Innsjekk

Med Checkin kan du gjøre innsjekk ved ankomst til ditt arrangement. Du kan blant annet skanne billetten som sendes ut med QR kode tilsendt via sms eller e-post. Denne artikkelen beskriver hvordan dette fungerer.

 

 

I denne artikkelen finner du...


INTRODUKSJON

Innsjekk med Checkin

Hvordan gi medarbeidere eller andre frivillige tilgang

 


UTSTYR

Enkel innsjekk, kun med PC/MacBook

Innsjekk med mobiltelefon

Innsjekk med skanner og printer for navnelapp

 


LEIE UTSTYR ELLER KJØPE?

Leie av utstyr

Kjøpe eget utstyr

Noen tips og viktige punkter


 


VANLIGE SPØRSMÅL

Hvordan løse vanlige feil?



Hvis du allerede vet hva du trenger, BESTILL LEIE AV UTSTYR HER.

NB! Pass på å teste utstyret i god tid før arrangementsdagen. Hvis du skal bruke PC og printer, må du installere en driver på forhånd. 

 

 

 

1. Generell introduksjon: Innsjekk med Checkin

 

Gå til arrangementets dashboard og trykk "Skanner". 

Skjermbilde 2022-06-24 kl- 10-54-43-png

Når du trykker her vil du komme til siden nedenfor. Har du flere arrangementer må du velge hvilket du skal gjøre innsjekk for å komme videre. 


Oversiktsbilde med forklaringer:

skanner side

  1. Søkefelt. Her kan du søke etter deltakere
  2. Bestillingsnummer. Du kan klikke på dette for å komme til bestillingen
  3. Veksle mellom å vise hele bestillingen eller kun en navneliste. Dersom du skal søke etter en person som ligger på en bestilling med mange navn, er det enklere å klikke på "vis kun navn" før du søker
  4. Navneskilt/klistremerke. Her setter du opp informasjonen du ønsker at skal printes ut. Her ligger også link til driver for printer dersom du har PC.
  5. Brukere. Her kan du lage nye brukere som kun skal ha tilgang til skanneren/innsjekk

 

Se generell film om hvordan innsjekk fungerer med Checkin. 

 

 

HubSpot Video

 

 

 

 

Hvordan gi medarbeidere eller andre frivillige tilgang

For å legge til flere brukere som kan få tilgang til scanner-siden, trykker du på hengelåsen og legger til brukere med tilgang på lavere nivå. Lag enten en bruker til hver, eller en generell som du gir alle tilgang til. Brukere du lager her, får kun tilgang til skanner. Skal dere bruke flere ulike mobiltelefoner må https-koden fra vinduet som dukker opp deles med de andre som skal gjøre innsjekken, slik at dere er logget inn i samme vindu. Det finnes en direktelink til skanneren fra bunnen av nettsiden www.checkin.no. 

 

 

2. Innsjekk med ulike typer utstyr

Du har tre alternativer for hvordan du kan sjekke inn dine deltakere.

  1. Du kan gjøre innsjekken helt enkelt med kun pc eller MacBook
  2. Bruke pc/MacBook og scanne med med mobil
  3. Eller gjøre innsjekken med pc/MacBook + skanner og printer for navnelapp.

Utstyr (foruten PC og MacBook) kan leies av Checkin eller kjøpes inn selv. Se nederst på siden for link til hvor man kan kjøpe. 

 

Tips: Send ut en billett samme dag eller dagen før arrangementet slik at deltakeren har denne lett tilgjengelig ved ankomst. Dette kan du gjøre under steget "Billettutsending" ved hjelp av en tidsinnstilt e-post og/eller en SMS med en QR kode. 

 

 

Innsjekk kun med PC/MacBook

Hvis du ikke har tilgang på utstyr i tide, kan du sjekke inn deltakere kun ved å bruke egen PC eller MacBook. Dette kan du gjøre med så mange pc-er du ønsker, etter hvor mange deltakere du har. Gå inn til dashbordet for ditt arrangement og trykk på "Scanner". 

 

 

Når du er inne i scanner siden kan du huke av for navnet du vil registrere når deltakeren kommer til registreringen. Da vil ruten bli grønn og de vil bli registrert som ankommet i systemet.

 

Innsjekk-skanner-deltaker registrering

 

I dashbordet for arrangementet kan du følge med på deltakerutviklingen og se hvor mange som har ankommet. 

 

Innsjekk-skanner-navneskilt

 

Du vil ikke ha muligheten for å få ut navneskilt ved å bruke denne form for innsjekk. 

Hvis du ønsker å printe ut navnelapp, må du ha egen printer for dette, se eget avsnitt. 

 

 

Innsjekk med mobiltelefon

For å gjøre scanningen av billetter ved hjelp av mobiltelefonen, må du åpne Checkin profilen din i nettleseren på mobilen din. Bruk gjerne google Chrome nettleser. Gå til arrangementet og trykk på "Scanner". Skal dere bruke flere ulike mobiltelefoner må https-koden fra vinduet som dukker opp deles med de andre som skal gjøre innsjekken. 

