Slik planlegger du et trygt arrangement

Når du skal holde et arrangement, stort eller lite, er det utrolig viktig at du som arrangør har kontroll på deltakermassen. Dette er særlig viktig når det gjelder å ivareta alles sikkerhet hvis en nødsituasjon skulle oppstå.

Karoline er rådgiver og opplæringsansvarlig i Checkin og deler hvordan du som arrangør kan foreta en risikoanalyse og sørge for et trygt arrangement for alle som er til stede.

Gjør en risikoanalyse

- Ifølge Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap bør du som arrangør alltid foreta en risikoanalyse i forkant av arrangementet ditt.
I en slik vurdering bør du stille deg spørsmålene; hva kan gå galt, hva kan jeg gjøre for å forhindre dette og hva gjør vi hvis noe likevel skjer, forteller Karoline.

Et godt eksempel på en situasjon som fort kan oppstå, er lange køer og store folkemasser ved innsjekk til ditt arrangement. Her anbefaler vi å vurdere sannsynlighetsgraden for at køen kan oppstå og tenke gjennom risikofaktorer ved dette.

Har du et event med alkohol eller tidspress for å rekke neste artist, kan det fort oppstå aggressiv oppførsel i køen. Da er det viktig at du som arrangør har satt opp forebyggende og skadebegrensende tiltak for å forhindre at det skjer. Eksempler på dette kan være et solid kø-system, sette inn flere vakter eller lage sluser for deltakerne ved innsjekk.

- Du bør også ta en generell gjennomgang av andre risikofaktorer som organisering av lokalet, plassering av installasjoner og rømningsveier. Ved større arrangementer må du vurdere vakthold og planlegge innsjekken av deltakerne i enda større grad. Du som arrangør har også ansvar for at stedet du avholder ditt arrangement har tilstrekkelig med førstehjelpsutstyr, sier Karoline.

Alle må kjenne til sikkerhetsplanen

- Som arrangør av et event har du som oftest både andre ansatte og frivillige som arbeider. Hvis en nødsituasjon skulle oppstå, er det derfor utrolig viktig at sikkerhetsplanen for eventet er godt kommunisert til alle involverte, fortsetter Karoline.

I forkant av arrangementet bør det opprettes en sikkerhetspolicy med retningslinjer. I denne bør det komme tydelig frem hvem som har hvilke arbeidsoppgaver og ansvar hvis noe skulle skje. Som en del av denne interne sikkerhetsplanen bør dere også opprette en tydelig tidsplan og vaktplan.

- Hvis dere for eksempel opplever brann eller strømbrudd er det viktig at alle vet hvor samlingsplassen er, sier Karoline. Opplever dere mer alvorlige situasjoner som ran eller vold, må dere på forhånd utpeke en beredskapsleder som tar ansvar.

Vil du lese mer om sikkerhet rundt ditt event? Les mer her!

Kommuniser tydelig

Når store folkemasser er samlet, må du kommunisere tydelig hvor folk kan søke råd eller hjelp.

- Hvis en helserelatert nødsituasjon skulle oppstå, er det viktig å markere hvor man finner nærmeste hjertestarter eller medisinskap og tydelig vise hvem deltakerne kan kontakte av ansatte. Dette kan gjøres ved hjelp av skilting og at behjelpelig personell utstyres med gule vester, tipser Karoline.

Digital kommunikasjon er også viktig. På større festivaler eller konferanser er det vanskelig å få alle sin oppmerksomhet på en gang. Da kan du som arrangør benytte deg av SMS-utsendelse til alle deltakere. Dette kan du enkelt gjøre ved å bruke Checkin sitt påmeldingssystem.

Formuler budskapet slik du ønsker og trykk send. Sånn sørger du for at alle deltakere får samme informasjon med kun et par tastetrykk.

Les mer om SMS-utsendelse her!

Ha oversikt over deltakermassen

Du som arrangør bør ha enkel tilgang og oversikt over antall deltakere som har sjekket inn. Dette får du ved å bruke et solid påmeldingssystem som enkelt sjekker inn og registrerer deltakermassen digitalt.
Bruker du Checkin sitt system, finner du denne informasjonen ved å sjekke Checkin sin app eller i «min side» på desktop.

- I Checkin får du oversikt i sanntid over hvor mange som faktisk har sjekket inn den dagen. Dette kan svært nyttig i nødsituasjoner eller hvis nødetater leter etter spesifikke personer, sier Karoline.

Har du som arrangør oversikt over dette, har du kontroll over hvem som eventuelt mangler ved en opptelling hvis brann eller annet oppstår. Dette er verdifull informasjon som du igjen videreformidler til nødetatene når de ankommer.

NB!

Holder du arrangementet på et offentlig sted, har du meldeplikt om at arrangementet skal finne sted til politiet. Dette må meldes inn i god tid før arrangementet starter. Skal du servere alkohol, må du også søke om sjenkebevilgning til kommunen arrangementet avholdes i.

Oppsummering:

Foreta en risikoanalyse før arrangementet: Tenk gjennom alle mulige risikofaktorer som kan oppstå og gå gjennom hvordan du skal forhindre eller løse problemene som dukker opp.

Kommuniser sikkerhetsplanen: Det er viktig at alle som jobber under arrangementet forholder seg til samme sikkerhetsplan. Slik er alle forberedt hvis en nødsituasjon skulle oppstå.

Tydeliggjør hvor deltakerne kan få hjelp: Bruk skilt eller annen markering for å vise deltakerne vei til nærmeste hjertestarter eller medisinskap. Utstyr også behjelpelig personell med gule vester slik at det er enkelt for deltakerne å se hvem de kan spørre.

Ha oversikt over deltakermassen: Bruk et elektronisk påmeldingssystem som viser deg i sanntid hvem som er sjekket inn på arrangementet. Dette er verdifull info i en eventuell nødsituasjon.