Når du skal arrangere en konferanse, er det mange faktorer som påvirker om deltakerne trives og ønsker å komme tilbake neste år. Vi tok en prat med Andreas Kustås fra Oslo Business Forum (heretter omtalt som OBF) om hva som skal til for å skape den "perfekte" konferansedagen fra start til slutt.
Bilde fra Oslo Business Forum
Ha tydelig kommunikasjon i forkant av konferansen
Andreas Kustås er Executive Producer hos OBF og har god erfaring med hvordan du får deltakerne til å føle seg sett og verdsatt under en konferansedag. – For oss i OBF er det viktig å tenke at konferansen starter flere dager eller uker før selve konferansedagen.
Første e-post ut ca 3 uker før konferansen med informasjon om alt de kan oppleve, praktisk info om agenda, foredragsholdere og alle mulighetene man kan oppleve på konferansen. På den måten får deltakerne mye mer ut av selve konferanseopplevelsen. Når det nærmer seg får alle deltakerne skreddersydd kommunikasjon med den viktigste informasjonen basert på billettype og aktiviteter som deltakeren skal delta på under dagene.
Visste du at du enkelt kan sende en SmS til alle dine deltakere med Checkin?
– Tydelig kommunikasjon er viktig for at deltakerne skal føle seg ivaretatt, derfor bør du gå rett på budskapet. Hold det hele kort og konsist, så er du sikker på at alle får med seg alt. Og kommunikasjon er nøkkelen til alt som foregår videre. OBF er en av landets største businesskonferanser og har deltakere fra hele Norge.
Derfor er det viktig å guide deltakerne allerede fra de går av toget til de er inne i konferansehallen. – Vi oppfordrer våre deltakere til å reise kollektivt, derfor har vi personalet på plass på Lillestrøm stasjon som møter dem med et smil og guider dem i riktig retning av konferansesenteret, forteller Andreas ivrig videre.
Det personlige menneskemøtet er viktig for ham. – Jeg har virkelig troen på effekten av å møte et smil om morgenen. Det skaper kontakt mellom oss og deltakerne på en unik måte.
Likevel har han forståelse for at ikke alle har kapasitet til å ha personalet stående ved ankomststeder. – Om dette ikke er mulig, er det utrolig viktig å kommunisere hvor konferansen finner sted ved hjelp av skilt, Beach Flag og annen profilering langs veien.
- Det hele handler om å minske usikkerheten hos deltakerne ved å tydeliggjøre hvor de skal og hva du ønsker at de skal gjøre videre, som hos oss er innsjekk. Andreas legger vekt på at de ønsker effektivitet ved innsjekk, noe deltakerne også setter pris på. – Ingen liker lange køer tidlig om morgenen, ha derfor flere innsjekks stasjoner og nok personell som står klare med et smil for å sjekke deltakerne inn.
Selv om lange køer selvfølgelig er uønsket, kan det likevel hope seg opp store folkemasser på konferansen. Andreas har her et enkelt tips for å få folk til å fokusere på noe annet enn køtrøbbel:
- Gi folk en kaffe i hånden men de venter! Et så enkelt triks får folk i bedre humør, og fokuset skifter.
Bilde fra Oslo Business Forum
Hvordan bør programmet være lagt opp?
Når folk har sjekket inn, kan konferansen starte. OBF ønsker å skape en konferansedag der det faglige, mingling og pauser glir sømløst inn i hverandre.
– Vi starter vårt faglige program kl. 10.00 og kjører tre 90-minutters økter med faglig innhold gjennom dagen fra hovedscenen.
OBF følger oppskriften 90-60. – Vi synes det er viktig å gi deltakerne godt, faglig innhold, men likevel sørge for nok pausetid. Derfor har vi alltid 60 minutters pause mellom hver faglige økt, forteller Andreas videre.
Selv om pausene er lange, er verdiskapning hundre prosent til stede, også her.
– Pauser er en perfekt tid som du kan fylle med verdifullt innhold som nettverking, stands og annet. Vi har for eksempel en sidescene ute i pauseområdet, der vi kjører kortere, faglige sesjoner. Her er det viktigere å gå mer rett på sak, gjerne i form av en sofaprat eller lignende, forklarer Andreas.
Et viktig grep OBF har tatt er at når det er sesjoner på hovedscenen, er det ingenting annet som skjer. Dette er gjort med tanke på støy, av respekt for de som stiller opp med stands og for at deltakerne skal ha fokuset et sted av gangen.
Ellers mener Andreas at det er viktig at dagen avsluttes innen 16.00.
– Det er mange som må hente barn i barnehage og skole eller har andre planer. Det ønsker vi å respektere. Dessuten er det begrenset hvor lenge du kan holde på fokuset til folk.
Skal du ha program etter dette, bør det bestå av mingleeventer som afterwork eller afterparty.
