i etterkant. Vær klar over at ved å sende en påminnelse gir man også en ny frist for å betale faktura. Etter påminnelse er sendt vil du få muligheten til å sende til inkasso. 
• «Betalt for mye» vil si at kunden har betalt for mye/dere har meldt de av med full refusjon, men ikke tilbakebetalt enda/dere har lagt til en rabatt som tilsier at de skal ha penger tilbakebetalt. Vi anbefaler å gå inn på bestillingen for å sjekke hva som er tilfellet her før dere tilbakebetaler.
• «Venter på faktura» er dersom dere har satt en forsinkelse på utsendingen av fakturaen eller satt en dato frem i tid der fakturaene skal bli sendt ut. Da vil denne stå slik frem til fakturaen blir sendt. Du kan overstyre dette ved å trykke på «Send faktura» dersom det er ønskelig.
• «Inkasso pågår» er statusen som kommer dersom dere har sendt saken til inkasso. Da vil dere ikke kunne sende flere påminnelser fra systemet eller gjøre endringer på bestillingen.

Slik kan en oversikt se ut, dersom man har pågående saker: 

 

 

Det er ikke mulig å sende en sak til inkasso før det er blitt sendt en påminnelse. For å kunne sende en sak til inkasso må dere ha en postadresse som inkassokravet skal bli sendt til. Dere vil bli bedt om å legge dette inn etter at dere har trykket på «Send til inkasso» dersom dette mangler på bestillingen. Når dere trykker på «Send til inkasso» vil dere alltid bli bedt om å bekrefte at dere ønsker å sende til inkasso. Vi anbefaler å sjekke at informasjonen og beløpet på bestillingen stemmer. Bestillingen vil bli låst for endringer når den er sendt til inkasso.

Det vil bli lagt til renter og gebyr når det blir kjørt en inkassosak. Disse gebyrene tilfaller inkassoselskapet. For alle betalinger for bestillinger sendt til inkasso er det 3% i transaksjonsgebyr + 6% eks. mva for formidling av inkassotjenesten. Dette vil kun bli trukket dersom pengene blir innbetalt. Dersom dere selv velger å trekke saken (ved å trykke på «Tilbakekall inkassosak») vil dere bli belastet salær som inkassoselskapet ville ha fått ved en innbetaling. Dersom kunden deres betaler fakturaen direkte til opprinnelig kontonummer/KID (via Checkin), vil inkassosaken oppdateres og gebyr/vil i utgangspunktet fortsatt innkreves.

I de tilfeller hvor saken ikke løses ved hjelp av inkassovarsel, betalingsoppfordring osv., vil det være mulig å sende kravet til Namsmannen. Det gjør dere ved å trykke på «Send til Namsmann» i reskontroen. Denne vil bare bli aktivert dersom Inkassoselskapet setter status til «Inkasso venter på tilbakemelding fra kreditor». Om status blir satt til dette så er det gjort en kredittsjekk på kunden av inkassoselskapet og de ønsker å vite om de skal gå videre med saken til Namsmann/forliksråd.

Ved oversending av sak til Namsmannen, belastes dere for varekostnader tilknyttet dette. Ved seier i forliksråd/hos Namsmann vil gebyrene normalt dekkes av sluttkunden.

 

 

---

Pakketering

Pakketering vil si å dele opp en pris i elementer som føres med ulik merverdiavgift. Dette er spesielt nyttig når man skal lage pakkepriser for turer eller konferanse, hvor prisen består av feks. kurs, overnatting og transport.

 

Denne artikkelen inneholder...

Hva er pakketering

Hvordan opprette en billett med ulik mva sats

Generell oversikt over momssatser

 

 

Hva er pakketering? 

Checkin gir mulighet for arrangører til å bygge pakkepriser med elementer med ulik merverdiavgift. Den som skal kjøpe en billett eller melde seg på et arrangement vil bli presentert med én pris (en pakkepris), men prisen inneholder salgsobjekter som må føres med ulik type mva sats. Et godt eksempel på dette kan være en pakkereise eller en konferanse hvor prisen består av en reise eller et opphold på et kongressenter, overnatting og mat og/eller transport. Her vil du som arrangør være pliktig til å føre ulik moms for hver av disse delene. 

 

Eksempel: 

En billett skal samlet koste kr 1200,- inkludert mva. I dette eksempelet skal kr 800,- for konferansebilletten føres som 25% mva, og overnattingen på kr 400,- føres med 12% mva. Kunden blir utad kun presentert med hovedsummen på 1200,- inkl. mva. 