 

 

Når scanner siden dukker opp blir du bedt om å godta at Checkin får tilgang til kamera.

Hver deltaker som scannes vil dukke opp med en grønn markering i ruten ved navnet. 

 

Innsjekk-skanner-deltaker registrering

 

Du kan følge med på hvor mange som har ankommet og hvor mange som gjenstår både i scanner-vinduet og i dashbordet for arrangementet. 

 

Innsjekk-skanner-deltakerutvikling

 

Du vil ikke ha muligheten for å få ut navneskilt ved å bruke denne form for innsjekk, da det ikke fungerer å utløse printeren via mobiltelefon. 

 

 

Innsjekk med skanner og printer for navnelapper

I Checkin systemet kan du skrive ut navnelapper automatisk når billetten skannes med en scanner eller med manuell registrering på scanning-siden. Når deltakeren kommer registrerer man deltakeren, klistrelappen skrives ut, og man kan henge denne på en egen navnelapp med snor eller rett på tøyet. 

 

 

Hva skal det stå på navnelappen?

Du kan selv velge hvilke felter som skal skrives ut på lappen. Det vanligste er navn, firma og eventuelt stillingstittel. Tilleggsvalg kan også legges til på baksiden av billetten. 

For å definere feltene, går du til arrangementet og trykker "skanner".

Deretter klikker du på "navneskilt" oppe til høyre. Da vil følgende vindu dukke opp: 

 

Innsjekk-skanner-navneskilt oppsett

 

 

Navnelapp med QR kode
Du kan også skrive ut QR kode på navnelappen. Det finnes to alternativer for dette:

  1. Velg "vCard" i strekkodefeltet. Da kan man skanne koden med kamera på telefonen, og få opp kontaktkortet til vedkommende.
  2. Velg en eller flere billett-typer. Da skrives billettkoden ut, og du kan bruke dette til å sjekke inn deltakere på eventer som skjer over flere dager 

NB! Hvis du gjør endringer av innholdet på navnelappen må dette defineres for hver PC/Macbook som skal gjøre innsjekk. 

 

Man kan gjøre en tester ved å huke av en grønn boks eller scanne en QR kode, for så å trykke i det grønne feltet igjen for å deaktivere billetten igjen.

 

 

 

Størrelser på navnelappene

Det finnes to størrelser på klistremerkene til printeren "Brother P-Touch" som Checkin systemet kan kobles opp med. Det er vanlig å bruke den største lappen om man har behov for å printe QR kode. 

 

Liten: Målene på navnelappen er 9 cm x 3,8 cm. (vanlige labels)
Stor: Målene på navnelappen er 6,2 cm x 8,2 cm. (vCard / QR kode) 

 

Eksempler på de to størrelsene: 

.  

 

Skiltet (også kalt "badge") og nøkkelbånd, må du som arrangør bestille av et lokalt trykkeri e.l. Standard størrelse på disse er A6, 12 x 9 cm. Det kan være nyttig å lage et definert område i designet hvor klistremerket kan setter på. 

 

Navne-badge

 

Tips til organisering av innsjekk:
Du bør "klipse" på snoren til å ha rundt halsen på forhånd, og henge disse opp på en stumtjener eller lignende. Husk å sette frem en søppelbøtte til papiret fra lappen når den er klistret på. 

 

 

Installere driver til printer ved bruk av PC (gjelder ikke for MacBook)

 

NB! Hvis du bruker PC må du installere denne driveren for å kunne bruke printeren. Gjelder ikke MacBook. Husk å bruke nettleseren Google Chrome. 

 

Følg hvert steg for å laste ned og installere driveren til printeren. 

  1. Koble til printeren via USB og skru den på.
  2. Laste ned og åpne programmet som hjelper deg å finne riktig driver. 
    Linken til programmet finner du ved å gå til:  Zadigs hjemmeside
    Under «Download» trykker du på «Zadig 2.7». Hvis det åpnes et pop-ut vindu, kryss dette ut.

    Innsjekk-skanner-nedlasting printer driver

  3. Trykk på nedtrekkslisten som lister opp alle tilkoblede enheter. Du skal i dette tilfelle velge printeren du har koblet til. Den vil stå med navnet: "ql-820nwb (interface 0)". Hvis den ikke finnes i listen, kan du trykke på "Options" og "List all devices". Da vil den ligge i listen. Husk at printeren må være koblet til og slått på.