OBFs program er inndelt slik:
Session 1: 90 minutter 10.00 -11.30 Lunsj 11.30-12.30
Session 2: 12.30-13.45
Pause: 13.45-14.30Session 3: 14.30-16.00 Afterparty
«Uten mat og drikke duger helten ikke»
Servering er en viktig del av en konferansedag, og Andreas legger vekt på viktigheten av å tenke logistikk og mengde når det kommer til mat og drikke.
– Mye ligger i storytellingen og presentasjonen rundt maten. Kan du bruke lokale leverandører, bør du gjøre det. Dessuten er det viktig at maten serveres kjapt og enkelt. Legg opp til flere stasjoner hvor folk kan forsyne seg, og ha gjerne kaffe og vann ved en annen stasjon. Da kan de som kun ønsker en kopp kaffe unngå store køer under lunsjen, oppfordrer Andreas.
Han legger også vekt på at folk bør enkelt kunne ta med seg maten og at den kan spises stående uten for mye søl. Ellers oppfordrer han arrangører til å ha noen forfriskninger tilgjengelig under hele konferansen.
– Lange konferanser fører til at folk trenger energirik påfyll utover kun lunsj. Ha derfor gjerne mineralvann, brus og kaffe lett tilgjengelig hele dagen. Frukt, bakst og annet kan også settes frem utover for å holde folk gående.
Bilde fra Oslo Business Forum
Afterparty og underholdning
OBF er en konferanse som går over to dager, derfor legger de opp til et stort mingleevent etter dag 1. – Rett etter programmet er over for dagen, har vi Afterwork, der folk kan mingle og bli bedre kjent. For mange er denne delen vel så viktig som den faglige, forklarer Andreas videre.
Et tips for å gjøre denne delen lettvint for deltakerne, er å printe ut navnelapper som deltakerne har på seg. Denne bør inneholde navn, stillingstittel og firma, og med stor nok skrift. Slik er det enkelt for deltakerne å ta kontakt med hverandre og knytte relevante kontakter til sitt nettverk.
Andreas sitt hotteste tips her er å bytte lokasjon.
– Mange er slitne etter en lang konferansedag, derfor kan miljøskifte gi dem en ny boost. Omgivelsene bør være avslappende og uformelle, som en restaurant eller lignende i nærheten.
Dessuten bør afterpartyet by på noe form for underholdning. Her er det fint å leie inn liveband eller artister, før en eventuell DJ tar over utover kvelden.
– Jeg tror det er viktig å ha et underholdningsinnslag som gir folk noe å prate om. Gjerne by på noe uforventet og bruk gjerne mindre kjente artister, tipser Andreas.
For å sørge for at folk er uthvilte til neste konferansedag, avsluttes festen kl. 21.00 om kvelden.
Bilde fra Oslo Business Forum
Selg billetter til neste års konferanse under årets!
Andreas sitt siste og muligens beste tips er å selge billetter til neste års konferanse mot slutten av årets. – Det hele handler om å utnytte momentum, du vil aldri ha så stor oppmerksomhet fra dine deltakere som når de fremdeles er med på årets konferanse.
Sørg for å gjøre påmeldingen så enkel og kjapp som mulig og be kun om informasjonen som er mest relevant under påmeldingen og vurder hva slags informasjon som kan vente. – Det hele må kunne gjøres på få minutter, fra en telefon.
OBF presenterer alltid neste års tematikk og teaser et par store navn til neste års konferanse, helt mot slutten av siste sesjon av årets konferanse.
– Det er viktig at dette skjer helt mot slutten, da det ikke skal virke støyende for årets pågående konferanse. Når deltakerne da kommer ut i siste pause, er alt av branding, plakater, Beach Flags osv. byttet ut med neste års profilering. Vi har også QR-koder på store skjermer som folk kan scanne for å komme rett til påmeldingsskjema til neste års konferanse.
Andreas sier avslutningsvis at det er ingenting som påvirker neste års salg mer enn å gi deltakerne en magisk opplevelse fra ende til annen under konferansen de allerede er på.
Oppsummering:
- Ha tydelig kommunikasjon ved ankomst: Veiled deltakerne med skilt eller personell som fører dem i riktig retning av konferansen.
- Legg opp til nok pauser mellom alt det faglige. Oslo Business Forum følger modellen 90 minutter faglig innhold, 60 minutters pause. Sørg også for å ha verdiskapende innhold i pausene som stands eller kortere faglig program fra en sidescene.
- Gi folk konstant tilgang på mat og drikke: Server en næringsrik lunsj og ha forfriskninger som frukt, kaffe, mineralvann og annet lett tilgjengelig gjennom hele dagen.
- Bytt lokasjon for Afterpartyet: Folk er gjerne slitne etter en lang konferansedag, og nye omgivelser vil omstille hjernen til mingling og fest.
- Ha liveband eller artister som underholdning, eller by på noe helt uforventet. Underholdningen bør gi deltakerne noe å prate om i etterkant!
- Start billettsalget for neste års konferanse mot slutten av nåværende: Gjør påmeldingen enkel og kjapp, og tease gjerne noen store navn som gir folk lyst til å melde seg på neste års event allerede.