 

 

Hvordan opprette en billett med ulik mva sats

I steget "Billetter", kan du legge til dine billetter. Her er en billett lagt til med to linjer, en for konferansedeltakelsen, og en for overnattingen.

 

 

I det gule feltet vil det være mulig å se hvilken pris bestilleren vil se ved påmelding, dette vil ikke være synlig før i bestillings sammendraget og på faktura (hvis i bruk). Det er kun mulig å gjøre denne splitten på hovedbilletten, ikke på tilleggsvalg i skjemabyggeren. 

 

 

Kort om endring av bestillinger og følger i regnskap

• Når man redigerer en bestilling vil man ikke kunne endre mva-kolonnen for pakketerte billetter. Hvis billettprisen består av flere linjer kan man redigere beløpet på hver linje, men ikke redigere hvilke mva satser som listes opp.

• Endringer i billettprisen vil ikke påvirke linjene i eventuelle eksisterende bestillinger av billetten.

• Rabatter på billettnivå trekkes fra billettprisen eks mva, og tar øverste mva.-sats først, deretter re-kalkuleres mva satsen på de ulike linjene.

• I regnskapsoppsettet kan man koble hver mva.-sats i en pris til ulik konto, avdeling og prosjekt. For eksempel kan man ha en inntektskonto for overnatting og en for konferanseavgift.

• Inntekten på en billettype vil bli splittet opp på ulike momssatsene (vil være synlig i detaljene til bilaget, se Excel vedlegget til regnskapsbilaget). Om ønskelig er det mulig å opprette en egen kobling for hver momssats under "regnskap" i Økonomi fanen, slik at det kommer detaljer informasjon om mva splitten i regnskapsbilaget. 

• I faktura vil prisen vises i spesifiserte mva linjer både for ordrelinjen og total mva for hele bestillingen. 

 

 

Generell oversikt over momssatser

 

Generell sats, feks deltakelse på konferanse med omsetning*   25%

---

Næringsmidler   15%

---

Serveringsmoms   25%

---

Takeaway (gjelder ikke alkoholholdig drikke)  15%

---

Persontransport, kinobilletter, utleie av rom, persontransport, overnatting, allmennkringkasting samt adgang til kino, idrettsarrangementer, fornøyelsesparker og opplevelsessentre     12%

 

*Se artikkel fra skatteetaten her: 

Beregning av merverdiavgift i forbindelse med konferanser

 

Andre aktuelle artikler: 

Se oversikt over momssatser for kultur- og idrettsarrangementer her.

Se oversikt over hvilke typer konferanser som vil være avgiftspliktige her.

Les mer om serveringsmoms her.

Les mer om overnattingsmoms her.

Les direkte i Lov om merverdiavgifter her.

 

Litt om momsfritak

Selger eller formidler du billetter til et kulturarrangement skal du ikke beregne merverdiavgift på omsetningen. Selges det mat eller servering i sammenheng med kjøp av billett, vil det måtte trekkes moms av den andelen som skal dekke mat- og drikkesalget. Se mer om hvilke typer arrangementer som er momsfritatt i artiklene overfor. 

 

NB! Arrangør står selv ansvarlig for å føre mva korrekt for sine arrangment. Checkin tar ikke ansvar for å sjekke om dette blir ført riktig på vegne av arrangør. 

 

 

---

Regnskap 

Checkin ønsker å forenkle ditt regnskapsarbeid. Derfor får du mulighet til å sette opp avdelinger, kontoer og prosjektnummer for hvert arrangement som deretter vil gjenspeile seg i et mer oversiktlig bilag. Bilaget vil sendes ut samtidig som transaksjonen gjøres av dine oppsamlede midler fra billettinntekter ved hvert månedsskifte. 

 

 

Bilag

Fra januar 2023 forbedrer vi bilagene i Checkin. Du vil nå motta en oppgjørsrapport hver gang det skjer en utbetaling, og et regnskapsbilag per måned. Det kommer derfor et korreksjonsbilag i mars.

 

I denne artikkelen forklarer vi...

Hvorfor gjør vi denne endringen? 

Korreksjonsbilag

Hva er en oppgjørsrapport?

Hva er et regnskapsbilag?

 

 

Hvorfor gjør vi denne endringen? 