    Innsjekk-skanner-zadig

  4. Når du har valgt printeren fra listen, kan du trykke på knappen som heter "Install driver" eller "Replace driver". Driveren er nå riktig installert.
  5. Slå printeren av og på igjen for å aktivere endringen.
  6. Gå til skanneren via "Min side" i Checkin på det arrangementet du skal skanne billetter.
  7. Nede i høyre hjørne vil du kunne se et lite printer-ikon. Trykk på det. 
  8. Nå vil du se printeren som en tilgjengelig enhet. Velg den og klikk "koble til".
  9. Du er nå klar for å registrere billetter og skrive ut navnelapper. Ønsker du å endre på navnelappene, kan du trykke på "Navneskilt" i skanneren og endre preferansene for hva som skal skrives ut. Hvis du ikke velger noe, vil det være standard med Navn, bedrift og stillingstittel. 
  10. Hvis det ikke fungerer nå, må du sjekke at det er "interface 0" som er koblet på, ikke "interface 1". Se punkt 3. 

Denne guiden vil også være tilgjengelig i «Skanner» i systemet. Velg «Navneskilt» øverst i høyre hjørne og trykk på «Åpne installasjonsguide». 

Du må koble til printeren som leies av oss, eller kjøpes inn. 

 

 

 

 

3. Leie av utstyr eller kjøpe dette selv 

 

 

Leie av utstyr

Husk å bestille printer og skanner i god tid før arrangementet. Helst 2 uker eller mer slik at vi får tid til å sende det, og at dere får tid til å teste utstyret. 

Gå til denne siden for å gjøre din bestilling av utstyret: 

 →   https://www.checkin.no/sider/bestillutstyr

 

Priser

Både scanner og printer koster kr 500,- pr stk per gang det sendes. 

 

Vennligst les gjennom sjekklisten som medfølger når du mottar utstyret:

  • Test alltid utstyret i god tid før arrangementet starter, helst med en gang.  
  • Dere trenger én pc eller én mac per sett med skanner og printer. Dette

    ordnes selv.

  • Du trenger også 2 USB innganger til datamaskinen hvis du bruker både

    skanner og printer. Husk derfor å medbringe riktig overgang fra din

    MacBook eller PC.

 

NB! Ødelagt utstyr må erstattes. Husk solid pakking ved retur til oss. Utstyr skal returneres innen 2 dager etter at arrangementet er avsluttet. 

 

Returadresse for utstyr:

Checkin AS
Narviga 5
4633 Kristiansand.   

Norge

 

 

Kjøpe eget utstyr

Her finner du link til nettsteder som selger utstyr man kan kjøpe inn selv: 

 

Label-skriver
https://www.dustinhome.no/product/5011219119/ql-820nwbvm-wifi


Batteri til Label-skriver
https://www.dustin.no/product/5011007160/brother-battery-li-on---ql-810w820nwb


Strekkodelesere  (Disse må kodes med programmeringsark fra oss -  trykk her! )
https://www.dustin.no/product/5011177426/ds4608-sr-2d-usb-kit-black-with-stand

 

 

Store labels (klistremerker)

https://www.dustin.no/product/5010079532/tape-paper-62mm-x-305m-white

Små labels (klistremerker)

https://www.dustin.no/product/5010101484/dk-11208

 

 

 

 

Noen tips og viktige punkter:

  • Husk å bestille printer og skanner i god tid før arrangementet. Helst 2 uker. Det kan du gjøre her: https://www.checkin.no/sider/bestillutstyr
  • Bruk alltid nettleseren Chrome, den fungerer best.
  • Husk å sette opp i arrangementet at du sender ut billetter på forhånd, helst via SMS. Se arrangementet, oppsett og billettutsending i min side.
  • Har du PC må driver installeres, og husk å følge innstallasjonsveilederen nøye.
    (Du finner denne ved å klikke "navneskilt" oppe til høyre i skanner)
  • Når noen kommer og sier de er der istedenfor andre, typisk ved sykdom, så kan du bytte ut en deltaker med en annen
    • Klikk på bestillingsnummer i skannerbildet
    • Klikk på "Handling og endre"
    • Klikk på "Bytt ut deltaker" og registrer denne. Gå tilbake til skanner, oppdater vinduet og skann billett

 

 

Hvordan løse vanlige feil?

  • Printeren vil ikke skrive ut
    • Den er ikke koblet til, se filmen
    • Driveren har blitt installert feil ( gjelder kun PC). Forsøk å avinstallere og installere på nytt. Les instruksjonen nøye - den du finner ved å stå i skanner og klikke "navneskilt"
  • Jeg klarer ikke å skanne billetten, det skjer ikke noe
    • Brukeren har skrudd på "dark mode" på sin telefon. Da virker det ikke. Søk opp deltaker ved navn isteden og klikk på hvit firkant for å markere ankomst
    • Telefonen til deltaker har knust skjerm. Du kan da be om navnet til vedkommende eller den som han gjort bestillingen og søke dem opp. 
    • Det er for mørkt eller lyst i rommet. Skanner kan være litt lys-sensitiv, så det er lurt å teste en skanning før deltakere kommer. Direkte sollys er ikke å anbefale.