Bedre økonomioversikt med Checkin

 

Denne siden er rettet mot deg som er arrangementansvarlig eller økonomiansvarlig for arrangementer i din organisasjon.

Utfordringen:

Vanligvis vil du som arrangør motta penger direkte fra deltakerne på ditt arrangement. Da får du kanskje hundrevis, eller tusenvis, av innbetalinger til din konto.  Dette gir en krevende jobb til regnskapsansvarlig, da alle innbetalinger må behandles som egne bilag og knyttes mot en bestilling.  Det tar tid og kan i mange tilfeller blir rotete og lite ønskelig.  Særlig blir det krevende når det kommer endringer og avbestillinger som medfører at du må kredittere og tilbakebetale penger. Ved endringer må du kanskje sende ny faktura. Ekstra jobb blir det hvis mottaker krever at du skal sende EHF. 

 

Oppsummert: det å håndtere alle utfaktureringer og innbetalinger direkte selv, er en krevende og kostbar jobb som arrangør av events.

 

Betalingsflyt uten Checkin

 

Løsningen er Checkin:

Ved å bruke Checkin som deres påmeldingssystem, vil økonomihåndteringen bli veldig forenklet. Vi opererer  som en bank som tar imot alle pengene fra deltakere på vegne av dere, og utbetaler ett beløp en gang per måned (eller oftere). Dette betyr at om dere i løpet av en måned har fått 250 påmeldinger og innbetalinger til et arrangement, får dere kun én utbetaling fra Checkin og ett utbetalingsbilag for føring i regnskapet! Dette skiller oss fra endel andre systemer og er elsket av våre kunder!

Se her for eksempel på et utbetalingsbilag

 

Betalingsflyt med Checkin

 

Vi tilbyr fleksible betalinsgmåter, helt automatisk

Når en kunde kjøper en billett i Checkin kan de velge mellom å betale med kort, faktura eller EHF.  I løpet av våren 2018 kommer også VIPPS.  Du som arrangør avgjør vilke betalingsmetoder du ønsker å tilby. 

Velges faktura eller EHF håndterer Checkin automatisk distribusjonen av dette. Velges EHF, blir kunde bedt om å oppgi organisasjonsnummer. og vi gjør da en sjekk mot EHF registeret og gir beskjed om kunde ikke kan motta dette. Gjøres det endringer i en bestilling, sender vi ut kredittnota sammen med ny faktura - kun med ett museklikk!

Dersom kunden melder seg av og skal ha refundert penger, gjøres det direkte fra systemet. 

 

Sett opp kontoplan, avdeling og prosjekt

For å forenkle bilagsføringen for våre kunder, har vi laget en mulighet for å sette opp en kontoplan som matcher deres regnskapssystem. Det betyr at når dere får utbetalingsbilaget fra oss, er det bare å punche tallene fra hver linje inn på de respektive kontoer. I tillegg kan du sette opp prosjekt og avdeling som matcher regnskapet deres. Se eksempel her (pdf)

 

Utsnitt av kontoplan oppsett i Checkin

Utsnitt av kontoplan oppsett i Checkin

 

 

Hva med MVA?

Checkin håndterer alle de ulike scenarioer med MVA ved at du kan spesifisere ulike momsrater på alle produkter og tilleggsvalg. Overnatting og mat kan spesifiseres med sine momsrater. Dette brytes ned på utbetalingsbilaget slik at du kan definere hvilken konto de ulike MVA satsene skal føres mot.  Er du ikke momspliktig, hukes dette bare av i systemet. 

 

MVA oppsett

 

Purring og reskontro

Checkin gir deg til enhver tid oversikt over utestående betalinger. Vi purrer automatisk for deg etter forfall, og du kan selv purre videre fra systemet ved å trykke på en knapp.  Eventuell inkasso tar dere selv.  Dersom en kunde skal ha refusjon, gjøres dette også enkelt fra systemet. 

 

Reskontro i Checkin

 

Oppsummert:

Checkin forenkler og automatiserer hele betalingsflyten og regnskapsarbeidet for ditt event!
 

 

Prøve Checkin? Klikk her - eller ring 93 21 11 63

 

Allerede kunde hos Checkin og vil ha hjelp til å sette opp dette?
Ta kontakt med oss