 

Fra og med 01.01.2023 vil Checkin sine regnskapsbilag gå bort ifra regnskapsføring basert på kontantprinsippet (i praksis likt med kjøp over disk, hvor salget føres samtidig med innbetalingen) og over til vanlig fakturering med fordringer (transaksjonsprinsippet). Vi gjør først og fremst denne endringen for å møte lovkravet om at mva skal rapporteres i den terminen fakturaen er sendt ut, og vi vil også innføre mulighet for periodisering av salg.

 

Dette betyr at en faktura sendt januar 2023 for et arrangment som starter i mai 2023, vil få periodisert inntekten til mai 2023 (sammenstillingsprinsippet). Inntil videre føres inntekten i perioden fakturaen er utstedt, men dette kan korrigeres manuelt av regnskapsfører.

Det vil dermed opprettes en fordring i regnskapet frem til betalingen mottas. For de av dere som er mva.-pliktige vil det si at det blir mulig for dere å fakturere løpende fra påmeldingen starter, samt rapportere mva løpende etterhvert som fakturaene sendes.

 

 

Fram til nå har vi sendt ut et regnskapsbilag sammen med hver utbetaling, ettersom bilagsføringen har fulgt transaksjonene.

Fra nyttår av blir det delt opp i to ulike bilag:
1) En oppgjørsrapport per utbetaling (hver måned/uke, eller ved behov)
2) Et regnskapsbilag per måned

 

Selv om man nå mottar flere dokumenter enn før, vil det i praksis føre til mindre arbeid for regnskapsavdelingen: både når det gjelder generell forståelse av føringen, bedre sporbarhet og bedre rapportering. Regnskapsførerne får et eget bilag rettet mot deres jobb, der de får all informasjon de trenger uten å måtte gjøre noen ekstra utregninger for å få tallene de trenger. 

 

 

Oppgjørsrapporten sendes til "E-post til organisasjonen", og regnskapsbilaget til "E-post til regnskap", begge fylles inn i "Kundeinformasjon" i din konto. 

 

 

Korreksjonsbilag

Denne overgangen medfører at det 31.12.2022 må føres et korreksjonsbilag, hvor alle fakturaer som er sendt, men enda ikke er innbetalt, føres. Dette vil være nødvendig kun en gang, og vil medføre at regnskapet er korrekt for 2022 og forberedt for ny praksis i 2023.

Korreksjonsbilaget lages automatisk av Checkin, og gjelder kun hvis dere har sendt fakturaer som ikke er betalt innen 31. desember 2022.

 

 

Hva er en oppgjørsrapport?

Oppgjørsrapporten vil gi overordnet informasjon om oppgjøret. Dette trenger ikke føres, men gir informasjon som er nyttig for dem som administrerer arrangementet.

 

Det inneholder innbetalingene, tilbakebetalingene, og gebyrene som har skjedd siden sist oppgjør. Første siden gir en aggregert oversikt over alle summer, deretter får dere samme tall gruppert per arrangement, og til slutt en detaljert liste over de enkelte bevegelsene.

Oppgjørsrapporten sendes til e-post adressen som er lagt inn som "E-post til organisasjonen" (fylles inn i "Kundeinformasjon"), og kan se omtrent slik ut:

 

 

Hva er et regnskapsbilag?

Regnskapsbilaget vil inneholde informasjonen som trengs for å kunne føre regnskapet. Man vil nå få et enda mer oversiktlig kontobasert bilag, hvor det ikke vil være noen "ikke-kategoriserte" beløp, i og med at alle føringer vil være knyttet til en foreslått regnskapskonto som standard.

 

Setter man opp egen kontoplan vil dette overstyre det foreslåtte oppsettet fra Checkin. Dette gjør at man kan få alle tall ferdig utregnet i bilaget for føring av regnskapet. Man kan på denne måten også gruppere flere arrangement inn i ett prosjekt for å få en samlet oversikt pr prosjekt i bilaget. Dette kan man sette opp i oppsettet for økonomi, se egen artikkel for å sette opp kontoplan. 

 

Regnskapsbilaget vil inneholde: 

• Oversikt over balansekontoer og resultatkontoer
• Utbetalingsoversikt
• Regnskapstall for motregning
• Aktivitet per arrangement som har hatt inntekt den foregående måneden
• Hovedbok

Regnskapstall for motregning inneholder nettobeløpet som skal føres på de ulike kontoene. Hovedbok vil inneholde en detaljert oversikt spesifisert per konto.

Regnskapsbilaget vil sendes til e-postadressen som er lagt inn under "E-post til regnskap", og kan se omtrent slik ut: 

Hvis du vil exportere dine regsskapsbilagene til Excell, har du også muligheten til det. I denne video viser vi deg hvor du finner export knappen og hvilken informasjon du får tilgang til. 

 

Lenker i teksten 

Vi har videre gjort begge bilagene enda mer praktiske ved å legge inn relevante lenker direkte til systemet. Er man logget inn i Checkin, kan man for eksempel trykke på et bestillingsnummer og bli tatt rett inn i ordrevinduet. Dette gjør at man enkelt kan kryssjekke bilaget med ordrene. 

 

Sette opp kontoplan i regnskapet

I Checkin kan du sette opp en kontoplan med avdeling og prosjekt, slik at du får det samme oppsettet på regnskapsbilagene fra oss, som det du har i ditt eget regnskap. Dette forenkler regnskapsføringen betydelig. Se video som viser hvordan dette gjøres. 

 

Gå til fanen "Regnskap" og sett inn ønsker informasjon for alle fanene som her kommer opp: 

Kontoer: Her fører du inn kontonavn og nummer som tidligere er brukt i deres regnskapssystem. Trykk på "+" for å legge til. 

Avdelinger: Her fører du opp de avdelingene som er aktuelle å koble inntektene eller avgiftene til. Dette merkes med en kode, en beskrivelse og en kontaktperson. 

Prosjekter: Hvis du ønsker å merke med prosjektnummer kan du føre inn dette her.  

Koblinger: Her kan du sette opp koblingene for hvert arrangement. Du kan også lage en standard mal på "Standard innstillinger". Mange ønsker å gjøre dette individuelt pr arrangement, da går man videre inn på hvert arrangement man har oppretter og setter opp individuell kontoplan. 

 

 

 

---

Priser for tjenester i Checkin

Makspris og minstepris

Hovedmodellen for bruk av Checkin systemet er at du ikke betaler en fast avgift eller lisens, men 8 kr per solgte billett + 3,5% av den totale bookingen. Dette betyr at du som arrangør kun betaler for Checkin når du faktisk har arrangementer. 

Makspris er 350,- kroner for faktura. Det betyr at transaksjonsgebyret per billett ved fakturabetaling aldri vil overstige 350 kr. På kort og Vipps er det ikke makspris da vi har dynamiske leverandørkostnader i prosent.

Minste pris for en billett er 18,- kroner. Det vil si at billetter fra ca. 300 kr og mindre, koster 18 kr per stk. For gratisbilletter er minstepris 8,-. 

 

Ekstratjenester i Checkin 

• Print per navnelapp ved innsjekk: 3,- eks mva
• Tilbakeføring av penger (til deltakere): 10,- eks mva
• SMS utsendelse: 80 øre/stk (eksl. mva)
• Ekstra utbetaling: 35,- (det utbetales penger den 1. hver måned uten gebyr)
• Betaling direkte: Dersom det tas imot betaling utenom Checkin: 8 ,- eks mva + 3,5%
• Setekart: 7500,- eks mva (5000,- fra setekart nr 2)
• Utsendelse av giro per post: 30,- (kun utsendelse, innbetaling i tillegg for billetten)
• Inkasso: Alle løste inkassosaker beregnes det et gebyr på 3,5% transaksjonsavgift + 6% inkassogebyr (eks mva)
• Bistand til Zapier integrasjon: 2000,- eks mva.
• Leie av utstyr for innsjekk:
  • 500,- eks mva per skanner
  • 500,- eks mva per printer

 

Ideell organisasjon?

Checkin har en egen prismodell for alle ideelle organisasjoner. Dette gjelder alle med sektorkode 7000 i Brønnøysundregisteret. Du kan sjekke dette selv på www.brreg.no

Når du registrerer en ny konto i Checkin vil systemet automatisk hente informasjon og endre takstene hvis din organisasjon er registrert som ideell i Brønnøysundregistrene. 

 

De særegne prisene for ideelle organisasjoner er:

- 3,- eks mva + 3% uavhengig av betalingsmåte
- Minstepris er 5,- per billett
- Gratisarrangementer er gratis

 

Noe du ikke finner eller trenger hjelp med? Kontakt support på +47 380 27 000 eller på support@checkin.no.